Otpremnica služi kao prateći dokument pri predaji robe
Otpremnica pomaže vašem magacinu, vozaču i kupcu da se usaglase oko toga koja se roba predaje. Korisni podaci obuhvataju kupca i mesto isporuke, datum isporuke, opise proizvoda, količine i jedinstvenu referentnu oznaku isporuke. Kada kupac dostavi broj narudžbenice, navođenje te oznake i u narednim dokumentima olakšava mu proveru pri prijemu robe.
Njena operativna svrha je da olakša proveru, a ne da zahteva plaćanje. Primalac treba da uporedi robu sa otpremnicom i označi artikle koji nedostaju, koji su oštećeni ili koji nisu očekivani. Sama otpremnica ne potvrđuje da je svaki artikal prihvaćen bez problema; uz nju čuvajte i evidenciju svih odstupanja.
Faktura objašnjava zahtev za plaćanje
Faktura kupcu govori šta mu naplaćujete i pruža referentnu oznaku koju njegovo računovodstvo može da koristi pri obradi tog zahteva. Za ovaj tok rada važni su tačan korisnički račun kupca, roba koja se naplaćuje, iznosi, dogovoreni uslovi plaćanja i referentne oznake koje vode do odgovarajuće porudžbine i evidencije o isporuci.
Ne očekujte da faktura zameni proveru pri prijemu robe. Zaposleni u računovodstvu može videti fakturu, a da nikada ne vidi robu. Isto tako, osoba koja istovaruje robu možda nije odgovorna za plaćanja. Pitajte kupca kome treba poslati svaki dokument, umesto da pretpostavljate da jedan kontakt obavlja sve. Ovo je razlika u operativnim ulogama, a ne smernica o zahtevima za poresku dokumentaciju.
Birajte dokument prema zadatku, a ne samo prema trenutku
Ako je neposredni zadatak provera isporuke, dostavite otpremnicu. Ako je zadatak zahtev za plaćanje, dostavite fakturu. Kada se oba zadatka obavljaju istovremeno, kupcu mogu biti potrebna oba dokumenta. Za poslovnog kupca sa više isporuka, izvod sa računa može pomoći u pregledu stanja, ali referentne oznake pojedinačnih faktura i isporuka ostaju važne kada neko postavi pitanje o određenoj naplati.
Unapred dogovorite kako ćete postupati sa podeljenim isporukama. Naplata svake isporuke zasebno može olakšati usklađivanje, dok grupisanje isporuka može smanjiti broj zahteva za plaćanje koje kupac obrađuje. Oba pristupa zahtevaju jasno povezivanje i treba da budu u skladu sa dogovorenim uslovima. Takođe odredite ko evidentira manjkove i ko proverava njihov uticaj na fakturu; nemojte prepustiti vozaču da tu odluku donosi na svoju ruku.
- Pitajte koje su referentne oznake kupcu potrebne da bi povezao robu sa zaduženjima.
- Po potrebi potvrdite odvojene kontakte za prijem robe i računovodstvo.
- Dogovorite kako će se evidentirati delimične isporuke i odstupanja.
Hipotetički primer: jedna porudžbina, dve isporuke
Kafić naručuje 12 paketa pića od veletrgovca po narudžbenici CAFE-42. Osam paketa stiže u utorak uz otpremnicu DN-108; preostala četiri stižu u četvrtak uz otpremnicu DN-115. Svaka otpremnica prikazuje količine isporučene tom prilikom i istu referentnu oznaku narudžbenice kupca. Menadžer kafića može da proveri svaki prijem, a da prvu isporuku ne pomeša sa kompletnom narudžbinom.
Pretpostavimo da je dogovoreno izdavanje fakture nakon isporuke cele narudžbine. Faktura INV-260 tada obuhvata 12 paketa i poziva se na CAFE-42, DN-108 i DN-115. Osoba zadužena za računovodstvo u kafiću može da poveže zaduženje sa obe isporuke. Ako osoba koja je primila robu u utorak evidentira prijem samo sedam paketa, veletrgovac treba da ispita to neslaganje pre nego što dokumentaciju smatra usaglašenom; prvobitno naručena količina nije dokaz o isporuci.
Proverite da li referentne oznake funkcionišu u praksi
Izaberite jednu završenu narudžbinu i pratite je od otpreme do zahteva za plaćanje. Može li neko ko nije učestvovao u prodaji da utvrdi šta je stiglo, pronađe sva prijavljena odstupanja i razume koje isporuke faktura obuhvata? To je proverljiv pokazatelj uspeha. Ako ta osoba mora da pita prodavca šta se dogodilo, unapredite referentne oznake ili beleške o primopredaji umesto da dodajete još nepovezanih dokumenata.
NeroTrade podržava veleprodajne procese, uključujući otpremnice, račune poslovnih kupaca, fakture, izvode, rute i naplatu. Proverite koje su funkcije omogućene za vaš trgovački nalog pre nego što na njima zasnujete svoj proces. Vaš sledeći korak je da sa kolegama iz otpreme i računovodstva pregledate jednu tipičnu narudžbinu, a zatim dogovorite zajednički obrazac referentnih oznaka i odgovornost za rešavanje neslaganja.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li uz svaku isporuku mora istovremeno da se izda i faktura?
Ne nužno. Kupcu može biti potrebna otpremnica prilikom primopredaje, a faktura kasnije, u skladu sa dogovorenim uslovima. Jasno odredite rokove kako nijedan tim ne bi nedostajuću dokumentaciju pogrešno protumačio kao nedostajući zahtev za plaćanje.
Može li jedna faktura da obuhvati više isporuka?
To može biti operativni izbor ako je u skladu sa vašim dogovorom. Jasno označite isporuke kako bi kupac mogao da proveri svaki deo zaduženja bez nagađanja.
Šta ako su na otpremnici i fakturi navedene različite količine?
Proverite narudžbinu, evidenciju isporuke i sve beleške o manjkovima ili povraćaju robe. Objasnite kupcu razliku i otklonite neslaganje u izvornoj evidenciji, umesto da pretpostavite da je bilo koji od ta dva dokumenta tačan.
Da li je izvod isto što i faktura?
Ne. Izvod pomaže pri pregledu prometa i neizmirenih stavki na računu. Faktura označava konkretan zahtev za plaćanje; neka vam njena referentna oznaka bude pri ruci kada razgovarate o stavkama izvoda.