1. Preglejte svoj profil in uredite odprta preverjanja
Začnite s podatki o podjetju, ki ste jih posredovali. Primerjajte jih s svojimi evidencami, namesto da se zanašate na spomin. Preverite, ali so podatki nepopolni, vsebujejo tipkarske napake ali ne odražajo več dejanskega stanja podjetja. Izpolnjen profil in opravljena preverjanja računa sta ločeni stvari: ne predpostavljajte, da je račun pripravljen že zato, ker ste vnesli podatke.
Če kateri od korakov zahteva vašo pozornost, sledite zahtevi, prikazani v vašem računu, ali se za pojasnilo obrnite na NeroPay. Vprašajte, kaj še manjka in kdo mora to zagotoviti. Časovnega načrta začetka uporabe ne gradite na predvidenem datumu odprtja, saj je možnost nadaljevanja odvisna od izpolnjevanja pogojev upravičenosti in opravljenih preverjanj.
- Preglejte podatke profila, ki ste jih posredovali za svoje podjetje.
- Ugotovite, katere zahteve še niso izpolnjene, in določite osebo, ki bo odgovorila nanje.
- Pred pripravo navodil za plačilo za stranke potrdite stanje računa.
2. Potrdite, katere podatke računa naj uporabljajo stranke
NeroBusiness omogoča prejemanje bančnih nakazil z uporabo dodeljenih podatkov računa v Združenem kraljestvu. Ko so vam ti podatki dodeljeni, jih preverite neposredno v svojem računu, preden jih navedete na računu za plačilo ali pošljete stranki. Ne nadomeščajte jih s podatki iz prejšnje vloge, starega sporočila ali drugega računa.
Vzpostavitev storitve NeroBusiness obravnavajte ločeno od vzpostavitve plačilnega računa. Če vaše plačilne storitve že delujejo, vendar podatki o računu v Združenem kraljestvu za NeroBusiness še niso bili izdani, manjkajočih podatkov ne obravnavajte kot težavo pri kopiranju. Stanje vzpostavitve preverite pri NeroPay. Pri posodabljanju navodil za stranke preglejte vsa mesta, kjer so navedeni podatki o računu, da stranke ne bodo prejele nasprotujočih si informacij.
- Preden izdane podatke posredujete drugim, preverite, ali se ujemajo s podatki na računu.
- Preglejte predloge računov in shranjena navodila za plačila strank.
- Če podatki manjkajo ali niso jasni, to razrešite, preden zahtevate nakazilo.
3. Za vsako finančno nalogo jasno določite odgovorno osebo
Dogovorite se, kdo preverja prejeta nakazila, kdo preverja podatke dobaviteljev in kdo pripravlja evidence za vaše računovodstvo. To so odgovornosti ekipe, ne pa predpostavke o dovoljenjih za račun. Pri NeroPay preverite, kakšne možnosti dostopa so na voljo vašemu podjetju, namesto da predpostavljate, da ima lahko vsak član ekipe določeno vlogo ali nastavitev odobritve.
Shranjeni prejemniki plačil lahko olajšajo ponavljajoča se odhodna nakazila, vendar pred shranjevanjem prejemnika skrbno preverite njegove podatke. Dogovorite se, kako bo ekipa po zaupanja vredni kontaktni poti preverjala nova ali spremenjena navodila za plačilo. Odgovornosti naj bodo jasno določene tudi takrat, ko ena oseba opravlja več nalog, in si zaradi lažjega dela ne delite prijavnih podatkov.
- Določite odgovorno osebo za prejeta plačila, odhodna nakazila in evidenco izpiskov.
- Dogovorite se, kako boste preverjali nove in spremenjene podatke prejemnikov plačil.
- Pred razdelitvijo nalog, povezanih z računom, preverite možnosti dostopa.
4. Pred načrtovanjem nakazil preverite razpoložljiva sredstva
Razpoložljivo stanje in stanje sredstev v obdelavi nista isto. Pred odhodnim nakazilom ali prenosom razpoložljivih plačilnih sredstev preverite razpoložljivi znesek, namesto da vsako prikazano stanje obravnavate kot denar, ki je že na voljo za uporabo. Dobavitelju ne obljubite plačila zgolj na podlagi zneska v obdelavi.
Preden izberete svoj način dela, preglejte veljavne pogoje računa glede paketov, nadomestil, omejitev in razpoložljivosti kartic. Postopek nakazovanja, ki ustreza občasnim plačilom dobaviteljem, lahko zahteva drugačen način preverjanja kot vsakodnevna plačila. Če nakazila ni mogoče izvesti, preverite razpoložljivo stanje in veljavne omejitve, nato pa se obrnite na NeroPay, če razlog ostaja nejasen. Ne predpostavljajte, da bo poravnava ali prejem sredstev takojšen.
5. Preizkusite postopek in shranite uporabno evidenco
Hipotetični primer: novo podjetje s pisarniškim materialom je opravilo preverjanja računa in prejelo podatke o računu v Združenem kraljestvu. Lastnik te podatke preveri, preden stranki pošlje račun. Sodelavec je odgovoren za preverjanje prometa, lastnik pa ureja odhodna nakazila. Ko se prikaže nakazilo stranke, ga primerjata z računom, namesto da bi se zanašala zgolj na strankino izjavo, da je bilo poslano.
Preverljiv znak uspeha je nakazilo, zabeleženo v prometu, ki ga lahko ekipa poveže s svojo poslovno evidenco. Pred odločitvijo o tem, kaj je mogoče izplačati, ločeno preverite razpoložljivo stanje. Izvozite izpisek v obliki CSV in preverite, ali ga oseba, odgovorna za vodenje evidenc, lahko uporablja. Če se kaj ne ujema, zabeležite znesek, datum in sklic ter za pomoč prosite NeroPay, ne da bi pošiljali gesla ali druge varnostne podatke.
- Prvo prejeto nakazilo povežite z ustreznim računom ali zapisom v evidenci.
- Preverite promet in izvozite izpisek v obliki CSV za svojo evidenco.
- Odpravite vsa neskladja, preden se pri nadaljnjih plačilih zanesete na isti postopek.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali je NeroBusiness pripravljen za uporabo, ko je pripravljen moj plačilni račun?
Ne nujno. Vzpostavitev storitve NeroBusiness je ločena od vašega plačilnega računa. Preden jo uporabite za prejemanje nakazil, preverite njeno stanje, opravljena preverjanja in izdane podatke o računu v Združenem kraljestvu.
Kaj če mi podatki o računu v Združenem kraljestvu še niso bili izdani?
Preverite, ali so še odprte zahteve za vzpostavitev računa, in se obrnite na NeroPay, če naslednji korak ni jasen. Ne pripravljajte navodil za plačilo za stranke na podlagi domnevnih podatkov.
Ali lahko sredstva v obdelavi uporabim za odhodno nakazilo?
Sredstev v obdelavi ne obravnavajte kot razpoložljivih. Pred načrtovanjem odhodnega nakazila ali premikanjem sredstev za plačila preverite razpoložljivo stanje in veljavne pogoje računa.
Ali je NeroPay banka?
Ne. NeroPay ni banka. NeroBusiness je poslovni račun v okviru NeroPay, za katerega veljajo pogoji upravičenosti, zaključena preverjanja računa in veljavni pogoji računa.