Dogovorite ko priprema, proverava i pregleda evidencije
Odredite jednu osobu koja će koordinirati predaju dokumentacije, čak i ako više kolega prikuplja račune ili izdaje fakture. Dogovorite početni i završni datum perioda, koji su poslovni računi i aktivnosti obuhvaćeni i kada su knjigovođi potrebne informacije. Kratak pisani dogovor olakšava kolegi da preuzme zadatak kada je redovni koordinator odsutan.
Razdvojite pripremu od knjigovodstvenog pregleda. Vaš tim može da prikupi prateću dokumentaciju, objasni poslovne aktivnosti i proveri da li su dokumenti čitljivi. To ne znači da je knjiženje odobreno ili da je odlučeno o njegovom računovodstvenom tretmanu. Koristite dogovorene oznake kao što su prikupljeno, čeka se dopuna informacija i spremno za pregled knjigovođe; nemojte pretpostavljati da su to ugrađeni statusi u okviru NeroBooks.
- Odredite koordinatora i zamenu.
- Pitajte knjigovođu koji su mu dokumenti i formati izveštaja potrebni.
- Dogovorite ko može da odgovara na pitanja i ko potvrđuje da je pregled završen.
Sastavite dokumentaciju u kojoj se i druga osoba može lako snaći
Prikupite relevantne evidencije prihoda, fakture dobavljača, račune za troškove, izvode i objašnjenja povraćaja novca ili ispravki. Proverite da li izvodi obuhvataju ceo dogovoreni period i da li računi sadrže dovoljno podataka da se utvrdi na šta se kupovina odnosi. Ako neki dokument nedostaje, zabeležite to umesto da transakciju jednostavno izostavite bez napomene.
Izaberite način organizovanja koji vaš tim može dosledno da primenjuje. Fascikla uređena prema vrsti dokumentacije olakšava pregled, dok referentni spisak pomaže u povezivanju dokumenata sa pojedinačnim transakcijama. Kombinovanje oba pristupa može biti korisno, ali izbegavajte stvaranje više paralelnih kopija. Dogovorite jedno glavno mesto za čuvanje i dosledan obrazac imenovanja, na primer datum, dobavljač i referentna oznaka.
NeroBooks podržava poslovnu dokumentaciju, prihode, rashode, račune i izveštaje. Proverite koji su načini organizovanja i deljenja dokumentacije dostupni na vašem trenutnom nalogu. Ne zasnivajte predaju dokumentacije na pretpostavci da postoji funkcija izvoza, prilaganja ili pristupa dok to prethodno ne proverite.
Neka nerešena pitanja budu jasno vidljiva
Napravite zaseban spisak pitanja sa referentnom oznakom dokumentacije, kratkim objašnjenjem, dostupnim dokazima i imenom osobe zadužene za dalje postupanje. Korisna pitanja mogu se odnositi na neidentifikovanu uplatu, račun koji nije stigao ili dva dokumenta koja možda opisuju istu kupovinu. Opišite ono što znate bez nagađanja odgovora.
Razlikujte nedostajuće dokaze od odluka koje zahtevaju procenu knjigovođe. Član tima možda može da pribavi fakturu od dobavljača, ali ne treba da izmišlja opis ili bira računovodstveni tretman samo da bi komplet dokumentacije izgledao dovršeno. Pošaljite pripremljenu dokumentaciju dogovorenog datuma, uz jasno označene nerešene stavke, osim ako vaš knjigovođa ne zatraži drugačije.
- Svakom pitanju dodelite referentnu oznaku koja odgovara pratećoj dokumentaciji.
- Navedite šta je već provereno.
- Odredite odgovornu osobu i dogovoreni datum za dalje postupanje.
Hipotetički primer: račun stiže nakon predaje dokumentacije
Malo preduzeće koje se bavi popravkama priprema dokumentaciju za april. Koordinator prikuplja fakture izdate kupcima, dokumentaciju dobavljača i relevantne izvode. Za jednu kupovinu karticom nedostaje račun, a u prikupljenoj dokumentaciji pojavljuju se dve kopije druge fakture dobavljača. Koordinator označava mogući duplikat i dodaje nedostajući račun na spisak pitanja, umesto da bilo koji od ova dva problema smatra rešenim.
U napomeni uz predaju navedeno je da je dokumentacija za april pripremljena za pregled, uz dva nerešena pitanja. Kolega je zadužen da zatraži nedostajući račun. Kada račun stigne, koordinator ga smešta na dogovoreno mesto i obaveštava knjigovođu o njegovoj referentnoj oznaci i datumu prijema. Ne zamenjuje prvobitni komplet dokumentacije bez obaveštenja niti pretpostavlja da je povezano knjiženje sada odobreno.
Provera uspešnosti je praktična: knjigovođa može da pronađe obe stavke, razume šta se promenilo i utvrdi šta još treba pregledati, bez pretraživanja zasebnih prepiski.
Proverite dokumentaciju i zaokružite postupak predaje
Pre slanja otvorite nekoliko dokumenata iz kompleta i proverite čitljivost, datume i referentne oznake. Uporedite komplet sa dogovorenim spiskom dokumenata i jasno navedite šta nedostaje. Omogućite pristup osobama kojima je potreban na dogovoreni način; nikada ne unosite lozinke ili nepovezane lične podatke u napomenu uz predaju.
Zamolite knjigovođu da potvrdi da je komplet dokumentacije dostupan i da je obim posla jasan. Čuvajte naknadne odgovore na jednom mestu i beležite da li je svako pitanje i dalje otvoreno, odgovoreno ili čeka pregled. Vaš sledeći korak je da sa knjigovođom dogovorite kratak obrazac za predaju dokumentacije i isprobate ga za naredni mesečni period.
- U napomeni uz predaju potvrdite period i broj nerešenih stavki.
- Proverite da li predviđeni primalac može da pristupi dokumentaciji.
- Jasno evidentirajte naknadne dopune kako bi promene bile vidljive.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li treba da sačekamo dok svi računi ne budu dostupni?
Dogovorite se o tome sa svojim knjigovođom. Pravovremeno dostavljen komplet dokumentacije sa jasno navedenim nedostacima može biti korisniji od neobjašnjenog kašnjenja. Za svaku nedostajuću stavku navedite odgovornu osobu i očekivano ažuriranje.
Da li status spremno za pregled znači da su knjiženja odobrena?
Ne. To znači da je vaš tim pripremio evidenciju za proveru. Posebno dogovorite kako će knjigovođa obaveštavati o pregledanim knjiženjima i eventualnom dodatnom poslu.
Koji izveštaj iz NeroBooks treba da pošaljemo?
Pitajte knjigovođu koje su mu informacije potrebne i za koji period, a zatim proverite odgovarajući izveštaj i opcije deljenja na svom trenutnom nalogu. Nemojte pretpostavljati da je određeni format dostupan na svakom nalogu.