1. Pregledajte svoj profil i završite preostale provere
Počnite od podataka o preduzeću koje ste dostavili. Uporedite ih sa sopstvenom evidencijom umesto da se oslanjate na pamćenje. Proverite da li postoje nepotpuni podaci, greške u kucanju ili podaci koji više ne odražavaju stanje u preduzeću. Popunjen profil i završene provere računa su odvojene stvari: nemojte pretpostavljati da unos podataka znači da je račun spreman.
Ako neki korak zahteva pažnju, postupite prema zahtevu prikazanom na vašem računu ili kontaktirajte NeroPay radi pojašnjenja. Pitajte šta još nije završeno i ko treba da dostavi potrebne podatke. Nemojte zasnivati plan početka rada na pretpostavljenom datumu otvaranja, jer ispunjavanje kriterijuma i završene provere određuju da li možete da nastavite.
- Pregledajte podatke profila dostavljene za vaše preduzeće.
- Utvrdite koji zahtevi još nisu rešeni i odredite osobu koja će odgovoriti na njih.
- Potvrdite status računa pre nego što pređete na uputstva za plaćanje namenjena klijentima.
2. Potvrdite koje podatke računa klijenti treba da koriste
NeroBusiness podržava prijem bankarskih transfera putem dodeljenih podataka računa u Ujedinjenom Kraljevstvu. Kada ti podaci budu dodeljeni, proverite ih direktno na svom računu pre nego što ih navedete na fakturi ili pošaljete klijentu. Nemojte umesto njih koristiti podatke iz ranije prijave, stare poruke ili sa drugog računa.
Podešavanje za NeroBusiness posmatrajte odvojeno od podešavanja platnog računa. Ako vaše platne usluge već funkcionišu, ali podaci o računu u Ujedinjenom Kraljevstvu još nisu izdati za NeroBusiness, nemojte nedostatak podataka smatrati problemom pri kopiranju. Proverite status podešavanja kod NeroPay. Kada ažurirate uputstva za klijente, pregledajte svako mesto na kojem se pojavljuju podaci o računu kako klijenti ne bi dobijali protivrečne informacije.
- Pre nego što podelite izdate podatke, proverite da li odgovaraju računu.
- Pregledajte šablone faktura i sačuvana uputstva za plaćanje namenjena klijentima.
- Ako podaci nedostaju ili nisu jasni, razjasnite to pre nego što zatražite transfer.
3. Za svaki finansijski zadatak jasno odredite odgovornu osobu
Dogovorite se ko proverava dolazne transfere, ko proverava podatke dobavljača i ko priprema evidenciju za vašeg knjigovođu. To su odgovornosti tima, a ne pretpostavke o dozvolama za pristup računu. Proverite kod NeroPay koje su mogućnosti pristupa dostupne vašem preduzeću, umesto da pretpostavljate da svaki član tima može imati određenu ulogu ili podešavanje odobravanja.
Sačuvani primaoci mogu olakšati ponovljene odlazne transfere, ali podatke primaoca treba pažljivo proveriti pre čuvanja. Dogovorite se kako će tim proveravati nova ili izmenjena uputstva za plaćanje putem pouzdanog kanala komunikacije. Jasno odredite odgovornosti čak i kada jedna osoba obavlja više zadataka i nemojte deliti podatke za prijavljivanje radi lakšeg rada.
- Odredite odgovornu osobu za dolazne uplate, odlazne transfere i evidenciju izvoda.
- Dogovorite se kako će se proveravati novi i izmenjeni podaci primalaca plaćanja.
- Proverite mogućnosti pristupa pre nego što raspodelite zadatke u vezi sa računom.
4. Proverite raspoloživa sredstva pre planiranja transfera
Raspoloživo stanje i stanje na čekanju nisu isto. Pre nego što izvršite odlazni transfer ili prebacite raspoloživa sredstva za plaćanje, proverite raspoloživi iznos umesto da svako prikazano stanje smatrate novcem spremnim za korišćenje. Nemojte obećavati plaćanje dobavljaču samo na osnovu iznosa na čekanju.
Pregledajte važeće uslove računa koji se odnose na pakete, naknade, limite i dostupnost kartica pre nego što odredite način rada. Postupak transfera koji odgovara povremenim plaćanjima dobavljačima može zahtevati drugačiju rutinu provere nego svakodnevna plaćanja. Ako transfer ne može da se izvrši, proverite raspoloživo stanje i primenljive limite, a zatim se obratite NeroPay ako razlog i dalje nije jasan. Nemojte pretpostavljati da će poravnanje ili prijem sredstava biti trenutni.
5. Testirajte postupak i vodite upotrebljivu evidenciju
Hipotetički primer: novo preduzeće za prodaju kancelarijskog materijala završilo je provere računa i dobilo podatke o računu u Ujedinjenom Kraljevstvu. Vlasnik proverava te podatke pre slanja fakture klijentu. Kolega je odgovoran za proveru aktivnosti, dok vlasnik obavlja odlazne transfere. Kada se transfer klijenta pojavi, upoređuju ga sa fakturom umesto da se oslanjaju isključivo na izjavu klijenta da je poslat.
Proverljiv pokazatelj uspeha jeste transfer zabeležen u aktivnostima koji tim može da poveže sa svojom poslovnom evidencijom. Zasebno proverite raspoloživo stanje pre nego što odlučite šta možete da isplatite. Izvezite izvod u CSV formatu i proverite da li osoba zadužena za vođenje evidencije može da ga koristi. Ako se nešto ne podudara, zabeležite iznos, datum i referencu i zatražite pomoć od NeroPay, bez slanja lozinki ili drugih bezbednosnih podataka za pristup.
- Povežite prvi primljeni transfer sa odgovarajućom fakturom ili evidencijom.
- Proverite aktivnosti i izvezite izvod u CSV formatu za svoju evidenciju.
- Razrešite svako nepodudaranje pre nego što se oslonite na isti postupak za naredna plaćanja.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li je NeroBusiness spreman kada je moj platni račun spreman?
Ne nužno. Podešavanje za NeroBusiness odvojeno je od vašeg platnog računa. Pre korišćenja za prijem transfera, zasebno proverite njegov status, završene provere i izdate podatke o računu u Ujedinjenom Kraljevstvu.
Šta ako mi podaci o računu u Ujedinjenom Kraljevstvu još nisu izdati?
Proverite da li postoje neispunjeni zahtevi za podešavanje i obratite se službi NeroPay ako sledeći korak nije jasan. Nemojte praviti instrukcije za plaćanje za klijente na osnovu pretpostavljenih podataka.
Mogu li da koristim sredstva na čekanju za odlazni transfer?
Nemojte smatrati sredstva na čekanju raspoloživim. Proverite raspoloživo stanje i važeće uslove računa pre nego što planirate odlazni transfer ili prebacite sredstva za plaćanje.
Da li je NeroPay banka?
Ne. NeroPay nije banka. NeroBusiness je poslovni račun u okviru NeroPay, uz ispunjavanje uslova za korišćenje, završene provere računa i u skladu sa važećim uslovima računa.