1. Utvrdite gde se poziv završava, a porudžbina počinje
Počnite od toka koji je dostupan vašem restoranu, a ne od onog za koji se nadate da je povezan. AI Reception podržava podešene informacije o poslovanju, radno vreme, izbor glasa i jezika. Omogućeni radni procesi u okviru NeroWeb podržavaju porudžbine. Potvrdite sa timom NeroPay koji je radni proces omogućen za vaš nalog, šta pozivalac može da obavi i gde osoblje treba da proveri nastalu porudžbinu.
Nemojte pretpostavljati da završen razgovor kreira nalog za kuhinju, ažurira zapis u POS sistemu ili generiše račun. Te veze i postupke obrade treba potvrditi. Zabeležite trenutak u kojem vaš tim smatra porudžbinu prihvaćenom, ko je proverava i kako ona ulazi u postojeći proces rada kuhinje. Ako je neki korak ručni, jasno ga navedite umesto da se oslanjate na pretpostavku osoblja da ga je neko drugi već obavio.
- Ispratite jednu telefonsku porudžbinu od razgovora do zapisa porudžbine vidljivog osoblju.
- Utvrdite svaku ručnu proveru ili prenos pre pripreme u kuhinji.
- Odredite osobu odgovornu za nerešene telefonske porudžbine tokom svake smene.
2. Odvojite podržane izbore od zahteva koji traže procenu
Pregledajte izbore stavki dostupne kroz omogućeni proces naručivanja. Vaš tim treba da zna kako se količine, varijante i drugi podržani izbori prikazuju prilikom provere porudžbine. To što je kupac pomenuo neku želju nije dokaz da je ona zabeležena kao izbor na osnovu kojeg se može postupiti. Potvrdite šta je evidentirano pre nego što porudžbinu smatrate spremnom za pripremu.
Zahteve koji traže procenu osoblja izuzmite iz rutinskog prihvatanja. Neobična zamena stavke, nejasan zahtev za lično preuzimanje ili pitanje o alergiji treba da prođu kroz postojeći postupak provere u vašem restoranu, umesto da se postupa na osnovu pretpostavke iz razgovora. AI Reception podržava zahteve za povratni poziv i preusmeravanje na podešeni broj u Ujedinjenom Kraljevstvu ili SIP odredište. Odaberite koji put osoblje treba da koristi kada zahtev ne može bezbedno ili tačno da se reši u okviru podešenog radnog procesa.
- Uporedite stavke koje kupac želi da naruči sa zabeleženim količinama i izborima.
- Prosledite nerešene zahteve članu tima pre nego što potvrdite šta će kuhinja pripremiti.
3. Proverite plaćanje bez tretiranja linka kao potvrde
Za plaćanja karticom koriste se bezbedni linkovi za plaćanje; kupci ne smeju da izgovaraju potpune podatke o kartici servisu AI Reception. Jasno istaknite tu razliku pri obradi telefonskih poziva. Slanje ili prijem linka za plaćanje samo po sebi ne potvrđuje da je plaćanje završeno, a završetak poziva nije dokaz uspešnog plaćanja.
Proverite ishod plaćanja kroz svoj ustaljeni postupak naplate i primenite pravila restorana za prosleđivanje porudžbina na pripremu. Ako ishod nije jasan, zadužite člana osoblja da ga proveri umesto da tražite od kuhinje da nagađa. I izdavanje potvrda o plaćanju zadržite u okviru postojećeg postupka: nemojte pretpostavljati da su zapis poziva, zapis porudžbine i potvrda o plaćanju međusobno zamenljivi.
- Odvojeno proverite porudžbinu i ishod njenog plaćanja.
- Razjasnite nejasne statuse plaćanja pre prosleđivanja porudžbine na pripremu kada vaša pravila zahtevaju prethodno plaćanje.
4. Hipotetički primer: porudžbina za lično preuzimanje sa zamenom stavke
Pretpostavimo da osoba koja poziva želi dva glavna jela za lično preuzimanje, uz zamenu priloga kod jednog jela. Vaš restoran ima omogućen tok poručivanja NeroWeb, ali tražena zamena nije među potvrđenim opcijama. Tim ne treba da tretira usmeni zahtev kao prihvaćeno uputstvo za kuhinju. Koristite dogovoreni postupak preusmeravanja ili povratnog poziva kako bi član osoblja potvrdio da li je izmena moguća.
Kada se zahtev razreši, odgovorna osoba proverava da li zapis porudžbine sadrži tačna jela i dogovorene opcije, proverava plaćanje prema potrebi, a zatim prati uobičajeni postupak restorana za prosleđivanje kuhinji i izdavanje potvrda o plaćanju. Ako osoba ponovo pozove da pita za preuzimanje, osoblje treba da proveri postojeću porudžbinu pre nego što kreira bilo šta novo. Time se sprečava da naknadni razgovor postane drugi zahtev za pripremu.
5. Testirajte ceo tok pre nego što se oslonite na njega tokom rada
Sprovedite kontrolisani test koji obuhvata jednostavnu porudžbinu i izuzetak koji zahteva pažnju osoblja. Proverljiv pokazatelj uspeha jeste da osoblje može da pronađe odgovarajuću porudžbinu, utvrdi izabrane opcije za njene stavke, proveri status plaćanja i pokaže kako se ona kroz dogovoreni postupak prosleđuje na pripremu tačno jednom. Proverite i da li tim zna šta da kaže osobi koja poziva kada porudžbina još ne može da se potvrdi.
Opcioni snimci i transkripti prate vaša podešavanja i rokove čuvanja; nemojte ih koristiti kao jedini izvor uputstava za kuhinju. Potvrdite trenutna ograničenja poziva i korišćenja i održavajte tačnost podešenog odredišta za preusmeravanje i radnog vremena. Vaš sledeći korak je da prođete kroz postupak sa vođom smene i zatražite od tima NeroPay da razjasni svaku neproverenu vezu između sistema pre nego što je koristite u stvarnom radu.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li AI Reception automatski šalje telefonske porudžbine na naš kuhinjski štampač?
Nemojte pretpostavljati da ta veza postoji. Omogućeni tokovi rada NeroWeb podržavaju porudžbine, ali prosleđivanje kuhinji, podržane integracije i eventualnu ručnu obradu morate potvrditi sa timom.
Šta treba uraditi ako osoba koja poziva zatraži nedostupnu opciju?
Koristite dogovoreni postupak provere sa osobljem umesto da obećavate izmenu. AI Reception podržava zahteve za povratni poziv i preusmeravanje na podešeni broj u Ujedinjenom Kraljevstvu ili SIP odredište.
Mogu li kupci da plate tako što će naglas pročitati podatke sa kartice?
Ne. Kupci ne smeju da izgovaraju potpune podatke o kartici servisu AI Reception. Za plaćanja karticom koriste se bezbedni linkovi za plaćanje, a osoblje treba zasebno da proveri ishod plaćanja.
Da li kuhinja treba da radi na osnovu transkripta poziva?
Koristite ustaljeni postupak obrade porudžbina i rada u kuhinji. Opcioni transkripti podležu podešavanjima i pravilima čuvanja, ali zapis razgovora ne bi trebalo da zameni proveru prihvaćenih stavki, nerešenih zahteva i statusa plaćanja.