1. Utgå från fakturan, inte från den sparade betalningsmottagaren
Ta fram fakturan och dina inköpsunderlag innan du öppnar överföringsflödet. Kontrollera vilken leverantör som ska betalas, vad fakturan avser och om den redan har betalats. För en detaljhandlare som tar emot flera leveranser varje vecka kan en följesedel hjälpa till att bekräfta vilka varor som har tagits emot, men den ska inte förväxlas med en separat betalningsbegäran.
NeroBusiness är ett företagskonto inom NeroPay, förutsatt att behörighetskraven är uppfyllda och kontokontrollerna är genomförda. Det har stöd för sparade betalningsmottagare och utgående överföringar, men konfigurationen sker separat från betalkontot. Innan du planerar en leverantörsbetalning ska du säkerställa att ditt företagskonto är redo att användas och läsa de aktuella villkoren för relevanta avgifter och gränser. NeroPay är inte en bank.
- Stäm av fakturan mot leverantören och den aktuella beställningen eller leveransen.
- Kontrollera i dina egna register om det finns en tidigare betalning eller en olöst fråga.
- Ha fakturan tillgänglig medan du förbereder överföringen.
2. Kontrollera mottagaren innan du återanvänder en betalningsmottagare
En sparad betalningsmottagare är användbar för en leverantör som regelbundet levererar varor, eftersom du kan välja befintliga uppgifter i stället för att ange dem igen. Liknande företagsnamn, olika filialer eller en gammal leverantörsrelation kan dock leda till att du väljer fel. Jämför den avsedda mottagarens kontonamn, sort code och kontonummer med uppgifter som du har verifierat på oberoende väg.
Se en begäran om att ändra bankuppgifter som en anledning att pausa. Kontakta leverantören via ett tidigare betrott telefonnummer eller en etablerad kontaktväg i stället för att enbart förlita dig på uppgifterna i ändringsbegäran. Om ditt team har ett separat leverantörsregister ska ni dokumentera när uppgifterna kontrollerades och av vem. Utgå inte från att denna information lagras med den sparade betalningsmottagaren.
- Välj betalningsmottagare först efter att du har bekräftat leverantörens identitet.
- Jämför kontouppgifterna, inte bara namnet som visas.
- Red ut ändrade eller motstridiga uppgifter innan du godkänner en överföring.
3. Välj en referens som leverantören kan använda för avstämning
Betalningsreferensen ska hjälpa leverantören att koppla den inkommande betalningen till ditt kundkonto eller din faktura. Följ leverantörens anvisningar: vissa vill ha ett fakturanummer, medan andra använder en kundkontokod. Håll dina egna inköpsanteckningar separata om de skulle göra det svårare för leverantören att känna igen betalningsreferensen.
Hypotetiskt exempel: en butik är skyldig £428.60 för en leverans av förpackningsmaterial. Fakturanumret är PK-1842, men leverantören ber kunderna att ange sin kontokod, SHOP27. Ägaren använder SHOP27 som överföringsreferens och noterar PK-1842 tillsammans med betalningen i butikens bokföring. Om flera fakturor betalas samtidigt kommer ägaren först överens med leverantören om referensen och skickar en separat specifikation via den vanliga kontaktvägen till leverantören.
- Läs betalningsanvisningarna på fakturan eller i de avtalade leverantörsvillkoren.
- Kontrollera att referensen inte saknar tecken eller innehåller skrivfel.
- Om den begärda referensen är oklar, fråga innan du skickar betalningen.
4. Granska tillgängliga medel, belopp och avgift innan du bekräftar
Kontrollera det tillgängliga saldot i stället för att räkna med att väntande medel går att använda. NeroBusiness skiljer mellan tillgängligt och väntande saldo och stöder flytt av tillgängliga betalningsmedel. Om du behöver flytta medel före betalningen ska du kontrollera att det tillgängliga saldot är tillräckligt efteråt, i stället för att anta att flytten har gjort medlen tillgängliga.
Jämför överföringsbeloppet med fakturan och eventuella överenskomna justeringar. Granska eventuell avgift som visas och de slutliga uppgifterna innan du bekräftar. I det hypotetiska exemplet med förpackningsmaterial kontrollerar ägaren att £428.60 går till den verifierade leverantören med referensen SHOP27. Om beloppet, mottagaren, avgiften eller referensen inte stämmer med det förväntade ska du avbryta och reda ut avvikelsen i stället för att skicka betalningen under press.
- Kontrollera att de tillgängliga medlen täcker betalningen och eventuell avgift.
- Läs igenom mottagare, belopp, referens och den avgift som visas en gång till.
- Bekräfta först när uppgifterna stämmer med den avsedda betalningen.
5. Bekräfta resultatet och avsluta registreringen
När du har skickat betalningen ska du läsa resultatet som visas och kontrollera aktivitetsvyn. Markera inte en faktura som betald bara för att du har tryckt på bekräftelseknappen. Ett synligt tecken på att betalningen har lyckats är ett överföringsresultat som visar att överföringen är slutförd, med aktivitetsuppgifter som stämmer med avsedd leverantör, belopp och referens. Detta ersätter inte leverantörens bekräftelse på att betalningen har kopplats till rätt faktura om de senare har frågor om fakturan.
Om resultatet är oklart ska du kontrollera aktiviteten innan du försöker igen för att undvika en dubbelbetalning. Håll olösta poster tydligt åtskilda i bokföringen och kontakta supporten via din vanliga kontaktväg för NeroPay om du inte kan fastställa resultatet. När betalningen har bekräftats registrerar du den mot fakturan. Kontoutdrag i CSV-format kan underlätta senare avstämning. Nästa steg är att välja en kommande leverantörsfaktura och gå igenom dessa kontroller inför nästa betalningsomgång.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Kan jag lita på en sparad betalningsmottagare vid återkommande betalningar?
Använd den som utgångspunkt, inte som bevis på att alla uppgifter fortfarande är korrekta. Kontrollera att mottagaren stämmer med fakturan och verifiera eventuella begärda kontoändringar via en oberoende källa innan du betalar.
Ska jag använda butikens namn eller fakturanumret som referens?
Använd den referens som leverantören begär. Om inga anvisningar finns ska du fråga vilken referens som hjälper leverantören att koppla betalningen rätt, i stället för att gissa.
Vad gör jag om resultatet av överföringen är oklart?
Kontrollera aktivitetsvyn och undvik att skicka en ny överföring direkt. Låt fakturan stå kvar som olöst i dina register tills du har klarlagt resultatet, och kontakta supporten vid behov.
Kan jag betala en leverantör med väntande medel?
Räkna inte väntande medel som tillgängliga. Kontrollera det tillgängliga saldot innan du bekräftar en överföring och läs de aktuella kontovillkoren för att se vilka avgifter och gränser som gäller.