Odredite gde se sa mušterijom dogovara naplata
U salonu, savetodavnoj ordinaciji ili servisu koji radi uz zakazivanje, plaćanje na recepciji omogućava osoblju da na jednom mestu proveri konačan ukupan iznos usluge. Naplata pored klijenta može da izbegne dodatno čekanje u redu, ali osoblju je i dalje potreban pouzdan način da potvrdi iznos i zabeleži ishod uz odgovarajući termin.
Za posete van vašeg sedišta u Ashton-under-Lyne, raspitajte se koje su opcije terminala i povezivanja dostupne. Prenosivi uređaj nije automatski pogodan za svaki oblik rada na terenu. Pre nego što se odlučite za određeni uređaj, proverite podržane načine povezivanja, potrebe za punjenjem i šta se dešava kada se veza prekine.
Kada plaćanje deluje pogrešno, proverite pre ponovnog pokušaja
Zamrznut ekran, nedostatak potvrde ili obaveštenje banke klijenta sami po sebi ne potvrđuju da li je plaćanje završeno. Trenutno ponavljanje naplate može da stvori dodatni problem. Obezbedite osoblju jasan redosled provera i odredite ko preuzima slučaj kada ishod ostane nejasan.
Držite podatke o terminu odvojeno od dokaza o plaćanju: oznaka da je zakazani termin završen nije dokaz da je kartična transakcija uspela. Isto tako, nemojte pretpostavljati da promena ukupnog iznosa rezervacije menja postojeće plaćanje. Proverite dostupne provere transakcija i postupke ispravke sa NeroPay.
- Zastanite i zabeležite iznos, približno vreme i referentni broj termina.
- Proverite ishod transakcije u dostupnoj evidenciji terminala ili plaćanja.
- Uporedite potvrđeni iznos sa dogovorenim ukupnim iznosom usluge i eventualnim evidentiranim avansom.
- Ako status ostane nejasan, obratite se podršci dogovorenim putem pre ponovnog pokušaja.
- Objasnite klijentu potvrđeni ishod i naredni korak.
Praktičan primer: previđen avans na recepciji
Hipotetički primer: klijent rezerviše termin u vrednosti od €70 i već je uplatio depozit od €20. Prilikom naplate, zaposleni unosi €70 umesto preostalog iznosa od €50. Klijent primećuje grešku nakon završetka plaćanja. Prvi zadatak je da se provere i evidencija depozita i završena transakcija na terminalu, a ne samo da se izmeni ukupan iznos za termin.
Ovlašćeni kolega zatim sprovodi potvrđeni postupak ispravke za preplaćeni iznos od €20 i objašnjava šta je zatraženo, uključujući potvrđeni rok obrade, ako postoji. Sačuvajte reference koje povezuju prvobitno plaćanje i ispravku sa terminom, bez kopiranja potpunih podataka o kartici u beleške. Uspešan ishod znači da evidencija prikazuje ukupan iznos usluge od €70, depozit, naknadno plaćanje i ispravku, bez neobjašnjene razlike.
Razlikujte potvrdu plaćanja od prenosa sredstava
Klijenti treba da znaju da li je njihovo plaćanje završeno; vlasnici takođe treba da znaju kada se očekuje da sredstva stignu na njihov račun. To su različita pitanja. Pre izbora rešenja za terminal, raspitajte se o rasporedu isplata, krajnjim rokovima za obradu, odbicima i načinu na koji se povraćaji sredstava ili druga usklađivanja prikazuju u izveštajima.
Odredite ko će na kraju dana istraživati nepodudaranja. Uporedite potvrđena plaćanja i ispravke sa preostalim iznosima za termine, umesto da očekujete da ukupan iznos svake rezervacije odgovara jednoj transakciji na terminalu. Depoziti, dodatne usluge i posete podeljene na više termina mogu zahtevati jasniji sled evidencije.
Zatražite pregled procesa rada pre izbora opreme
Dostavite timu NeroPay kratak opis mesta na kojima primate uplate, primopredaje dužnosti između zaposlenih i najčešćih ispravki. Zatražite od tima da potvrdi dostupnost uređaja, povezivanje, podržane funkcije, komercijalne uslove i postupak za nerešene transakcije. Nemojte pretpostavljati da se softver za rezervacije i evidencija terminala automatski međusobno ažuriraju; proverite svaku predloženu integraciju.
Softveri NeroBooking, NeroPOS i NeroWeb mogu biti uključeni uz kartični terminal NeroPay koji ispunjava uslove, bez dodatne naknade za pretplatu na softver. Troškovi terminala, naknade za obradu plaćanja, kriterijumi za ostvarivanje prava i važeći uslovi i dalje se primenjuju. Vaš sledeći korak je da sa timom prođete kroz jedan uobičajeni postupak naplate i jedan scenario pogrešnog plaćanja pre nego što izaberete svoje rešenje.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li klijenti treba da plaćaju na recepciji ili na mestu pružanja usluge?
Izaberite mesto na kojem zaposleni mogu pouzdano da potvrde preostali iznos, a klijenti da plate bez poteškoća. Proverite povezivanje i način na koji se ishod plaćanja prenosi u evidenciju termina.
Šta zaposleni treba da urade ako klijent kaže da mu je isti iznos naplaćen dva puta?
Proverite evidenciju transakcija pre nego što donesete zaključak samo na osnovu bankarskih obaveštenja. Prosledite nerešene slučajeve nadležnima i sledite potvrđeni postupak ispravke ako se potvrdi dvostruko plaćanje.
Mogu li da pretpostavim da povraćaj sredstava odmah stiže klijentu?
Ne. Potvrdite važeći postupak i očekivani rok pre nego što ih objasnite klijentu. Napravite razliku između podnošenja zahteva za ispravku i trenutka kada klijent primi sredstva.