1. Prüfen Sie Ihr Profil und klären Sie noch offene Prüfungen
Beginnen Sie mit den von Ihnen angegebenen Unternehmensinformationen. Gleichen Sie diese mit Ihren eigenen Unterlagen ab, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen. Achten Sie auf unvollständige Angaben, Tippfehler oder Informationen, die nicht mehr dem aktuellen Stand Ihres Unternehmens entsprechen. Ein vollständig ausgefülltes Profil und abgeschlossene Kontoprüfungen sind zwei verschiedene Dinge: Gehen Sie nicht davon aus, dass das Konto einsatzbereit ist, nur weil Sie die Angaben eingegeben haben.
Wenn bei einem Schritt Handlungsbedarf besteht, folgen Sie der in Ihrem Konto angezeigten Aufforderung oder wenden Sie sich zur Klärung an NeroPay. Fragen Sie nach, was noch aussteht und wer die fehlenden Angaben bereitstellen muss. Richten Sie Ihren Zeitplan für den Start nicht an einem angenommenen Eröffnungsdatum aus, denn ob Sie fortfahren können, hängt von der Erfüllung der Voraussetzungen und dem Abschluss der Prüfungen ab.
- Prüfen Sie die für Ihr Unternehmen angegebenen Profilinformationen.
- Ermitteln Sie noch offene Anfragen und bestimmen Sie eine Person, die diese beantwortet.
- Bestätigen Sie den Kontostatus, bevor Sie Kunden Zahlungsanweisungen geben.
2. Bestätigen Sie, welche Kontodaten Kunden verwenden sollen
NeroBusiness unterstützt den Empfang von Banküberweisungen über zugewiesene britische Kontodaten. Sobald Ihnen diese Kontodaten zugewiesen wurden, prüfen Sie sie direkt in Ihrem Konto, bevor Sie sie auf einer Rechnung angeben oder an einen Kunden senden. Verwenden Sie stattdessen keine Daten aus einem früheren Antrag, einer alten Nachricht oder einem anderen Konto.
Halten Sie die Einrichtung von NeroBusiness von der Einrichtung Ihres Zahlungskontos getrennt. Wenn Ihre Zahlungsdienste bereits aktiv sind, aber noch keine britischen Kontodaten für NeroBusiness ausgestellt wurden, betrachten Sie die fehlenden Daten nicht als Kopierproblem. Prüfen Sie den Einrichtungsstatus mit NeroPay. Überprüfen Sie beim Aktualisieren der Kundenhinweise alle Stellen, an denen Kontodaten erscheinen, damit Kunden keine widersprüchlichen Informationen erhalten.
- Gleichen Sie die ausgestellten Kontodaten vor der Weitergabe mit dem Konto ab.
- Überprüfen Sie Rechnungsvorlagen und gespeicherte Zahlungsanweisungen für Kunden.
- Klären Sie fehlende oder unklare Angaben, bevor Sie um eine Überweisung bitten.
3. Legen Sie für jede Finanzaufgabe eine klare Zuständigkeit fest
Legen Sie fest, wer eingehende Überweisungen kontrolliert, wer Lieferantendaten prüft und wer Unterlagen für Ihre Buchhaltung vorbereitet. Dies sind Zuständigkeiten im Team, keine Annahmen über Kontoberechtigungen. Klären Sie die für Ihr Unternehmen verfügbaren Zugriffsregelungen mit NeroPay, statt davon auszugehen, dass jedes Teammitglied eine bestimmte Rolle oder Freigabeeinstellung erhalten kann.
Gespeicherte Zahlungsempfänger können wiederholte ausgehende Überweisungen erleichtern. Vor dem Speichern sollten die Empfängerdaten jedoch sorgfältig geprüft werden. Vereinbaren Sie, wie das Team neue oder geänderte Zahlungsanweisungen über einen vertrauenswürdigen Kontaktweg überprüft. Sorgen Sie für klare Zuständigkeiten, auch wenn eine Person mehrere Aufgaben übernimmt, und geben Sie keine Anmeldedaten weiter, um Abläufe abzukürzen.
- Benennen Sie jeweils eine verantwortliche Person für eingehende Zahlungen, ausgehende Überweisungen und Kontoauszüge.
- Vereinbaren Sie, wie neue und geänderte Zahlungsempfängerdaten geprüft werden.
- Klären Sie die Zugriffsregelungen, bevor Sie Aufgaben zur Kontoverwaltung zuweisen.
4. Prüfen Sie das verfügbare Guthaben, bevor Sie Überweisungen planen
Verfügbare und vorgemerkte Guthaben unterscheiden sich. Prüfen Sie vor einer ausgehenden Überweisung oder dem Verschieben verfügbarer Zahlungsgelder den verfügbaren Betrag, statt jedes angezeigte Guthaben als sofort nutzbares Geld zu betrachten. Sagen Sie einem Lieferanten keine Zahlung allein auf Grundlage eines vorgemerkten Betrags zu.
Prüfen Sie die aktuellen Kontobedingungen zu Tarifen, Gebühren, Limits und Kartenverfügbarkeit, bevor Sie Ihre Arbeitsabläufe festlegen. Ein Überweisungsprozess für gelegentliche Lieferantenzahlungen kann andere Kontrollabläufe erfordern als tägliche Zahlungen. Wenn eine Überweisung nicht ausgeführt werden kann, prüfen Sie das verfügbare Guthaben und die geltenden Limits. Wenden Sie sich anschließend an NeroPay, falls der Grund weiterhin unklar ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Abwicklung oder der Zahlungseingang sofort erfolgt.
5. Testen Sie den Ablauf und führen Sie nachvollziehbare Aufzeichnungen
Hypothetisches Beispiel: Ein neu gegründetes Schreibwarenunternehmen hat seine Kontoprüfungen abgeschlossen und britische Kontodaten erhalten. Die Inhaberin prüft diese Daten, bevor sie eine Rechnung an einen Kunden sendet. Ein Kollege ist für die Kontrolle der Kontobewegungen zuständig, während die Inhaberin ausgehende Überweisungen übernimmt. Sobald die Überweisung des Kunden angezeigt wird, gleichen sie diese mit der Rechnung ab, statt sich ausschließlich auf die Aussage des Kunden zu verlassen, dass die Zahlung gesendet wurde.
Als überprüfbarer Erfolgsnachweis dient eine in den Kontobewegungen erfasste Überweisung, die das Team dem zugehörigen Geschäftsbeleg zuordnen kann. Prüfen Sie das verfügbare Guthaben separat, bevor Sie entscheiden, welche Beträge ausgezahlt werden können. Exportieren Sie einen Kontoauszug im CSV-Format und prüfen Sie, ob die für die Buchführung zuständige Person damit arbeiten kann. Falls etwas nicht übereinstimmt, notieren Sie Betrag, Datum und Verwendungszweck und bitten Sie NeroPay um Hilfe, ohne Passwörter oder andere sicherheitsrelevante Zugangsdaten zu übermitteln.
- Ordnen Sie die erste eingegangene Überweisung der entsprechenden Rechnung oder dem zugehörigen Beleg zu.
- Prüfen Sie die Kontobewegungen und exportieren Sie einen Kontoauszug im CSV-Format für Ihre Unterlagen.
- Klären Sie etwaige Abweichungen, bevor Sie denselben Ablauf für weitere Zahlungen verwenden.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Ist NeroBusiness einsatzbereit, sobald mein Zahlungskonto bereit ist?
Nicht unbedingt. Die Einrichtung von NeroBusiness erfolgt getrennt von Ihrem Zahlungskonto. Prüfen Sie den eigenen Status, die abgeschlossenen Prüfungen und die ausgestellten britischen Kontodaten, bevor Sie es für den Empfang von Überweisungen nutzen.
Was ist, wenn meine britischen Kontodaten noch nicht bereitgestellt wurden?
Prüfen Sie, ob noch offene Anfragen zur Einrichtung vorliegen, und wenden Sie sich an NeroPay, wenn der nächste Schritt unklar ist. Erstellen Sie keine Zahlungsanweisungen für Kunden auf Grundlage angenommener Kontodaten.
Kann ich einen ausstehenden Betrag für eine ausgehende Überweisung verwenden?
Betrachten Sie ausstehende Gelder nicht als verfügbar. Prüfen Sie den verfügbaren Kontostand und die aktuellen Kontobedingungen, bevor Sie eine ausgehende Überweisung planen oder Zahlungsgelder bewegen.
Ist NeroPay eine Bank?
Nein. NeroPay ist keine Bank. NeroBusiness ist ein Geschäftskonto innerhalb von NeroPay, vorbehaltlich der Erfüllung der Zugangsvoraussetzungen, abgeschlossener Kontoprüfungen und der aktuellen Kontobedingungen.