Tri vrste dokumentacije, tri različita pitanja
Faktura navodi šta se kupcu zaračunava. Može da sadrži artikle, količine, ukupan iznos i uslove plaćanja. Pomaže vam da objasnite traženi iznos, ali samo njeno postojanje ne govori da li je kupac platio. Faktura dobavljača ima istu praktičnu svrhu kada je vaša prodavnica kupac.
Potvrda o uplati potvrđuje prijem novca. U zavisnosti od toga koliko je detaljna, može da prikaže i šta je kupljeno, gde i kada. Korisna je kada kupac postavi pitanje o kupovini, ali možda ne objašnjava raniji avans, preostali iznos za plaćanje ili sve pojedinosti dogovorene pre prodaje.
Zapis o plaćanju je dokaz sa strane platnog prometa, kao što je stavka kartične transakcije ili stavka na bankovnom izvodu. Njegov status i referentna oznaka pomažu da se utvrdi šta se dogodilo s novcem. Stavka transakcije možda ne opisuje robu, dok potvrda o uplati možda ne pokazuje da li je novac kasnije vraćen. Svaki dokument čitajte imajući u vidu pitanje na koje zaista može da odgovori.
Čuvajte dokaze zajedno, ali ne evidentirajte prihod tri puta
Čuvanje tri dokumenta ne znači evidentiranje tri prodaje. Oni mogu biti prateći dokazi za jednu kupovinu. Koristite doslednu referentnu oznaku prodaje ili fakture da ih povežete i jasno naznačite koji dokument opisuje zaduženje, a koji zapisi se odnose na plaćanje. Pre nego što promenite način vođenja evidencije, pitajte knjigovođu kako želi da te veze budu prikazane.
Nije za svaku prodaju na kasi potrebna zasebna faktura da bi ovaj način rada imao smisla. Dostupna dokumentacija može se sastojati od detaljnog računa sa kase i zapisa o plaćanju. Isto tako, faktura koja se plaća na rate može imati više povezanih zapisa o plaćanju. Organizujte dokaze koji zaista postoje umesto da pravite duplikate dokumenata samo da biste upotpunili komplet.
Hipotetički primer: avans i plaćanje pri preuzimanju
Zamislite prodavnicu opreme za dom koja prima porudžbinu za lampe u vrednosti od £240. Prodavnica izdaje fakturu koja opisuje porudžbinu. Kupac karticom plaća avans od £60, dobija potvrdu o uplati avansa, a zatim pri preuzimanju plaća preostalih £180 i dobija još jednu potvrdu o uplati. Oba plaćanja imaju sopstvene zapise o transakciji.
Faktura objašnjava zaduženje od £240. Dve potvrde o uplati potvrđuju primljene iznose, dok evidencija transakcija pomaže vlasniku da proveri ishode plaćanja. Pretraga samo po £240 ne bi otkrila da je plaćanje izvršeno u dva dela. Povezivanje svega sa referentnom oznakom porudžbine čini redosled razumljivim.
Uspešna provera ima jasan rezultat: osoba koja nije učestvovala u prodaji može da pronađe fakturu, identifikuje obe uplate i objasni zašto nema preostalog duga. Ako je jedna transakcija prikazana kao na čekanju, a ne kao završena, vlasnik treba da proveri njen trenutni status, umesto da pretpostavi da potvrda o uplati razrešava pitanje.
Proverite neslaganja pre nego što popunite praznine
Kada se evidencije ne slažu, počnite od referentne oznake i vremenskog sleda, a ne samo od iznosa. Dva kupca mogu potrošiti isti ukupan iznos, a datum plaćanja može se razlikovati od datuma kada novac bude evidentiran na računu. Objedinjena isplata takođe se može razlikovati od pojedinačne prodaje, pa pre donošenja zaključaka proverite dostupne detalje o transakcijama i isplatama.
Sačuvajte izvornu dokumentaciju i dodajte jasnu napomenu o svemu što je ostalo nerazjašnjeno. Nemojte neprimetno menjati dokument da biste uskladili iznose. Ako kupac pita da li je platio, objasnite šta možete da potvrdite, a šta još treba proveriti, bez otkrivanja podataka o transakcijama drugog kupca.
- Uporedite referentnu oznaku porudžbine ili fakture, iznos i relevantne datume.
- Proverite da li postoje avansi, plaćanja u više delova, povraćaji novca ili otkazani pokušaji plaćanja.
- Pročitajte evidentirani status plaćanja umesto da se oslanjate samo na snimak ekrana.
- Za nejasne ishode transakcija obratite se pružaocu platnih usluga, a za pitanja o knjiženju svom knjigovođi.
Pripremite dokumentacioni trag koji vaš knjigovođa može da prati
Odredite jedno stalno mesto za dokumentaciju o kupovini i prateće dokaze o plaćanju. Koristite smislene referentne oznake, održavajte datoteke čitljivim i zabeležite šta nedostaje. Dajte knjigovođi kratko objašnjenje izuzetaka, kao što su preneti avans ili povraćaj novca koji čeka razjašnjenje, umesto da ga ostavite da sam rekonstruiše šta se dogodilo.
NeroBooks pruža knjigovodstvene alate za poslovne evidencije, prihode, rashode, potvrde o uplati i izveštaje. Pre nego što usvojite određeni postupak povezivanja dokumenata ili evidentiranja, proverite koje su konkretne funkcije dostupne na vašem trenutnom nalogu. Sledeći korak je da sa knjigovođom pregledate jednu nedavnu prodaju i dogovorite kako treba organizovati prateću dokumentaciju.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Da li faktura označena kao plaćena zamenjuje evidenciju plaćanja?
Ona beleži potvrdu da je plaćanje primljeno, ali prateći dokazi o plaćanju pomažu da se objasni kada i kako je ono izvršeno. Sačuvajte prateću referentnu oznaku kada je dostupna, naročito za plaćanja na rate ili sporne ishode.
Da li svaka prodaja u prodavnici mora da ima tri zasebna dokumenta?
Ovo je pristup organizaciji dokumentacije, a ne tvrdnja o zakonskim obavezama. Neke prodaje imaju potvrdu o uplati i evidenciju plaćanja, ali ne i zasebnu fakturu. O zahtevima koji se odnose na vaše poslovanje posavetujte se sa odgovarajućim stručnjakom.
Šta ako nedostaje potvrda o uplati?
Sačuvajte dokumentaciju koju imate, zabeležite šta nedostaje i, gde je moguće, zatražite kopiju od izdavaoca. Pitajte knjigovođu koje mu je dodatno objašnjenje potrebno, umesto da izmišljate zamenski dokument.