Pođite od ograničenja kupaca, a ne od mape
Pitajte kupce kada će odgovarajuća osoba biti dostupna, umesto da se oslanjate na opšte radno vreme. Prodavnica može da se otvori rano, dok osoba zadužena za račune dolazi kasnije. Za preuzimanje robe mogu biti potrebni kolega iz magacina, pristupačan prostor za utovar i roba pripremljena za transport. Potvrdite da li navedeni vremenski okvir važi za dolazak ili za završetak posla.
Za svako stajanje jasno navedite svrhu i referentnu oznaku. Razlikujte preuzimanje vraćene robe od razgovora o fakturi ili preuzimanja dogovorene uplate: za te zadatke potrebna je različita priprema i mogu trajati različito. Nemojte unositi nepotrebne podatke o računu kupca u vozačev plan rute; navedite samo ono što je potrebno osobi koja obavlja zadatak na toj lokaciji.
- Zabeležite dogovoreni vremenski okvir, ime kontakt osobe i broj telefona.
- Potvrdite koji ulaz treba koristiti, ograničenja za utovar i spremnost robe za preuzimanje.
- Procenite vreme potrebno na lokaciji, uključujući provere i papirologiju.
Jasno razdvojite odgovornosti planera, vozača i kancelarijskog tima
Planer rute treba da bude odgovoran za redosled stajanja i da potvrdi da se obaveze mogu ispuniti u okviru raspoložive smene. Kada je uključena roba, rukovodilac magacina treba da proveri potreban prostor i zahteve za rukovanje. Vozač treba da proveri praktične uslove pristupa pre polaska, umesto da probleme otkrije tek na prvom ulazu sa ograničenim pristupom.
Zadužite jednog kolegu iz kancelarije za obaveštavanje kupaca i donošenje odluka tokom obilaska. Dogovorite ko može da odobri promenu vremenskog okvira, preskakanje stajanja ili ponovnu posetu. Čak i kada jedna osoba obavlja više uloga, jasno definišite odgovornosti. Kupci treba da znaju kome da se obrate ako se njihova dostupnost promeni.
- Odredite osobu koja odobrava rutu pre polaska.
- Dogovorite kako će vozač prijavljivati kašnjenja kada je bezbedno parkiran.
- Utvrdite ko potvrđuje izmenjene dogovore sa kupcima.
Uskladite vreme putovanja sa vremenom potrebnim na lokacijama i raspoloživim kapacitetima
Najpre rasporedite termine koji su zaista fiksni, a zatim oko njih uklopite fleksibilna zaustavljanja. Kraća ruta može biti neizvodljiva ako vozač stigne kod kupca u vreme kada kupac nije dostupan. Isto tako, poštovanje svih željenih termina može zahtevati dodatni obilazak. Objasnite taj kompromis pre nego što obećate termin koji vaš tim ne može pouzdano da ispoštuje.
Predvidite vreme za parkiranje, utovar, proveru količina i rešavanje neslaganja, a ne samo za vožnju. Ako vozilo obavlja i isporuke, razmotrite kako preuzimanje robe menja teret i pristup preostalim porudžbinama. Ostavite deo vremena neraspoređen, umesto da svaki minut smatrate raspoloživim za još jedno zaustavljanje.
- Razdvojite fiksne vremenske intervale od željenih termina koje kupci mogu da prilagode.
- Proverite teret nakon svakog preuzimanja robe, a ne samo pri polasku.
- Prebacite zaustavljanje u drugi obilazak ako ne ostavlja realnu vremensku rezervu za kašnjenja.
Proverite plan kroz scenario kašnjenja na jednom stajanju
Hipotetički primer: veletrgovac planira tri zaustavljanja. Kafiću je potrebno preuzimanje povratnih gajbi između 9 i 10 časova pre podne. Osoba zadužena za poslovni račun kod maloprodavca dostupna je posle 10.30 časova pre podne radi unapred dogovorene naplate po računu. Ketering firma može da preda robu za povrat između 11 časova pre podne i podneva. Planer proverava prostor za gajbe, potvrđuje svaki zadatak i ostavlja vremensku rezervu između termina.
Sada proverite scenario sa kašnjenjem: gajbe u kafiću nisu spremne, što dodaje 25 minuta. Vozač to prijavljuje na bezbedan način; kancelarija proverava da li maloprodavac može da prihvati kasniju posetu, a da se pritom ne ugrozi termin ketering firme. Ako ne može, kancelarija dogovara zasebnu posetu maloprodavcu umesto da traži od vozača da žuri ili dođe nenajavljeno.
- Ponovo izračunajte raspored preostalih zaustavljanja uzimajući kašnjenje u obzir.
- Utvrdite koja bi obaveza prema kupcu prva postala neizvodljiva.
- Pre polaska potvrdite ko je odgovoran za rezervni plan i ko kontaktira kupca.
Završite obilazak uz evidenciju koju kancelarijski tim može da usaglasi
NeroTrade podržava veleprodajne radne procese, uključujući otpremnice, poslovne račune kupaca, fakture, izvode, rute, preuzimanje robe i naplatu. Proverite koje su funkcije omogućene za vaše poslovanje i kako vaš tim treba da ih koristi. Zasnivajte radni proces na tim potvrđenim mogućnostima; ne podrazumevajte automatsku optimizaciju ruta ili povezivanje sa drugim sistemima.
Posle obilaska uporedite planirana i stvarna vremena dolaska, zabeležite završene i neizvršene zadatke i razrešite neslaganja prema odgovarajućoj referenci kupca. Proverljiv pokazatelj uspeha jeste da svako zaustavljanje ima jasan ishod, svaka preostala radnja odgovornu osobu i da kancelarija može da razume šta se dogodilo bez traženja od vozača da rekonstruiše ceo dan.
- Zabeležite zašto je zaustavljanje trajalo duže ili zašto zadatak nije mogao da bude završen.
- Vodite ishode preuzimanja robe odvojeno od ishoda naplate po računu.
- Na osnovu kašnjenja koja se ponavljaju prilagodite predviđeno vreme za sledeći obilazak.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li uvek treba da izaberemo najkraću rutu?
Ne. Dostupnost kupaca, pristup za utovar i vreme provedeno na lokaciji mogu učiniti nešto dužu rutu praktičnijom. Uporedite ukupno radno vreme, a ne samo kilometražu.
Šta ako kupac ne može da potvrdi termin preuzimanja?
Smatrajte to zaustavljanje privremenim. Dogovorite rok za potvrdu i objasnite da će bez potvrde možda morati da bude prebačeno u drugi obilazak.
Možemo li da kombinujemo isporuke i preuzimanja?
Da, kada to dozvoljavaju termini, prostor u vozilu i uslovi rukovanja robom. Proverite kako preuzeta roba utiče na preostali teret i jasno evidentirajte svaki zadatak.
Da li NeroTrade automatski optimizuje rutu?
Nemojte pretpostavljati da je optimizacija automatska. NeroTrade podržava rute i preuzimanja, ali treba da proverite koje su funkcije omogućene za vaše poslovanje i jasno odredite ko je odgovoran za planiranje.