1. Pripremite podatke na kojima se zasnivaju vaše evidencije
Čuvajte pregled sa nazivom preduzeća, eventualnim drugim nazivom pod kojim poslujete, kontakt podacima i osobom zaduženom za knjigovodstvena pitanja. Pri označavanju svojih evidencija dosledno koristite iste podatke. Ako se na starijim dokumentima koristi drugačiji naziv ili adresa, zabeležite to umesto da menjate originale.
Zatim napravite popis onoga što već imate: evidencija prodaje, faktura dobavljača, računa za troškove, izvoda o plaćanjima i postojećih knjigovodstvenih tabela. Zabeležite gde se svaka grupa čuva i koji period obuhvata. To pomaže vašem knjigovođi da uoči nedostatke bez pretraživanja više prijemnih sandučića.
- Napravite jedan pregled sa podacima o preduzeću i lokacijama evidencija.
- Dokumente koji nedostaju navedite zasebno kako ne biste izgubili iz vida šta nedostaje tokom početnog postavljanja.
2. Dogovorite od kog datuma počinju vaše početne evidencije
Dogovorite jasan početni datum sa svojim knjigovođom pre nego što unesete veliku količinu zaostalih podataka. Početak od skorijeg perioda može olakšati početni posao, dok unos starijih evidencija može pružiti više konteksta. To, međutim, zahteva dodatnu proveru i povećava mogućnost preklapanja sa poslom koji je već obavljen na drugom mestu.
Nemojte pretpostavljati da svaki red u tabeli ili svaka stavka na izvodu treba da postane nova evidenciona stavka. Pitajte svog knjigovođu šta treba preneti i kako postupati sa nerešenim stavkama ili postojećim ukupnim iznosima. Obezbedite da starija izvorna dokumentacija ostane dostupna čak i ako ne pripada dogovorenom početnom periodu.
- Zabeležite dogovoreni datum početka i obim posla.
- Utvrdite koji su podaci već uneti u drugi sistem.
- Držite nerešene početne stavke na zajedničkoj listi pitanja.
3. Organizujte prihode, rashode i prateću dokumentaciju
Grupišite izvornu dokumentaciju tako da i neko ko nije upoznat s njom može da je prati. Za svaku stavku prihoda ili rashoda nastojte da utvrdite datum, iznos, kupca ili dobavljača, svrhu i prateći dokument, ako je dostupan. Sačuvajte originalne datoteke neizmenjene i koristite dosledne nazive datoteka u fasciklama s dokumentacijom.
Evidencija prodaje, uplata kupca i priliv novca na račun mogu predstavljati različite faze iste transakcije. Ako se svaka od njih tretira kao zaseban prihod, može doći do dupliranja. Slično tome, račun i odgovarajuće plaćanje nisu automatski dva rashoda. Pitajte knjigovođu kako to treba evidentirati i proverite odgovarajuće opcije na svom trenutnom nalogu za NeroBooks.
- Odvojite dokumente za koje je potrebno objašnjenje od onih koji su spremni za unos.
- Označite moguće duplikate umesto da brišete dokumentaciju.
- Zabeležite šta nedostaje kada račun ili faktura ne mogu da se pronađu.
4. Odredite ko unosi podatke, proverava ih i rešava nejasnoće
Dogovorite odgovornosti pre prve provere. Možete prikupljati dokumentaciju i objašnjavati nabavke, dok knjigovođa proverava kako je evidencija organizovana. Druga mogućnost je da knjigovođa obavlja unos na osnovu dokumentacije koju dostavite. Ako više toga uradite sami, možete smanjiti posao oko primopredaje, ali samo ako je pristup dosledan i dogovoren.
Odredite ritam provera koji odgovara obimu aktivnosti i izaberite mesto na kojem ćete čuvati neodgovorena pitanja. Uz svako pitanje navedite referencu dokumenta, šta treba objasniti i ko će odgovoriti. Proverite koje su opcije pristupa ili deljenja dostupne na vašem trenutnom nalogu, umesto da pretpostavljate da knjigovođa može da vidi sve.
- Odredite ko je odgovoran za prikupljanje dokumentacije, unos i proveru.
- Dogovorite kada će se pitanja razmatrati i ko će na njih odgovarati.
- Potvrdite kako će se evidencija i izveštaji deliti.
5. Testirajte jednu manju grupu evidencija pre nego što nastavite
Hipotetički primer: novo preduzeće za baštovanske usluge ima šest faktura izdatih kupcima, četiri računa za nabavke i izvod o plaćanjima za prvu nedelju poslovanja. Vlasnik prikuplja tu dokumentaciju, ali primećuje da se jedna uplata kupca pojavljuje i u tabeli i na izvodu. Označava to preklapanje i pita knjigovođu kako da ga evidentira, umesto da oba zapisa unese kao novi prihod.
Upotrebite sličnu, lako obradivu grupu dokumenata da isprobate sopstveni tok rada. Proverljiv pokazatelj uspeha je sledljivost: možete li da izaberete evidentiranu stavku, pronađete prateći dokument i objasnite njen iznos bez pretraživanja na više mesta? Pregledajte dostupan izveštaj s knjigovođom i istražite neobjašnjene razlike pre obrade ostatka dokumentacije.
- Izaberite malu grupu dokumenata koja obuhvata i prihode i rashode.
- Proverite svaku stavku na osnovu prateće dokumentacije.
- Razjasnite nejasne unose i zabeležite dogovoreni pristup za naredne grupe dokumenata.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li su mi potrebni svi stari računi pre nego što počnem?
Ne nužno. Dogovorite s knjigovođom od kog perioda počinjete, prikupite ono što je dostupno i jasno navedite dokumentaciju koja nedostaje. Nemojte izmišljati podatke da biste popunili praznine.
Da li da samostalno organizujem evidenciju ili da to prepustim knjigovođi?
Zajedno dogovorite podelu posla. Prikupljanje dokumentacije i objašnjavanje transakcija korisna su priprema, čak i ako knjigovođa obavlja unos i proveru. Izbegavajte da obe osobe nezavisno unose istu grupu dokumenata.
Mogu li da pretpostavim da se NeroBooks povezuje s mojom bankom ili podnosi poreske prijave?
Ne. Proverite konkretne mogućnosti na svom trenutnom nalogu. Planirajte pripremu na osnovu evidencije kojoj možete pristupiti, umesto da pretpostavljate da je dostupno povezivanje s bankom ili funkcija podnošenja prijava.
Šta treba da uradim nakon probne grupe dokumenata?
Zamolite svog knjigovođu da razmotri sva otvorena pitanja, potvrdi način rada i dogovori sledeću grupu dokumenata. U nastavku zadržite isti način imenovanja i provere dokumenata.