Utvrdite period pre razgovora o stanju
Počnite od odgovarajućeg poslovnog računa kupca i jasno navedenog vremenskog perioda. Objasnite da li izvod prikazuje promet tokom tog perioda ili sve otvorene stavke na datum preseka. Ovi prikazi odgovaraju na različita pitanja: prikaz po periodu pomaže pri pregledu nedavnog prometa, dok prikaz otvorenih stavki pomaže da se utvrdi šta je ostalo neizmireno.
Proverite kako je početno stanje povezano sa prethodnom evidencijom. Ako kupac ima više poslovnica ili računa za nabavku, jasno navedite na koji se račun izvod odnosi, umesto da pretpostavite da će ga računovodstveni tim kupca prepoznati. Izvod pripremljen zaključno sa 30 aprila neće nužno prikazivati uplatu evidentiranu 1 maja; objasnite tu vremensku razliku umesto da je tretirate kao neslaganje.
- Potvrdite naziv i referentnu oznaku računa.
- Navedite period, datum preseka i vrstu izvoda.
- Proverite početno stanje u odnosu na prethodnu evidenciju.
Koristite reference koje kupcu pomažu da pronađe prateću dokumentaciju
Za svaku fakturu dosledno koristite njen evidentirani broj i datum. Kada je relevantno i dostupno, uključite referentnu oznaku narudžbenice kupca ili povezane otpremnice. Nemojte zamenjivati jedan dokument drugim: otpremnica pomaže u praćenju isporuke, dok faktura evidentira zaduženje. Kupcu mogu biti potrebna oba dokumenta da bi razjasnio određeno pitanje.
Proverite evidentirane uplate na osnovu informacija koje su vam dostupne. Ako kupac kaže da je platio, ali još ne možete da povežete uplatu sa odgovarajućom stavkom, zatražite datum, iznos i referentnu oznaku uplate putem uobičajenog kanala za poslovnu komunikaciju. Navedite da uplata čeka povezivanje sa odgovarajućom stavkom, a ne da je reč o potvrđenoj korekciji. Izbegavajte traženje nepotrebnih bankovnih podataka.
Odvojite izvod od pitanja
Neka izvod verno odražava evidenciju računa na kojoj se zasniva. Nerešena pitanja navedite u zasebnoj listi upita ili pratećoj poruci, koristeći iste reference. Na primer, razlikujte fakturu koju kupac osporava od korekcije koja je zaista proknjižena. U suprotnom, izmenjeni ukupan iznos, iako deluje korisno, može se pogrešno protumačiti kao usaglašeno stanje računa.
Ovo razdvajanje čini i razgovor korisnijim. Umesto da tražite od kupca da objasni celokupno stanje, postavite po jedno konkretno pitanje za svaku stavku: koja se isporuka osporava, koji je poziv na broj korišćen pri uplati ili koji dokument nedostaje? Za svako pitanje odredite internu odgovornu osobu i dogovorite kada kupac može da očekuje nove informacije, bez obećavanja ishoda pre završetka provera.
- Navedite referencu i pitanje pored nje.
- Navedite šta je potvrđeno, a šta još treba proveriti.
- Zabeležite ko će izvršiti proveru i datum sledećeg kontakta.
Hipotetički primer: zamenite nejasan ukupan iznos jasnom osnovom za razgovor
Pre: dobavljač šalje kupcu imejl: „Vaše stanje za april iznosi £1,240. Molimo vas da izvršite uplatu.” Kupac odgovara da je već uplatio £400 i da je jedna isporuka bila nepotpuna. Nijedna poruka ne navodi odgovarajuću fakturu, datum uplate ili otpremnicu, pa razgovor ne napreduje.
Posle: dobavljač šalje izvod za račun T104, za period 1–30. aprila, i piše: „Proknjiženo zaključno stanje na dan 30. aprila iznosi £1,240. Obavestili ste nas o uplati od £400 izvršenoj 1. maja; molimo vas da potvrdite poziv na broj kako bismo mogli da je povežemo sa odgovarajućom stavkom. Vaš upit u vezi sa količinom odnosi se na fakturu INV-218 i otpremnicu DN-206. To proveravamo zasebno; korekcija još nije proknjižena.”
U pratećoj poruci se zatim navodi kontakt osoba dobavljača i predlaže datum za dostavljanje novih informacija. Iznos £840 ne prikazuje se kao usaglašeno stanje samo zato što je kupac prijavio uplatu. Uspeh je vidljiv: kupac može da utvrdi o kojim je tačno dokumentima reč, dostavi poziv na broj koji nedostaje i razume koje se pitanje još proverava.
Proverite primopredaju, pa pošaljite jasan sledeći korak
Pre slanja zamolite kolegu da prati jednu fakturu od izvoda do prateće evidencije. Može li da utvrdi o kom računu je reč, razume datum preseka i pronađe povezani upit bez vašeg dodatnog objašnjenja? Ako ne može, poboljšajte reference ili prateću poruku. Pošaljite izvod odgovarajućoj kontakt osobi kod kupca uobičajenim dogovorenim kanalom.
NeroTrade podržava veleprodajne tokove rada, uključujući otpremnice, račune poslovnih kupaca, fakture, izvode, rute i naplatu. Proverite koje su funkcije omogućene za vaš trgovački nalog pre nego što odlučite kako ćete pripremati ili preuzimati evidenciju. Koji god tok rada da koristite, vaš sledeći korak je isti: pregledajte jedan izvod kupca, razjasnite nejasne reference i tražite samo informacije potrebne da se svako otvoreno pitanje približi rešenju.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li osporenu fakturu treba ukloniti sa izvoda?
Nemojte je uklanjati samo da biste olakšali razgovor. Neka izvod ostane usklađen sa proknjiženim stavkama, a spor objasnite zasebno. Prikažite svaku korekciju tek nakon što bude proverena i proknjižena.
Šta ako je uplata primljena posle datuma preseka?
Objasnite da izvod odražava evidenciju na datum preseka. Kada naknadna uplata bude potvrđena i povezana sa odgovarajućom stavkom, po potrebi dostavite ažurirano stanje, jasno ga razlikujući od prvobitnog izvoda.
Da li treba da priložim svaku otpremnicu?
Ne nužno. Počnite jasnim referencama i dostavite prateće dokumente kada pomažu da se odgovori na konkretno pitanje. Pre slanja proverite da li se prilozi odnose na odgovarajući račun kupca.