Zeitraum und Zuständigkeit für die Übergabe abstimmen
Fragen Sie Ihre Buchhaltung vor dem Export, welche Daten benötigt werden und ob diese Übergabe unmittelbar an die vorherige anschließen soll. Halten Sie Anfangs- und Enddatum ausdrücklich fest. Eine Anfrage für „letzten Monat“ kann mehrdeutig werden, wenn die Datei erst mehrere Wochen später vorbereitet wird.
Bestimmen Sie eine Person, die die Unterlagen zusammenstellt, und eine Person, die Rückfragen beantwortet. In einem kleinen Unternehmen übernehmen Sie möglicherweise beide Aufgaben selbst. Wenn jemand aus Ihrem Team die Vertretung übernimmt, hinterlassen Sie eine kurze Anleitung dazu, wo Belege gespeichert sind, wie Dateien benannt werden sollen und wer unbekannte Transaktionen bestätigen kann.
- Bestätigen Sie das gewünschte Anfangsdatum, Enddatum und die Abgabefrist.
- Prüfen Sie die vorherige Übergabe auf unbeabsichtigte Lücken oder Überschneidungen.
- Vereinbaren Sie mit Ihrer Buchhaltung einen sicheren Übermittlungsweg.
Kontoauszug exportieren und Originaldatei aufbewahren
NeroBusiness ist ein Geschäftskonto innerhalb von NeroPay mit Übersichten zu Kontobewegungen und CSV-Kontoauszügen. Exportieren Sie den verfügbaren Kontoauszug für den vereinbarten Zeitraum und prüfen Sie anschließend, ob sich die Datei öffnen lässt und den vorgesehenen Zeitraum abdeckt. Verlassen Sie sich nicht auf einen Screenshot des aktuellen Kontostands: Er bietet nicht dieselben Transaktionsdetails wie ein Kontoauszug.
Speichern Sie die ursprüngliche CSV-Datei unverändert. Wenn Sie Einträge sortieren oder Arbeitsnotizen hinzufügen möchten, verwenden Sie eine separate Kopie oder eine Notizdatei. So bleibt eine eindeutige Quelle für Ihre Buchhaltung erhalten, und es entstehen weniger Unklarheiten, wenn Tabellenkalkulationsprogramme Datumsformate ändern oder führende Nullen aus Referenzen entfernen.
- Verwenden Sie einen eindeutigen Dateinamen, zum Beispiel NeroBusiness_2026-04-01_to_2026-04-30.csv.
- Prüfen Sie den abgedeckten Zeitraum und ob die exportierten Inhalte lesbar sind.
- Bewahren Sie Notizen und bearbeitete Arbeitskopien klar getrennt vom Original auf.
Einträge mit Belegen verknüpfen, nicht mit Vermutungen
Stellen Sie die Rechnungen, Quittungen und sonstigen Unterlagen zusammen, die die Kontobewegungen erklären. Identifizieren Sie jeden Eintrag anhand der tatsächlich im Export enthaltenen Angaben, etwa Datum, Betrag und Referenz, sofern vorhanden. Ein gespeicherter Empfängername oder ein bekannter Betrag kann ein hilfreicher Hinweis sein, ersetzt aber nicht die Prüfung des zugehörigen Belegs.
Halten Sie Ihre Erläuterungen sachlich. Schreiben Sie beispielsweise „Lieferantenrechnung INV-214 beigefügt“, anstatt selbst zu entscheiden, wie ein Posten buchhalterisch zu behandeln ist. Falls einer Zahlung kein Beleg zugeordnet werden kann, weisen Sie darauf hin. Ihre Buchhaltung kann Ihnen mitteilen, welche weiteren Informationen sie benötigt; Sie müssen nicht jede Frage klären, bevor Sie die Unterlagen versenden.
- Geben Sie jedem Beleg einen leicht zuzuordnenden Dateinamen.
- Erstellen Sie eine kurze Zuordnungsliste, die Belege mit den Einträgen im Kontoauszug verknüpft.
- Halten Sie fest, welche Belege fehlen und wer für deren Beschaffung verantwortlich ist.
Ausstehende Gelder und ungeklärte Kontobewegungen deutlich kennzeichnen
Verfügbare und ausstehende Guthaben sind nicht dasselbe. Stellen Sie ausstehende Beträge nicht als bereits verfügbar dar und gehen Sie nicht davon aus, dass ein heute angezeigter Kontostand den Stand zum Stichtag Ihrer Übergabe wiedergibt. Wenn ein ausstehender Betrag für Ihre Erläuterung relevant ist, halten Sie fest, wann Sie ihn gesehen haben, und bewahren Sie diese Notiz getrennt vom exportierten Kontoauszug auf.
NeroBusiness unterstützt auch das Verschieben verfügbarer Zahlungsguthaben und ausgehende Überweisungen. Wenn ein Eintrag eine Umbuchung zwischen Ihren eigenen Geschäftskonten betrifft, beschreiben Sie diese und stellen Sie, sofern vorhanden, ergänzende Informationen bereit. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Buchhaltung allein anhand dieses Kontoauszugs beide Seiten der Umbuchung erkennen kann. Die Einrichtung von NeroBusiness erfolgt getrennt vom Zahlungskonto. Stellen Sie daher klar, für welches Konto die zusammengestellten Unterlagen gelten.
- Listen Sie unbekannte Einträge mit ihren Identifikationsmerkmalen und Ihrer Frage auf.
- Erläutern Sie bekannte Umbuchungen, ohne sie als neue Kundenzahlung darzustellen.
- Lassen Sie ungeklärte Posten sichtbar, anstatt sie zu löschen oder umzubenennen.
Beispiel: Einen Monat mit zwei offenen Fragen übergeben
Hypothetisches Beispiel: Ein kleiner Reparaturbetrieb bereitet die Übergabe seiner April-Unterlagen vor. Der Inhaber speichert die ursprüngliche CSV-Datei, sammelt die Referenzen der Kundenrechnungen und fügt Lieferantenbelege bei. Eine eingehende Überweisung hat eine unbekannte Referenz, und für eine Lieferantenzahlung fehlt die Rechnung. Der Inhaber führt beides als offene Fragen auf, statt über die Zuordnung zu spekulieren.
Die Übergabenotiz nennt den abgedeckten Zeitraum und die Dateien. Außerdem hält sie fest, dass der Inhaber die eingehende Überweisung prüfen und ein Kollege die Lieferantenrechnung beschaffen soll. Der Erfolg lässt sich einfach überprüfen: Die Buchhaltung kann den Kontoauszug öffnen, die genannten Belege finden und beide ungeklärten Posten erkennen, ohne nachfragen zu müssen, welche Dateien zu verwenden sind.
- Senden Sie die ursprüngliche CSV-Datei, die Belege und eine kurze Liste offener Fragen zusammen.
- Bitten Sie Ihre Buchhaltung, den Empfang zu bestätigen und auf fehlende Informationen hinzuweisen.
- Bewahren Sie Antworten auf Rückfragen zusammen mit den ursprünglichen Übergabeunterlagen auf.
WOHL ZU WISSEN
Häufige Fragen
Sollte ich die CSV-Datei vor dem Versand bearbeiten?
Lassen Sie das Original unverändert. Halten Sie Erläuterungen in einer separaten Datei fest oder kennzeichnen Sie eine kommentierte Arbeitskopie eindeutig. Stimmen Sie das bevorzugte Format mit Ihrer Buchhaltung ab.
Was mache ich, wenn ich eine Transaktion nicht erklären kann?
Nehmen Sie es in die Übergabe auf und kennzeichnen Sie es deutlich. Geben Sie die verfügbaren Angaben zur Identifizierung an und erläutern Sie, was Sie geprüft haben, ohne über den Zweck zu spekulieren.
Reicht ein Screenshot des Kontostands aus?
Verwenden Sie den CSV-Kontoauszug für den angeforderten Zeitraum. Ein Screenshot kann zusätzlichen Kontext liefern, sollte aber nicht die Transaktionsaufzeichnung ersetzen, die Ihre Buchhaltung benötigt.
Ersetzt NeroBusiness die fachliche Beurteilung meiner Buchhaltung?
Nein. Der Kontoauszug zeigt die Kontobewegungen. Fragen Sie Ihre Buchhaltung, in welcher Form Belege bereitgestellt werden sollen und wie mit ungeklärten Posten umzugehen ist.