1. Utvrdite koji račun izgleda pogrešno
Pitajte kupca ili kolegu šta izgleda pogrešno: nepoznat naziv artikla, izostavljena opcija, neočekivana količina, iznos ili sam otisak. Neka originalni račun bude pri ruci. Nemojte menjati inače ispravnu porudžbinu samo da bi njene formulacije ličile na one u drugom dokumentu.
Račun za porudžbinu i potvrda o kartičnom plaćanju imaju različite svrhe. Jedan opisuje kupovinu, a drugi beleži podatke o plaćanju. Njihove reference mogu da se razlikuju, pa nemojte očekivati da se svi identifikatori podudaraju. Koristite zajedno dostupne detalje porudžbine, vreme, iznos i podatke o transakciji da biste utvrdili da li se odnose na istu kupovinu.
- Pronađite originalnu porudžbinu pomoću podataka dostupnih u vašem sistemu.
- Potvrdite sa kupcem datum, približno vreme i iznos.
- Zabeležite tačno u čemu je nepodudaranje, umesto da ceo račun opišete kao pogrešan.
2. Uporedite nazive artikala, količine i izabrane opcije
Pročitajte svaku stavku porudžbine uporedo sa računom. Proverite da li je naziv skraćen, da li su ponovljeni artikli objedinjeni kroz količinu i da li je neka opcija prikazana zasebno. Kupac može da prepozna oznaku na polici, ali ne i formulaciju koja se koristi u zapisu o proizvodu. To je pitanje jasnoće, a ne automatski dokaz da je prodaja pogrešno evidentirana.
NeroPOS omogućava upravljanje proizvodima i porudžbinama, rad sa opcijama, kontrole povezane sa zalihama i tokove rada sa računima. Proverite odgovarajuće zapise o proizvodima i opcijama pre nego što odlučite šta treba promeniti. Izgled računa i podržani načini izlaza zavise od instalacije; nemojte pretpostavljati da je određeno polje ili podešavanje rasporeda dostupno.
- Uporedite svaku stavku i količinu, uključujući proizvode koji se ponavljaju.
- Proverite svaku izabranu opciju u odnosu na evidentiranu porudžbinu.
- Uporedite iznose po stavkama i ukupan iznos, beležeći svaku neobjašnjenu razliku.
3. Razlikujte nedostajuće podatke od problema sa štampanjem
Jasno odštampan račun sa neočekivanim tekstom zahteva drugačiju proveru od bledog teksta, odsečenog reda ili delimično odštampane stranice. Ako je dostupan drugi prikaz ili izlazni format računa, uporedite ga sa papirnim primerkom. Ako iste informacije nedostaju u oba, počnite od postupka obrade porudžbine i izdavanja računa, umesto da pretpostavite da je u pitanju fizički kvar štampača.
Kod oštećenog ili nepotpunog otiska, pratite provere koje preporučuje proizvođač uređaja i odobreni postupak vašeg prodajnog objekta. Podrška za štampanje, kuhinjske ekrane i integracije zavisi od podešavanja. Izbegavajte menjanje više podešavanja odjednom: jedna kontrolisana promena olakšava da utvrdite šta je pomoglo i da poništite neuspešno podešavanje.
- Zabeležite da li problem utiče na tekst, raspored ili kvalitet štampe.
- Proverite dostupni papir i status uređaja u skladu sa uputstvima za uređaj.
- Ako je ponovno štampanje podržano, sačuvajte original i pri predaji jasno označite novi primerak kao duplikat.
4. Proverite dokaze o plaćanju bez ponovne naplate
Račun koji izgleda neobično sam po sebi nije dokaz da plaćanje nije uspelo. Ako postoji nedoumica u vezi sa plaćenim iznosom ili time da li je plaćanje završeno, proverite dostupnu evidenciju plaćanja prema svom ovlašćenom postupku. Nemojte tražiti od kupca da ponovo plati samo zato što je opis stavke nepoznat ili je račun nepotpun.
Hipotetički primer: kupac kupuje dva sendviča, od kojih je jedan sa dodatnim nadevom. U porudžbini su evidentirana oba sendviča i izabrani dodatak, ali je na papirnom računu naziv proizvoda skraćen i kupac ne može da prepozna svoj izbor. Najpre uporedite porudžbinu, količine i ukupan iznos. Ako se i podaci o plaćanju podudaraju, proverite jasnoću računa umesto da ponovo naplatite. Ako dodatak nedostaje u samoj porudžbini, proverite unos porudžbine.
- Uporedite iznos porudžbine sa odgovarajućim podacima o plaćanju.
- Ako se evidencije ne podudaraju ili status nije jasan, uključite odgovornog kolegu ili tim za podršku pre nego što napravite promenu u vezi sa plaćanjem.
5. Prosledite problem nadležnima uz dokaze i proverite rezultat
Ako uzrok i dalje nije jasan, pošaljite podršci sažet opis očekivanog rezultata i onoga što se pojavilo umesto njega. Putem odobrenog kanala dostavite referencu porudžbine, vreme, zahvaćene stavke i primer računa. Ako je uključeno štampanje, navedite podatke o uređaju i uklonite nepotrebne podatke o kupcu ili plaćanju.
Za porudžbinu NeroWeb navedite njen izvor i objasnite gde se nepodudaranje prvi put pojavljuje. Porudžbine NeroWeb mogu da koriste postojeći postupak realizacije, ali stvarni tok i podržani uređaji moraju biti potvrđeni. Nakon dogovorene ispravke, upotrebite odobreni test ili sledeću odgovarajuću porudžbinu da uporedite evidenciju i račun. Uspeh znači da su stavke, količine, izabrane opcije i ukupan iznos jasni i usklađeni, uz razjašnjenu svaku razliku u referenci plaćanja.
- Navedite da li je problemom obuhvaćena jedna porudžbina ili više njih.
- Zabeležite svaku izvršenu promenu i rezultat naknadne provere.
- Ako problem ostane nerešen, jasno prenesite sve informacije sledećoj smeni.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li račun koji izgleda pogrešno znači da je kupcu naplaćen pogrešan iznos?
Ne nužno. Zasebno proverite iznos porudžbine i podatke o plaćanju. Problemi sa tekstom ili štampom sami po sebi ne dokazuju da je naplaćen pogrešan iznos.
Da li treba odmah da promenim naziv proizvoda?
Najpre potvrdite iz koje evidencije potiče tekst i da li bi njegova promena mogla da utiče na druge radne postupke. Pratite odobreni postupak i proverite naredni račun.
Šta da kažem kupcu dok proveravam?
Objasnite konkretan problem: na primer, da proveravate skraćeni opis stavke u odnosu na njegovu porudžbinu. Nemojte tvrditi da plaćanje nije uspelo dok dokazi ne potkrepe takav zaključak.