Uskladite terminal sa tokom usluge po zakazanom terminu
Recepcijski pult pruža zaposlenima stalno mesto za potvrdu usluge, naplatu i izdavanje potvrde o plaćanju. Međutim, tu može nastati red kada se nekoliko termina završi istovremeno. Donošenje terminala do klijenta može odgovarati uslugama koje se pružaju u sedećem položaju ili u zasebnim prostorijama, ali zaposlenima je i dalje potreban pouzdan način da povežu plaćanje sa odgovarajućim terminom.
Za posete van vaših prostorija raspitajte se koji su prenosivi uređaji i načini povezivanja dostupni. Uporedite potrebe u pogledu baterije, način nošenja i naknadni pristup evidenciji plaćanja. NeroPay nudi kartične terminale i usluge plaćanja; pre izbora proverite sa timom podržane uređaje, dostupnost i komercijalne uslove.
Testirajte vezu tamo gde se plaćanje zaista obavlja
Ne procenjujte povezivanje samo sa recepcije. U prostoriji za tretmane u zadnjem delu objekta, studiju na spratu ili na adresi klijenta uslovi mogu biti drugačiji. Pitajte da li predloženi terminal koristi Wi-Fi, mobilnu mrežu ili neku drugu podržanu vezu i šta se dešava ako se veza prekine.
Zatražite demonstraciju dostupnih provera statusa transakcije na predloženom uređaju. Zaposleni treba da znaju kako da utvrde da li je plaćanje završeno pre nego što zamole klijenta da pokuša ponovo. Nemojte pretpostavljati da su prihvatanje plaćanja bez veze ili automatsko prebacivanje između veza podržani.
- Navedite sve lokacije na kojima planirate da primate uplate.
- Gde je izvodljivo, proverite predloženu vezu na tim lokacijama.
- Dogovorite se kome zaposleni treba da se obrate kada ishod plaćanja ostane nejasan.
Pri zatvaranju dana oslonite se na evidenciju termina, a ne na pamćenje
Termin označen kao završen nije nužno i plaćen, a sam ukupan iznos na terminalu neće objasniti svaki zakazani termin. Pre zatvaranja uporedite završene termine sa evidentiranim ishodima plaćanja. Vodite odvojenu evidenciju gotovine, kartičnih plaćanja, avansa i neizmirenih iznosa ako su primenljivi na vaše poslovanje.
Koristite doslednu referentnu oznaku u svojoj evidenciji kako bi drugi ovlašćeni kolega mogao da prati tok provera. Ne pretpostavljajte da se evidencija rezervacija i evidencija terminala automatski sinhronizuju: pitajte koje su veze podržane. Zabeležite nerazjašnjene stavke umesto da menjate iznose samo da bi se ukupni iznosi poklopili.
- Pregledajte završene termine i očekivane preostale iznose za plaćanje.
- Uporedite evidentirana kartična plaćanja sa dostupnom evidencijom transakcija na terminalu.
- Zasebno proverite povraćaje novca, neuspešne pokušaje i neizvesne ishode.
- Zabeležite svaku neobjašnjenu razliku, osobu zaduženu za nju i sledeću proveru.
Praktičan primer: plaćanje koje nedostaje u evidenciji zakazanih termina
Hipotetički primer: kozmetički studio u Prestviču završava osam termina. Jednom klijentu preostaje da plati €45 nakon ranije uplaćenog depozita od €15 za uslugu od €60. Evidencija terminala prikazuje uspešno plaćanje od €45, ali evidencija termina i dalje prikazuje dugovanje od €45 jer je osoba na recepciji bila prekinuta u radu.
Na kraju radnog dana, odgovorna osoba proverava referentnu oznaku termina, iznos, vreme i dostupne detalje transakcije pre nego što ispravi internu evidenciju. Ne traži od klijenta da ponovo plati samo zato što rezervacija i dalje izgleda neplaćeno. Uspešna provera ima vidljiv rezultat: za svaki završeni termin razjašnjeno je stanje plaćanja, a za svaku preostalu razliku dokumentovan je sledeći korak.
Raspitajte se o prenosu sredstava pre poređenja ponuda
Dnevni promet ostvaren karticama i iznos koji stiže na vaš bankovni račun treba usklađivati odvojeno. Raspitajte se o rokovima poravnanja, krajnjim terminima za obradu, vikendima, načinu prikazivanja naknada i tome kako povraćaji novca utiču na dostavljenu evidenciju. Proverite koji su izveštaji dostupni umesto da pretpostavite da će današnji ukupan iznos na terminalu odgovarati sutrašnjoj stavci na bankovnom izvodu.
Ako vam je potreban i softver za rezervacije ili kasu, raspitajte se o uslovima za ostvarivanje pogodnosti. Uz kartični terminal NeroPay koji ispunjava uslove, softveri NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking mogu biti uključeni bez dodatne naknade za softversku pretplatu. Troškovi terminala, naknade za obradu plaćanja, kriterijumi za ostvarivanje pogodnosti i primenljivi uslovi i dalje važe. Proverite sa timom da li rešenje odgovara vašim potrebama i koja su povezivanja neophodna.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Može li jedan terminal da se koristi na recepciji i u prostorijama za tretmane?
Moguće je, u zavisnosti od uređaja, povezivanja i pristupa osoblja. Proverite da li njegovo premeštanje izaziva kašnjenja kada se termini završavaju istovremeno i potvrdite mogućnosti predloženog uređaja.
Da li treba da ponovimo plaćanje ako odgovor na ekranu nije jasan?
Najpre proverite status transakcije postupkom koji podržava pružalac usluge. Ako ishod ostane neizvestan, obratite se podršci na dogovoreni način umesto da pretpostavite da plaćanje nije uspelo.
Da li zaključenje terminala znači da su sredstva preneta na račun?
Nemojte to pretpostavljati. Proverite postupke pružaoca usluge za zaključenje i poravnanje, a zatim zasebno uskladite evidenciju transakcija i prilive na bankovnom računu.