Određujte prioritete prema posledicama, a ne samo prema iznosu
Pregled po redosledu od najvećeg iznosa lako je organizovati i može pomoći kada jedna značajna promena nema objašnjenje. Njegova slabost je to što sam iznos malo govori o obimu potrebnog rada. Velika kupovina sa odgovarajućom fakturom i jasnim poslovnim obrazloženjem može zahtevati manje pažnje nego ponovljene male stavke koje niko ne može da prepozna.
Pristup koji daje prednost posledicama polazi od pitanja šta ostaje neizvesno ako se pregled stavke odloži. Da li ona utiče na više evidencija? Da li neko čeka odgovor pre nego što preduzme sledeći korak? Da li je sve teže doći do korisnog izvora dokaza? Na osnovu tih pitanja predložite prioritete, a zatim prepustite knjigovođi da prilagodi redosled. Neuobičajenu promenu tretirajte kao nešto što treba istražiti, a ne kao dokaz greške.
Uporedite neobjašnjene promene sa nedostajućom dokumentacijom
Davanje prednosti neobjašnjenim promenama ima smisla kada tim ne može da kaže na šta se novac odnosi, da li se dve stavke tiču istog događaja ili zašto se iznos razlikuje od iznosa u pratećem dokumentu. Prikupite datum, iznos, referentnu oznaku i relevantne evidencije. Izbegavajte menjanje stavke samo da bi izgledalo da se cifre slažu.
Pristup koji daje prednost dokumentaciji bolje funkcioniše kada je sama aktivnost jasna, ali su dokazi nepotpuni. Nedostatak je to što knjigovođa može trošiti vreme na utvrđivanje potrebnih dokumenata koje je vaš tim mogao da pribavi. Odvojite jednostavne zadatke pribavljanja dokumentacije od pitanja koja zaista treba razjasniti: za poznatu kupovinu bez računa potrebno je pribaviti dokument; nepoznato plaćanje bez jasne svrhe zahteva pregled.
- Za neobjašnjenu promenu navedite šta je poznato, a šta ostaje nerazjašnjeno.
- Za nedostajuću dokumentaciju navedite koji je dokument potreban i ko će ga zatražiti.
- Ako se oba slučaja odnose na istu stavku, objedinite ih u jednu stavku za pregled umesto da pravite zadatke koji se nadmeću za prioritet.
Dajte prednost pitanjima koja blokiraju dalji rad
Ponekad najbolja prva stavka nije ni najveća transakcija ni najstariji račun koji nedostaje. To je pitanje čiji odgovor određuje kako treba postupiti sa nekoliko drugih stavki. Na primer, tim možda ne zna da li dokument dobavljača zamenjuje raniju verziju ili se odnosi na zasebnu kupovinu.
Pregled koji počinje konkretnim pitanjem može sprečiti ponavljanje posla, ali nejasni zahtevi ga čine neefikasnim. Umesto „molimo proverite plaćanja dobavljačima“, navedite precizno pitanje, odgovarajuće reference i dokaze koji su već provereni. Vaš tim može objasniti poslovne događaje i prikupiti dokumentaciju; računovodstvene odluke treba da donese ovlašćeni stručnjak. Ako stvarni rok utiče na prioritet, navedite ga i objasnite zašto.
Hipotetički primer: tri stavke koje se nadmeću za pažnju
Mali dizajnerski studio ima nepoznatu odlaznu uplatu od £180, kupovinu opreme od £1,400 sa fakturom i potvrđenim objašnjenjem, kao i šest kurirskih troškova za koje nedostaju računi. Tim prepoznaje kurirske troškove. Odlazna uplata ima referencu koja podseća na fakturu dobavljača koja se pojavljuje i na drugom mestu u evidenciji.
Studio predlaže da se prvo pregleda stavka od £180 jer nije jasno na šta se odnosi i možda je povezana sa drugim unosom. Ne označava je kao duplikat. U međuvremenu, član tima traži račune za kurirske usluge, tako da se prikupljanje dokaza nastavlja bez čekanja na knjigovođu. Kupovina opreme ostaje dostupna za rutinski pregled, sa pratećom dokumentacijom na jednom mestu.
Uspeh se može proveriti: knjigovođa može da pronađe relevantnu evidenciju, razume nedoumicu i odredi šta sledeće treba proveriti, bez potrebe da od tima traži da ponovo rekonstruiše ceo slučaj. Ako dokazi ne razjasne stavku od £180, ona ostaje otvorena uz jasno naveden sledeći korak, umesto da bude označena kao završena.
Pretvorite prioritete u upotrebljiv spisak za pregled
NeroBooks pruža knjigovodstvene alate za poslovnu evidenciju, prihode, rashode, račune i izveštaje. Koristite tu evidenciju kao osnovu za pripremu pitanja i proverite svaku konkretnu funkciju na svom postojećem nalogu pre nego što se na nju oslonite. Nemojte pretpostavljati da softver automatski prepoznaje neslaganja, određuje prioritete pregleda ili obezbeđuje dokaze koji nedostaju.
Neka lista za pregled bude dovoljno kratka da se lako može sagledati. Svaka stavka treba da objasni nedoumicu, uputi na dokaze i razdvoji sledeći zadatak tima od odluke knjigovođe. Zamolite knjigovođu da potvrdi ili promeni predloženi redosled pre nego što tim potroši vreme na sređivanje evidencije nižeg prioriteta.
- Zabeležite referencu, datum i iznos kada je to relevantno.
- Napišite jedno jasno pitanje i sažeto navedite šta je već provereno.
- Navedite prateću evidenciju i sve dokumente koji nedostaju.
- Navedite osobu odgovornu za sledeći korak.
- Nakon pregleda zabeležite ishod ili pitanje koje je ostalo otvoreno.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li uvek treba prvo da razmotrimo najstariju nerešenu stavku?
Starost stavke je važna kada bi dokaze kasnije moglo biti teže pribaviti, ali ne treba da određuje ceo redosled. Objasnite koliko dugo je stavka otvorena i da li utiče na druge poslove.
Da li treba da sačekamo dok svi računi ne budu dostupni?
Ne nužno. Podelite sažetu listu za pregled na kojoj su jasno označeni dokumenti koji nedostaju. Vaš tim može nastaviti da prikuplja dokaze dok knjigovođa razmatra pitanja za koja već postoji dovoljno konteksta.
Možemo li da ispravimo unos pre nego što pitamo knjigovođu?
Nemojte nagađati kako biste uklonili prividno neslaganje. Sačuvajte prateće dokaze, objasnite problem i pitajte ovlašćenog stručnjaka kako treba postupiti.