1. Odredite za koje porudžbine je potreban zahtev za plaćanje
Počnite sa jednom jasno definisanom namenom, kao što su porudžbine za poneti dogovorene telefonom. Izbegavajte uvođenje više različitih načina rada odjednom. Osoblje treba da zna kada da zatraži pun iznos, kada da traži odobrenje rukovodioca i kada kupac treba da plati na drugi dogovoreni način.
Odredite ko je odgovoran za svaki deo procesa. Osoba koja prima porudžbinu može da pripremi zahtev, dok nadređeni proverava iznos. Tokom perioda velike gužve, takva podela funkcioniše samo ako obe osobe koriste istu evidenciju porudžbine. Pre nego što nastavite, zatražite od tima NeroPay potvrdu dostupnosti linkova za plaćanje, zahteva za podešavanje, naknada i važećih uslova.
- Zapišite prvu vrstu porudžbine koju ćete prihvatati kroz ovaj proces.
- Odredite osobu odgovornu za slanje zahteva i osobu koja je menja tokom odsustva.
2. Uspostavite pouzdanu vezu između plaćanja i porudžbine
Dodelite svakoj porudžbini referentnu oznaku pre pripreme zahteva za plaćanje. Koristite format koji osoblje može lako da pročita naglas i razlikuje od drugih porudžbina istog dana. Čuvajte tu oznaku zajedno sa dogovorenim stavkama, količinama, kontakt podacima kupca i vremenom preuzimanja u evidenciji porudžbina svog restorana.
Raspitajte se koja su polja za referentnu oznaku ili opis dostupna u usluzi plaćanja i šta će kupci videti. Nemojte pretpostavljati da zahtev automatski ažurira vašu kasu ili sistem za porudžbine. Ako osoblje mora ručno da povezuje plaćanja sa porudžbinama, dokumentujte tu primopredaju i dosledno koristite istu referentnu oznaku. Ograničite opise plaćanja na ono što je neophodno za prepoznavanje porudžbine.
- Pročitajte kupcu referentnu oznaku porudžbine radi potvrde.
- Proverite kako će osoblje pronaći odgovarajuću evidenciju o uplati.
- Potvrdite da li se povezivanje obavlja ručno ili uz podršku dostupne funkcije.
3. Objasnite ukupan iznos pre slanja linka
Ponovite porudžbinu i navedite tačan iznos koji tražite. Objasnite da li pokriva celu porudžbinu ili samo dogovoreni deo i navedite eventualni preostali iznos za plaćanje. Ako se naplaćuje dostava ili neki drugi trošak, jasno to navedite pre nego što kupac pristane. Nemojte prepustiti kupcima da sami zaključuju zašto se traženi iznos razlikuje od ukupnog iznosa prema jelovniku.
Pripremite kratku prateću poruku sa nazivom restorana, referentnom oznakom porudžbine, iznosom, svrhom plaćanja i dogovorenim uslovima preuzimanja. Objasnite kako kupac može da vas kontaktira ako primeti neku nepravilnost. Pre slanja proverite kome šaljete zahtev i kontakt podatke primaoca; čak i zahtev sa tačno obračunatim iznosom može izazvati zabunu ako stigne pogrešnoj osobi.
- Uporedite traženi iznos sa konačnim dogovorenim ukupnim iznosom porudžbine.
- Proverite kontakt podatke primaoca.
- Pregledajte poruku iz ugla kupca.
4. Uvežbajte kompletnu primopredaju porudžbine
Hipotetički primer: kupac telefonom naručuje dva obroka za poneti, za preuzimanje u 7 posle podne. Dogovoreni ukupan iznos je £28, a nakon uplate nema preostalog iznosa za plaćanje. Član osoblja beleži referentnu oznaku T014, ponavlja stavke porudžbine i vreme preuzimanja, a zatim priprema zahtev za plaćanje iznosa £28 prema potvrđenom postupku korišćenja usluge.
Prateća poruka sadrži naziv restorana, referentnu oznaku T014 i dogovoreni ukupan iznos. Nakon što kupac plati, zaduženi član osoblja proverava status plaćanja putem dogovorenog načina potvrde u okviru usluge i beleži rezultat uz oznaku T014. Kuhinjsko osoblje i tim za preuzimanje zatim postupaju prema utvrđenim pravilima restorana za pripremu porudžbina. Ovi detalji služe kao ilustracija, a ne kao cene kompanije NeroPay ili opis garantovanih funkcija proizvoda.
- Uvežbajte postupak na probnoj porudžbini pre nego što počnete da ga koristite u radu sa kupcima.
- Proverite da li drugi član osoblja može da pronađe podatke o porudžbini bez obraćanja osobi koja ju je prvobitno primila.
- Pre nego što pokušate da izvršite transakciju, potvrdite sa timom koji je način testiranja podržan.
5. Proverite greške i nerazrešena plaćanja
Slanje linka nije isto što i potvrda plaćanja. Dogovorite koji status plaćanja osoblje mora da proveri i gde treba da ga proveri. Nemojte se oslanjati isključivo na snimak ekrana koji kupac pošalje ili poruku da je plaćanje završeno. Pre slanja drugog zahteva proverite prvobitnu evidenciju kako biste izbegli da dva puta tražite istu uplatu.
Unapred isplanirajte postupanje u slučaju promena: dodatne stavke, netačnog iznosa, nepreuzete porudžbine ili kupca koji ne može da završi plaćanje. Potvrdite kako se u okviru dostupne usluge obrađuju ispravke, otkazivanja i povraćaji novca. Pri primopredaji smene jasno evidentirajte nerešene porudžbine i odredite osobu odgovornu za dalje postupanje, umesto da više članova osoblja šalje zasebne podsetnike.
- Pre slanja podsetnika proverite iznos, referentnu oznaku, primaoca i status plaćanja.
- Zabeležite promene i jasno objasnite kupcu šta sledi.
- Pregledajte nerešene zahteve na kraju svake smene.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li link za plaćanje automatski ažurira podatke u kasi našeg restorana?
Nemojte pretpostavljati da je tako. Proverite dostupne funkcije i sve podržane mogućnosti povezivanja sa kompanijom NeroPay. Dok to ne bude potvrđeno, osmislite jasan postupak ručnog povezivanja uplata sa porudžbinama pomoću referentne oznake porudžbine.
Šta treba da uradimo ako se porudžbina promeni nakon slanja zahteva?
Prvo proverite status prvobitnog plaćanja. Objasnite kupcu izmenjeni ukupan iznos, a zatim sledite potvrđeni postupak ispravke umesto da odmah šaljete novi zahtev.
Šta ako kupac kaže da je platio, ali ne možemo da povežemo uplatu sa porudžbinom?
Proverite referentni broj porudžbine, iznos i evidenciju plaćanja putem dogovorenog načina potvrde. Zamolite nadležnog rukovodioca da ispita slučaj pre nego što ponovo zatražite plaćanje ili označite porudžbinu kao plaćenu.