1. Granska er profil och åtgärda utestående kontroller
Börja med de företagsuppgifter ni har lämnat. Stäm av dem mot er egen dokumentation i stället för att förlita er på minnet. Kontrollera om det finns ofullständiga uppgifter, skrivfel eller uppgifter som inte längre stämmer för verksamheten. En färdig profil och slutförda kontokontroller är två olika saker: utgå inte från att kontot är klart bara för att uppgifterna har fyllts i.
Om något steg kräver åtgärder ska ni följa begäran som visas på ert konto eller kontakta NeroPay för ett förtydligande. Fråga vad som återstår och vem som behöver lämna in det. Undvik att planera starten utifrån ett antaget öppningsdatum, eftersom behörighetskraven och de slutförda kontrollerna avgör om ni kan gå vidare.
- Granska profiluppgifterna som har lämnats för ert företag.
- Identifiera eventuella utestående förfrågningar och utse någon som ska besvara dem.
- Bekräfta kontostatusen innan ni går vidare med betalningsinstruktioner till kunderna.
2. Bekräfta vilka kontouppgifter kunderna ska använda
NeroBusiness stöder mottagning av banköverföringar med tilldelade brittiska kontouppgifter. När uppgifterna har tilldelats ska ni kontrollera dem direkt på ert konto innan ni anger dem på en faktura eller skickar dem till en kund. Ersätt dem inte med uppgifter från en tidigare ansökan, ett gammalt meddelande eller ett annat konto.
Håll konfigurationen av NeroBusiness åtskild från konfigurationen av ditt betalkonto. Om dina betaltjänster redan är i drift men brittiska kontouppgifter ännu inte har utfärdats för NeroBusiness, ska du inte betrakta de saknade uppgifterna som ett kopieringsproblem. Kontrollera konfigurationsstatusen med NeroPay. När du uppdaterar kundinstruktionerna ska du granska alla ställen där kontouppgifter förekommer, så att kunderna inte får motstridig information.
- Kontrollera att de utfärdade uppgifterna stämmer med kontot innan du delar dem.
- Granska fakturamallar och sparade betalningsinstruktioner för kunder.
- Om uppgifter saknas eller är oklara ska du reda ut det innan du begär en överföring.
3. Utse en tydlig ansvarig för varje ekonomisk uppgift
Kom överens om vem som kontrollerar inkommande överföringar, vem som verifierar leverantörsuppgifter och vem som tar fram underlag till den som sköter bokföringen. Detta är ansvarsområden inom teamet, inte antaganden om kontobehörigheter. Bekräfta vilka åtkomstmöjligheter som finns för ditt företag med NeroPay, i stället för att anta att varje teammedlem kan få en viss roll eller godkännandeinställning.
Sparade betalningsmottagare kan underlätta återkommande utgående överföringar, men mottagaruppgifterna bör kontrolleras noggrant innan en betalningsmottagare sparas. Kom överens om hur teamet ska verifiera nya eller ändrade betalningsinstruktioner via en betrodd kontaktväg. Håll ansvarsfördelningen tydlig även när en person sköter flera uppgifter, och dela inte inloggningsuppgifter som en genväg.
- Utse ansvariga för inkommande betalningar, utgående överföringar och kontoutdrag.
- Kom överens om hur nya och ändrade uppgifter om betalningsmottagare ska kontrolleras.
- Bekräfta åtkomstmöjligheterna innan ni fördelar kontouppgifter inom teamet.
4. Kontrollera tillgängliga medel innan ni planerar överföringar
Tillgängligt saldo och väntande belopp är olika saker. Innan du gör en utgående överföring eller flyttar tillgängliga betalningsmedel ska du kontrollera det tillgängliga beloppet, i stället för att betrakta varje visat saldo som pengar som kan användas direkt. Lova inte en leverantör att betala enbart utifrån ett väntande belopp.
Granska de aktuella kontovillkoren för abonnemang, avgifter, gränser och korttillgänglighet innan du väljer arbetsrutiner. En överföringsprocess som passar enstaka leverantörsbetalningar kan kräva andra granskningsrutiner än dagliga betalningar. Om en överföring inte kan genomföras ska du kontrollera det tillgängliga saldot och tillämpliga gränser, och sedan kontakta NeroPay om orsaken fortfarande är oklar. Utgå inte från att avvecklingen sker eller att pengarna tas emot omedelbart.
5. Testa rutinen och spara användbar dokumentation
Hypotetiskt exempel: ett nystartat företag som säljer kontorsmaterial har slutfört sina kontokontroller och fått brittiska kontouppgifter. Ägaren verifierar uppgifterna innan en faktura skickas till en kund. En kollega ansvarar för att kontrollera kontoaktiviteten, medan ägaren hanterar utgående överföringar. När kundens överföring syns jämför de den med fakturan, i stället för att enbart förlita sig på kundens besked om att den har skickats.
Ett konkret tecken på att det har fungerat är en överföring som registrerats i kontoaktiviteten och som teamet kan stämma av mot företagets underlag. Granska det tillgängliga saldot separat innan ni avgör vilka utbetalningar som kan göras. Exportera ett kontoutdrag i CSV-format och kontrollera att den som ansvarar för bokföringen kan använda det. Om något inte stämmer ska ni anteckna belopp, datum och referens och be NeroPay om hjälp utan att skicka lösenord eller andra säkerhetsuppgifter.
- Stäm av den första mottagna överföringen mot motsvarande faktura eller underlag.
- Kontrollera kontoaktiviteten och exportera ett kontoutdrag i CSV-format till bokföringsunderlaget.
- Red ut eventuella avvikelser innan ni förlitar er på samma rutin för fler betalningar.
BRA ATT VETA
Vanliga frågor
Är NeroBusiness redo att användas när mitt betalkonto är klart?
Inte nödvändigtvis. Konfigurationen av NeroBusiness är separat från ditt betalkonto. Bekräfta dess egen status, att kontrollerna är slutförda och att brittiska kontouppgifter har utfärdats innan du använder det för att ta emot överföringar.
Vad gör jag om mina brittiska kontouppgifter ännu inte har utfärdats?
Kontrollera om det finns utestående förfrågningar som rör kontoupplägget och kontakta NeroPay om nästa steg är oklart. Skapa inte betalningsinstruktioner för kunder utifrån antagna uppgifter.
Kan jag använda ett väntande saldo för en utgående överföring?
Betrakta inte väntande medel som tillgängliga. Kontrollera det tillgängliga saldot och de aktuella kontovillkoren innan du planerar en utgående överföring eller flyttar betalningsmedel.
Är NeroPay en bank?
Nej. NeroPay är inte en bank. NeroBusiness är ett företagskonto inom NeroPay, med förbehåll för behörighetskrav, slutförda kontokontroller och aktuella kontovillkor.