1. Počnite od fakture, a ne od sačuvanog primaoca plaćanja
Pripremite fakturu i evidenciju nabavki pre nego što započnete postupak prenosa. Proverite kom dobavljaču dugujete, na šta se faktura odnosi i da li je već plaćena. Za trgovca koji prima više isporuka svake nedelje, otpremnica može pomoći da se potvrdi prijem robe, ali je ne treba smatrati zasebnim zahtevom za plaćanje.
NeroBusiness je poslovni račun u okviru NeroPay, uz uslov ispunjavanja kriterijuma i završenih provera računa. Podržava čuvanje primalaca plaćanja i odlazne prenose, ali je podešavanje odvojeno od platnog računa. Pre nego što planirate plaćanje dobavljaču, utvrdite da je vaš poslovni račun spreman za korišćenje i pregledajte važeće uslove u pogledu relevantnih naknada i ograničenja. NeroPay nije banka.
- Povežite fakturu sa dobavljačem i odgovarajućom porudžbinom ili isporukom.
- Proverite u sopstvenoj evidenciji da li postoji ranije plaćanje ili nerešeno pitanje.
- Držite fakturu pri ruci dok pripremate prenos.
2. Proverite primaoca pre nego što ponovo upotrebite sačuvane podatke
Sačuvani primalac plaćanja koristan je za redovnog dobavljača robe jer možete da izaberete postojeće podatke umesto da ih ponovo unosite. Međutim, slični poslovni nazivi, različite poslovnice ili podaci o nekadašnjem dobavljaču mogu dovesti do pogrešnog izbora. Uporedite naziv vlasnika računa, bankarski kod (sort code) i broj računa željenog primaoca sa podacima koje ste nezavisno proverili.
Zahtev za promenu bankovnih podataka smatrajte razlogom da zastanete. Obratite se dobavljaču putem ranije proverenog broja telefona ili ustaljenog kanala komunikacije, umesto da se oslanjate isključivo na podatke iz zahteva za promenu. Ako vaš tim vodi zaseban registar dobavljača, zabeležite kada su podaci provereni i ko ih je proverio; nemojte pretpostavljati da se te informacije čuvaju u podacima sačuvanog primaoca plaćanja.
- Izaberite primaoca plaćanja tek nakon što potvrdite identitet dobavljača.
- Uporedite podatke o računu, a ne samo prikazano ime.
- Razjasnite izmenjene ili neusaglašene podatke pre nego što odobrite prenos.
3. Izaberite poziv na broj pomoću kog dobavljač može da poveže uplatu sa fakturom
Referenca plaćanja treba da pomogne dobavljaču da pristigli novac poveže sa vašim računom ili fakturom. Pratite njegova uputstva: neki traže broj fakture, dok drugi koriste šifru kupca. Svoje beleške o kupovini vodite odvojeno ako bi zbog njih dobavljaču bilo teže da prepozna referencu plaćanja.
Hipotetički primer: prodavnica duguje £428.60 za isporuku ambalaže. Broj fakture je PK-1842, ali dobavljač traži od kupaca da navedu svoju šifru kupca, SHOP27. Vlasnik koristi SHOP27 kao referencu prenosa, a PK-1842 beleži uz plaćanje u evidenciji prodavnice. Ako plaća više faktura odjednom, vlasnik prvo dogovara referencu i šalje zasebnu specifikaciju putem uobičajenog kanala komunikacije sa dobavljačem.
- Pročitajte uputstva za plaćanje na fakturi ili u dogovorenim uslovima dobavljača.
- Proverite da li u referenci nedostaju znakovi ili postoje greške u kucanju.
- Ako tražena referenca nije jasna, zatražite pojašnjenje pre slanja.
4. Proverite sredstva, iznos i naknadu pre potvrđivanja
Proverite raspoloživo stanje i nemojte smatrati da su sredstva na čekanju spremna za trošenje. NeroBusiness razlikuje raspoloživo stanje od stanja na čekanju i podržava premeštanje raspoloživih sredstava za plaćanje. Ako treba da premestite sredstva pre plaćanja, proverite da li je raspoloživo stanje nakon toga dovoljno, umesto da pretpostavite da su sredstva samim premeštanjem postala dostupna.
Uporedite iznos prenosa sa fakturom i svim dogovorenim korekcijama. Pregledajte svaku prikazanu naknadu i konačne podatke pre potvrde. U hipotetičkom primeru sa ambalažom, vlasnik proverava da li se £428.60 šalje proverenom dobavljaču sa referencom SHOP27. Ako iznos, primalac, naknada ili referenca nisu očekivani, zaustavite se i razjasnite razliku umesto da pod pritiskom pošaljete nalog.
- Proverite da li raspoloživa sredstva pokrivaju plaćanje i eventualnu naknadu.
- Ponovo pročitajte podatke o primaocu, iznosu, referenci i prikazanoj naknadi.
- Potvrdite samo kada podaci odgovaraju nameravanom plaćanju.
5. Potvrdite ishod i zaključite evidenciju
Nakon slanja naloga, pročitajte prikazani rezultat i proverite pregled aktivnosti. Nemojte označiti fakturu kao plaćenu samo zato što ste pritisnuli dugme za potvrdu. Proverljiv pokazatelj uspeha jeste rezultat prenosa koji ukazuje na završetak, uz podatke u pregledu aktivnosti koji odgovaraju nameravanom dobavljaču, iznosu i referenci. To nije zamena za potvrdu dobavljača da je uplata pravilno raspoređena ako kasnije postavi pitanje u vezi sa fakturom.
Ako ishod nije jasan, proverite aktivnosti pre ponovnog pokušaja kako biste izbegli dvostruko plaćanje. Nerešene stavke držite jasno odvojene u svojoj evidenciji i obratite se podršci putem uobičajenog kanala za NeroPay ako ne možete da utvrdite rezultat. Kada plaćanje bude potvrđeno, evidentirajte ga uz odgovarajuću fakturu; CSV izvodi mogu pomoći pri kasnijem usklađivanju evidencije. Vaš sledeći korak je da izaberete jednu predstojeću fakturu dobavljača i prođete kroz ove provere pre sledećeg ciklusa plaćanja.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Mogu li da se oslonim na sačuvanog primaoca za ponovljena plaćanja?
Koristite ga kao polaznu tačku, a ne kao dokaz da su svi podaci i dalje tačni. Proverite da li primalac odgovara podacima na fakturi i nezavisno potvrdite svaku zatraženu promenu računa pre plaćanja.
Da li kao referencu treba da koristim naziv svoje prodavnice ili broj fakture?
Koristite referencu koju dobavljač traži. Ako uputstva nisu navedena, pitajte koja će mu referenca pomoći da pravilno rasporedi uplatu, umesto da nagađate.
Šta ako rezultat prenosa nije jasan?
Proverite pregled aktivnosti i nemojte odmah slati još jedan transfer. U svojoj evidenciji ostavite fakturu kao nerešenu dok ne utvrdite ishod i po potrebi se obratite podršci.
Mogu li da platim dobavljaču sredstvima koja su na čekanju?
Ne računajte sredstva na čekanju kao raspoloživa. Proverite raspoloživo stanje pre nego što potvrdite transfer i pregledajte važeće uslove računa da biste se upoznali sa primenljivim naknadama i ograničenjima.