Počnite od uočenog problema i odredite obim pretrage
Ponovljeno zaduženje dobavljača, neočekivano visok ukupan iznos troškova ili dva unosa potkrepljena sličnim računima mogu biti razlog za detaljniju proveru. Ništa od toga samo po sebi ne dokazuje dupliranje. Počnite od evidencije povezane sa uočenim problemom, umesto da unosite izmene za ceo period.
Jasno odredite obim pregleda: period, dobavljača ili grupu zapisa na koje se pregled odnosi. NeroBooks pruža knjigovodstvene alate za poslovnu evidenciju, prihode, troškove, račune i izveštaje. Proverite koje su opcije pregleda, pretrage ili sortiranja dostupne na vašem trenutnom nalogu pre nego što se oslonite na određeni postupak rada. Zasebna lista za pregled može pomoći u organizovanju pitanja bez menjanja izvorne evidencije.
- Zabeležite šta je izazvalo sumnju i na koje se zapise odnosi.
- Prikupite relevantne unose i prateću dokumentaciju.
- Dodelite svakom sumnjivom paru identifikacionu oznaku na listi za pregled.
Uporedite četiri podatka pre nego što zaključite da je unos duplikat
Uporedite dobavljača, datum, iznos i referentnu oznaku jedne pored drugih. Nazivi dobavljača mogu se neznatno razlikovati na fakturi i računu, pa uporedite dokumente umesto da se oslanjate samo na naziv. I datume treba posmatrati u kontekstu: datum kupovine, datum fakture i datum plaćanja mogu se razlikovati, a da to ne ukazuje na zasebne troškove.
Isti iznos je trag, a ne konačan zaključak. Redovne pretplate, ponovljene porudžbine i standardne naknade za dostavu mogu dovesti do podudaranja stvarnih troškova. Ista referentna oznaka fakture daje jači razlog za proveru, ali potvrdite da ona označava transakciju, a ne korisnički račun ili porudžbinu koja obuhvata više dokumenata.
- Uporedite podatke o dobavljaču i onome što je kupljeno.
- Utvrdite šta svaki datum predstavlja.
- Proverite da li se iznosi porede na istoj osnovi.
- Uporedite reference konkretnih transakcija sa originalnom dokumentacijom.
Ako se unosi i dalje podudaraju, pratite dokaze
Utvrdite da li imate dva zapisa o jednom trošku, dva stvarna troška ili različite dokumente koji se odnose na istu kupovinu. Faktura i potvrda o njenom plaćanju nisu automatski dokaz o dve kupovine. Isto tako, dva računa sa istim ukupnim iznosom mogu se odnositi na zasebne porudžbine.
Hipotetički primer: kancelarijski tim pronalazi dva unosa za kancelarijski materijal u iznosu od £84 kod istog dobavljača, sa datumima koji se razlikuju za jedan dan. Jedan ima referencu fakture ST-214; drugi nema referencu i potkrepljen je potvrdom o plaćanju karticom. Oba dokumenta sadrže iste podatke o porudžbini. Tim evidentira sumnju na duplikat i traži od knjigovođe da potvrdi kako treba postupiti sa tim unosima. Ako bi dokumenti umesto toga prikazivali dve različite porudžbine, oba unosa mogla bi biti ispravna.
- Pročitajte pojedinačne stavke ili opis kupovine, a ne samo ukupan iznos.
- Proverite da li dokumenti opisuju jednu kupovinu ili zasebne kupovine.
- Zabeležite šta potkrepljuje vaš zaključak i šta ostaje neizvesno.
Prosledite nejasnoće na rešavanje uz očuvanje traga provere
Nemojte brisati zapis bez objašnjenja samo zato što deluje kao ponovljeni unos. Sačuvajte prateće dokaze i na listi za proveru razlikujte sumnje na duplikate, podudaranja koja imaju objašnjenje i nerešene slučajeve. Ako vaš nalog nudi odgovarajući način označavanja zapisa za proveru, proverite kako funkcioniše pre upotrebe; u suprotnom, pitanja vodite odvojeno.
Pošaljite knjigovođi konkretan upit koji sadrži identifikatore oba zapisa, četiri podatka za poređenje, prateću dokumentaciju i razlog vaše sumnje. Kada dokazi nedostaju, prvo zatražite pojašnjenje od osobe koja je prijavila trošak. Ako se nedoumica odnosi na ponašanje softvera, potražite pomoć putem kanala podrške dostupnog za vaš nalog, umesto da isprobavate izmene na stvarnim zapisima.
- Odredite osobu odgovornu za pribavljanje informacija koje nedostaju.
- Postavite konkretno pitanje umesto da unos jednostavno označite kao pogrešan.
- Dogovorite svaku ispravku sa osobom odgovornom za vođenje poslovnih knjiga.
- Zabeležite odluku i obrazloženje koje je potkrepljuje.
Proverite da li je pregled zaista rešio problem
Uspeh nije samo niži ukupan iznos troškova. Svaki par sumnjivih unosa treba da ima obrazložen ishod: zasebne opravdane kupovine, potvrđen duplikat obrađen na odgovarajući način ili otvoreno pitanje za koje je određena odgovorna osoba. Nakon dogovorenih ispravki, ponovo pregledajte obuhvaćene zapise i odgovarajući izveštaj da biste proverili da li rezultat odgovara odluci.
Koristite nalaze koji se ponavljaju da unapredite predaju dokumentacije. Ako zaposleni redovno dostavljaju i fakturu i račun za istu kupovinu, zamolite ih da jasno naznače njihovu povezanost. Vaš sledeći korak je da pripremite jednu listu za proveru za obuhvaćeni period, priložite ili pronađete dokaze i dogovorite kratak razgovor sa knjigovođom o nerešenim stavkama.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li su dva troška sa istim iznosom uvek duplikati?
Ne. Ponovljene kupovine i periodična zaduženja mogu imati identične ukupne iznose. Uporedite dobavljača, datume, reference i podatke o kupovini pre nego što donesete zaključak.
Šta ako trošak nema referencu?
Koristite račun, opis kupovine i druge dostupne dokaze da biste istražili slučaj. Zatražite pojašnjenje od osobe koja je prijavila trošak i ostavite stavku nerešenom ako dokazi nisu dovoljni.
Da li NeroBooks automatski pronalazi duplirane troškove?
Nemojte pretpostavljati da je automatsko otkrivanje duplikata dostupno. Proverite funkcije na svom trenutnom nalogu i po potrebi koristite dokumentovan postupak poređenja.
Da li treba da izbrišemo unos za koji sumnjamo da je duplikat pre provere?
Ne. Sačuvajte dokaze, označite sporni slučaj i dogovorite odgovarajući postupak sa svojim knjigovođom ili osobom odgovornom za evidenciju.