1. Utvrdite originalnu porudžbinu pre evidentiranja isporuke
Pođite od porudžbine dogovorene sa kupcem, a ne od liste za komisioniranje ili onoga čega se vozač seća. Proverite nalog kupca, referencu porudžbine, opise artikala, količine i jedinice mere. Deset paketa i deset pojedinačnih komada predstavljaju različite zahteve, čak i kada opis proizvoda izgleda identično.
Sačuvajte originalne količine kao osnovu za poređenje. Ako kupac promeni porudžbinu, razlikujte tu izmenu od manjka: stavka otkazana dogovorom nije isto što i stavka koju još treba isporučiti. Ako radna evidencija ne može jasno da prikaže tu razliku, vodite prateću evidenciju u skladu sa dogovorenim postupkom vašeg tima.
- Pronađite dogovorenu porudžbinu i proverite sve naknadne izmene koje je kupac napravio.
- Potvrdite jedinicu mere za svaku obuhvaćenu stavku.
- Odredite ko će nakon isporuke voditi evidenciju preostalih količina.
2. Proverite kako funkcioniše vaš omogućeni tok rada sa dokumentima
NeroTrade podržava veleprodajne tokove rada, uključujući otpremnice, naloge poslovnih kupaca, fakture, izvode stanja, rute i naplatu. Pre nego što izaberete postupak, potvrdite koje su funkcije omogućene za vaše poslovanje. Same te mogućnosti ne potvrđuju da li vaša konfiguracija čuva preostale količine po porudžbini, povezuje više otpremnica sa jednom porudžbinom ili prenosi neisporučene količine u dalju obradu.
Prođite kroz stvarni postupak sa osobom odgovornom za podešavanje vašeg sistema. Ako su povezani dokumenti dostupni, utvrdite kako reference ostaju vidljive. Ako nisu, dogovorite kontrolisanu evidenciju neisporučenih stavki u kojoj se navode originalna porudžbina i referenca svake isporuke. Cilj je sledljivost, a ne druga porudžbina koja bi greškom mogla ponovo da se realizuje.
- Proverite kako se prvobitna porudžbina čuva nakon izrade prvog dokumenta o isporuci.
- Potvrdite gde će se evidentirati i pregledati preostale količine.
- Utvrdite kako se obrađuju ispravke, a da se pritom ne prikrije šta se dogodilo.
3. Evidentirajte ono što je stiglo, a ne samo ono što je napustilo magacin
Komisioniranje, otprema i isporuka su odvojeni događaji. Količina utovarena u vozilo ne mora biti jednaka količini koju je kupac prihvatio. Evidentirajte stvarni ishod, uključujući manjkove, odbijenu ili oštećenu robu, u skladu sa dogovorenim postupkom. Jasno navedite datum isporuke i referentnu oznaku dokumenta kako bi se kasniji upiti mogli povezati sa odgovarajućom posetom.
Hipotetički primer: kafić naručuje 12 paketa soka i osam paketa vode u okviru porudžbine W1042. Pri prvoj isporuci prihvaćeno je devet paketa soka i svih osam paketa vode. U prvobitnoj porudžbini ostaju količine 12 i osam; evidencija isporuke prikazuje devet i osam; evidencija preostalih količina prikazuje tri paketa soka. Nemojte smanjivati prvobitno poručenu količinu soka na devet niti praviti novu, nepovezanu porudžbinu za preostala tri paketa.
- Uporedite prihvaćene količine sa evidencijom otpreme.
- Evidentirajte svako odstupanje i njegov razlog, ako je poznat.
- Proverite da li je poručena količina svake stavke u celosti evidentirana kao isporučena, preostala za isporuku ili izričito izmenjena.
4. Odredite jasan sledeći korak za preostale artikle
Za svaku preostalu količinu potrebni su odgovorna osoba i odluka. Pitajte kupca da li želi naknadnu isporuku, lično preuzimanje ili otkazivanje preostalih stavki. Naknadna isporuka može odgovarati kupcu, ali zahteva koordinaciju sa timom zaduženim za rute; lično preuzimanje zahteva jasno organizovanu primopredaju; otkazivanje zahteva izričitu izmenu, a ne prećutno prilagođavanje preostale količine.
U hipotetičkom primeru, kafić pristaje da preostala tri paketa soka primi u naknadnoj isporuci. Evidentirajte taj dogovor i odredite ko će organizovati isporuku. Svaki naredni dokument o isporuci treba da sadrži referentnu oznaku prvobitne porudžbine, kroz dostupan tok rada ili dogovoreno unakrsno povezivanje. Obavestite kupca šta je preostalo i koji su sledeći koraci, bez obećavanja nepotvrđenog datuma.
- Potvrdite želju kupca za svaku stavku koja je preostala za isporuku.
- Odredite ko je odgovoran za organizovanje naredne realizacije porudžbine.
- Pregledajte evidenciju preostalih količina pre pripreme bilo koje naredne isporuke.
5. Uskladite dokumente pre nego što zatvorite evidenciju preostalih količina
Pre izdavanja fakture zatražite od računovodstva da potvrdi koje količine i referentne oznake ona treba da obuhvati u skladu sa dogovorenim komercijalnim postupkom. Nemojte pretpostavljati da izrada otpremnice istovremeno kreira i ispravnu fakturu ili ažurira izvod stanja. Proverite kako vaš aktivirani tok rada zaista funkcioniše, naročito kada se porudžbina realizuje kroz više poseta.
Provera uspešnosti je jednostavna: drugi član tima treba da može da pođe od prvobitne porudžbine i objasni svaku količinu bez konsultovanja vozača. Za W1042 to znači da može da pronađe prvu isporuku od devet paketa soka, naknadnu isporuku od tri paketa i da nema neobjašnjenih preostalih količina. Sledeći korak je da testirate jedan primer isporuke u više delova u sopstvenom toku rada pre nego što ga primenite na stvarne porudžbine.
- Povežite referentne oznake isporuka sa prvobitnom porudžbinom i odgovarajućim evidencijama faktura.
- Proverite da isporučene količine nisu uračunate dva puta.
- Zatvorite preostalo zaduženje za isporuku tek kada je ono u celosti pokriveno isporukom ili dogovorenom izmenom.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li treba da izmenimo prvobitnu porudžbinu tako da odgovara delimičnoj isporuci?
Ne samo zato što je stiglo manje robe. Sačuvajte prvobitni zahtev, a stvarnu isporuku evidentirajte zasebno. Izmenu dogovorenu sa kupcem tretirajte kao posebnu promenu.
Da li NeroTrade automatski prenosi preostale količine?
Potvrdite ovo sa timom za konfiguraciju koja vam je omogućena. Podrška za otpremnice i fakture sama po sebi ne potvrđuje automatsko upravljanje neizvršenim porudžbinama.
Šta ako se manjak otkrije nakon izdavanja dokumentacije?
Pratite dogovoreni postupak ispravke, sačuvajte izvornu referencu i evidentirajte neslaganje. Obavestite osobu koja vodi evidenciju o preostalim količinama i zatražite od računovodstva da pregleda sve dokumente na koje to utiče.