1. Beginnen Sie mit der Rechnung, nicht mit dem gespeicherten Zahlungsempfänger
Legen Sie die Rechnung und Ihre Einkaufsunterlagen bereit, bevor Sie den Überweisungsvorgang öffnen. Prüfen Sie, welchem Lieferanten Sie Geld schulden, worauf sich die Rechnung bezieht und ob sie bereits bezahlt wurde. Für Einzelhändler, die jede Woche mehrere Lieferungen erhalten, kann ein Lieferschein helfen, den Wareneingang zu bestätigen. Er sollte jedoch nicht mit einer separaten Zahlungsaufforderung verwechselt werden.
NeroBusiness ist ein Geschäftskonto innerhalb von NeroPay, das die Erfüllung der Zugangsvoraussetzungen und abgeschlossene Kontoprüfungen voraussetzt. Es unterstützt gespeicherte Zahlungsempfänger und ausgehende Überweisungen, die Einrichtung erfolgt jedoch getrennt vom Zahlungskonto. Bevor Sie eine Lieferantenzahlung planen, stellen Sie sicher, dass Ihr Geschäftskonto einsatzbereit ist, und prüfen Sie die aktuellen Bedingungen hinsichtlich relevanter Gebühren und Limits. NeroPay ist keine Bank.
- Gleichen Sie die Rechnung mit dem Lieferanten und der zugehörigen Bestellung oder Lieferung ab.
- Prüfen Sie Ihre eigenen Unterlagen auf eine frühere Zahlung oder eine noch offene Rückfrage.
- Halten Sie die Rechnung während der Vorbereitung der Überweisung griffbereit.
2. Prüfen Sie den Empfänger, bevor Sie einen gespeicherten Zahlungsempfänger erneut verwenden
Ein gespeicherter Zahlungsempfänger ist bei einem regelmäßigen Warenlieferanten nützlich, da Sie vorhandene Daten auswählen können, statt sie erneut einzugeben. Ähnliche Geschäftsbezeichnungen, verschiedene Niederlassungen oder eine frühere Lieferantenbeziehung können jedoch zu einer falschen Auswahl führen. Vergleichen Sie den Kontoinhabernamen, die Bankleitzahl (Sort Code) und die Kontonummer des vorgesehenen Empfängers mit Daten, die Sie unabhängig überprüft haben.
Nehmen Sie eine Aufforderung zur Änderung der Bankverbindung zum Anlass, innezuhalten. Kontaktieren Sie den Lieferanten über eine bereits als vertrauenswürdig bekannte Telefonnummer oder einen etablierten Kontaktweg, statt sich ausschließlich auf die Angaben in der Änderungsaufforderung zu verlassen. Wenn Ihr Team ein separates Lieferantenverzeichnis führt, halten Sie fest, wann und von wem die Daten geprüft wurden. Gehen Sie nicht davon aus, dass diese Informationen beim gespeicherten Zahlungsempfänger hinterlegt sind.
- Wählen Sie den Zahlungsempfänger erst aus, nachdem Sie die Identität des Lieferanten bestätigt haben.
- Vergleichen Sie die Kontodaten, nicht nur den angezeigten Namen.
- Klären Sie geänderte oder widersprüchliche Angaben, bevor Sie eine Überweisung autorisieren.
3. Wählen Sie eine Referenz, die der Lieferant zuordnen kann
Der Verwendungszweck sollte dem Lieferanten helfen, den Zahlungseingang Ihrem Kundenkonto oder Ihrer Rechnung zuzuordnen. Befolgen Sie seine Vorgaben: Manche Lieferanten verlangen eine Rechnungsnummer, andere verwenden eine Kundenkontonummer. Halten Sie eigene Einkaufsnotizen separat fest, wenn sie es dem Lieferanten erschweren würden, den Verwendungszweck zu erkennen.
Hypothetisches Beispiel: Ein Geschäft schuldet £428.60 für eine Verpackungslieferung. Die Rechnungsnummer lautet PK-1842, aber der Lieferant bittet seine Kunden, ihre Kundenkontonummer SHOP27 anzugeben. Der Inhaber verwendet SHOP27 als Verwendungszweck und vermerkt PK-1842 zusammen mit der Zahlung in den Geschäftsunterlagen. Werden mehrere Rechnungen zusammen bezahlt, stimmt der Inhaber zunächst den Verwendungszweck ab und sendet eine separate Aufschlüsselung über den üblichen Kontaktweg des Lieferanten.
- Lesen Sie die Zahlungsanweisungen auf der Rechnung oder in den vereinbarten Lieferantenbedingungen.
- Prüfen Sie den Verwendungszweck auf fehlende Zeichen oder Tippfehler.
- Wenn der angeforderte Verwendungszweck unklar ist, fragen Sie vor der Überweisung nach.
4. Prüfen Sie vor der Bestätigung Guthaben, Betrag und Gebühr
Prüfen Sie das verfügbare Guthaben, statt ausstehende Beträge als bereits nutzbar zu betrachten. NeroBusiness unterscheidet zwischen verfügbarem und ausstehendem Guthaben und unterstützt das Verschieben verfügbarer Zahlungsgelder. Wenn Sie vor der Zahlung Geld verschieben müssen, prüfen Sie anschließend, ob das verfügbare Guthaben ausreicht, statt davon auszugehen, dass die Beträge durch das Verschieben verfügbar geworden sind.
Vergleichen Sie den Überweisungsbetrag mit der Rechnung und etwaigen vereinbarten Anpassungen. Prüfen Sie alle angezeigten Gebühren und die endgültigen Angaben, bevor Sie bestätigen. Im hypothetischen Verpackungsbeispiel prüft der Inhaber, ob £428.60 mit dem Verwendungszweck SHOP27 an den verifizierten Lieferanten überwiesen wird. Wenn Betrag, Empfänger, Gebühr oder Verwendungszweck nicht den Erwartungen entsprechen, halten Sie inne und klären Sie die Abweichung, statt die Überweisung unter Druck abzusenden.
- Prüfen Sie, ob das verfügbare Guthaben für die Zahlung und etwaige anfallende Gebühren ausreicht.
- Lesen Sie Empfänger, Betrag, Verwendungszweck und angezeigte Gebühr noch einmal durch.
- Bestätigen Sie erst, wenn die Angaben mit der beabsichtigten Zahlung übereinstimmen.
5. Bestätigen Sie das Ergebnis und schließen Sie die Dokumentation ab
Lesen Sie nach dem Absenden das angezeigte Ergebnis und prüfen Sie die Aktivitätsübersicht. Markieren Sie eine Rechnung nicht allein deshalb als bezahlt, weil Sie die Bestätigungsschaltfläche gedrückt haben. Ein überprüfbares Erfolgskriterium ist ein Überweisungsergebnis, das den Abschluss anzeigt, wobei die Aktivitätsdetails mit dem vorgesehenen Lieferanten, Betrag und Verwendungszweck übereinstimmen. Dies ersetzt nicht die Bestätigung der Zahlungszuordnung durch den Lieferanten, falls dieser später wegen der Rechnung nachfragt.
Wenn das Ergebnis unklar ist, prüfen Sie die Aktivitäten, bevor Sie es erneut versuchen, um eine doppelte Zahlung zu vermeiden. Halten Sie ungeklärte Posten in Ihren Unterlagen deutlich getrennt und kontaktieren Sie den Support über Ihren üblichen Kontaktweg bei NeroPay, wenn Sie das Ergebnis nicht feststellen können. Sobald die Zahlung bestätigt ist, verbuchen Sie sie zur entsprechenden Rechnung; CSV-Kontoauszüge können den späteren Abgleich unterstützen. Wählen Sie als Nächstes eine anstehende Lieferantenrechnung aus und gehen Sie diese Prüfungen vor Ihrem nächsten Zahlungslauf durch.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Kann ich mich bei wiederkehrenden Zahlungen auf einen gespeicherten Zahlungsempfänger verlassen?
Nutzen Sie ihn als Ausgangspunkt, nicht als Beleg dafür, dass alle Angaben weiterhin korrekt sind. Gleichen Sie den Empfänger mit der Rechnung ab und überprüfen Sie jede angeforderte Änderung der Kontodaten unabhängig, bevor Sie zahlen.
Soll ich den Namen meines Geschäfts oder die Rechnungsnummer als Verwendungszweck angeben?
Verwenden Sie den vom Lieferanten angeforderten Verwendungszweck. Wenn keine Vorgaben vorliegen, fragen Sie nach, welcher Verwendungszweck die Zuordnung der Zahlung erleichtert, statt zu raten.
Was soll ich tun, wenn das Ergebnis der Überweisung unklar ist?
Prüfen Sie die Aktivitätsübersicht und vermeiden Sie es, sofort eine weitere Überweisung zu senden. Lassen Sie die Rechnung in Ihren Unterlagen offen, bis Sie das Ergebnis geklärt haben, und wenden Sie sich bei Bedarf an den Support.
Kann ich einen Lieferanten mit noch ausstehenden Geldern bezahlen?
Betrachten Sie ausstehende Gelder nicht als verfügbar. Prüfen Sie das verfügbare Guthaben, bevor Sie eine Überweisung bestätigen, und lesen Sie die aktuellen Kontobedingungen zu geltenden Gebühren und Limits.