Odredite šta pozivaoci mogu da reše bez frizera
Počnite od pitanja na koja vaš salon može dosledno da odgovori, na primer gde se može pronaći aktuelno radno vreme ili kako zatražiti povratni poziv. Podesite informacije koje ste spremni da podelite i proverite koji su jezici podržani za vaš nalog. Ako se radno vreme menja zbog praznika ili obuke osoblja, ažurirajte informacije koje dobijaju pozivaoci.
Pitanja koja zavise od konsultacija prepustite svom timu. Na primer, pozivalac koji pita da li je korekcija boje odgovarajuća za njega možda treba da razgovara sa frizerom o svojoj kosi i potrebnom vremenu. Odgovor na uobičajeno pitanje ne treba smatrati potvrdom rezervacije.
- Navedite česta pitanja i dogovorite odobreni odgovor za svako od njih.
- Odredite na koja pitanja treba odgovoriti povratnim pozivom ili prosleđivanjem poziva, ako je ta opcija omogućena.
Organizujte obradu zahteva van radnog vremena za naredni dan
Kada je salon zatvoren, koristan ishod je zahtev za povratni poziv sa dovoljno konteksta da bi član osoblja mogao da odgovori. Odlučite ko će pregledati zahteve na početku narednog radnog dana i kako će označiti da je neki zahtev obrađen. Recite pozivaocima šta mogu da očekuju, bez obećavanja roka za odgovor koji vaš tim ne može dosledno da ispuni.
Ako je prosleđivanje poziva omogućeno, odredite kada je primereno i ko može da primi poziv. Tokom zauzetog termina može biti praktičnije da se zatraži povratni poziv nego da se prekida rad frizera. Proverite dostupnost, brojeve telefona i opcije prosleđivanja poziva za svoj nalog i tržište sa NeroPay.
- Odredite osobu zaduženu za svakodnevni pregled zahteva i njenu zamenu.
- Zabeležite kontakt podatke pozivaoca i razlog poziva u evidenciju upita koju inače koristite.
Razlikujte upit, rezervaciju i uplatu
Zahtev za poziv započinje razgovor; ne potvrđuje da je termin rezervisan. Kada osoblje razgovara sa klijentom, može da zabeleži dogovorenu uslugu i vreme u sistemu salona za zakazivanje. Ako je potrebno uplatiti depozit ili izvršiti plaćanje, zabeležite njegov status odvojeno, umesto da pretpostavite da je plaćen samo zato što termin postoji.
Radi usaglašavanja, uporedite evidenciju obavljene usluge sa odgovarajućom evidencijom plaćanja i zabeležite sve razlike radi naknadne provere. Proverite da li je usluga izmenjena, da li je plaćanje obavljeno na drugi način ili je transakcija još nerešena. Nemojte evidentirati da je plaćanje primljeno dok to ne potkrepe vaše evidencije.
- U svim evidencijama koristite doslednu referencu, na primer ime klijenta i datum termina.
- Zadužite jednog člana tima za proveru neuparenih uplata.
Primer hipotetičkog termina za farbanje
Zamislite da salon u Mančesteru uveče primi poziv od osobe koja želi da zakaže farbanje kose. AI recepcija zabeleži zahtev za uzvratni poziv. Sledećeg jutra stilista uzvrati poziv, razgovara o usluzi i evidentira dogovoreni termin. Zatim se prvobitni zahtev označi kao obrađen.
Na dan zakazanog termina klijent odabere i tretman. Osoblje ažurira evidenciju usluge i prima uplatu uobičajenim postupkom salona. Na kraju dana upoređuje konačnu evidenciju usluge sa evidencijom plaćanja. Ako se iznosi ne podudaraju, proverava unos tretmana i transakciju pre nego što zaključi proveru razlike. Ovo je primer radnog postupka, a ne pretpostavka o integraciji.
Proverite da li postupak funkcioniše u praksi
Obavite nekoliko probnih poziva tokom radnog vremena i nakon zatvaranja. Postavite uobičajeno pitanje, zatražite uzvratni poziv i postavite pitanje na koje treba da odgovori stilista. Proverite da li su pružene informacije tačne i da li zahtev stiže do osobe zadužene za njegov pregled.
Korisna provera uspešnosti jeste da li osoblje može da prati probni zahtev od prvobitnog poziva do odgovora, a zatim da razlikuje eventualni termin od evidencije plaćanja za njega. Ako se zahtev propusti ili predaja nije jasna, prilagodite postupak i ponovite probu. Pitajte NeroPay koje su funkcije i opcije preusmeravanja dostupne pre nego što se oslonite na određeni radni postupak.
- Redovno proveravajte nerešene zahteve za uzvratni poziv i razlike u plaćanjima.
- Ažurirajte podešene informacije kada se promene usluge ili radno vreme.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Može li AI recepcija da potvrdi rezervaciju u salonu?
Odobrene mogućnosti obuhvataju odgovaranje na uobičajene pozive, beleženje zahteva za uzvratni poziv i prosleđivanje poziva kada je ta opcija omogućena. Smatrajte zahtev nepotvrđenim dok vaš tim ne evidentira i potvrdi termin uobičajenim postupkom.
Može li da odgovara na pozive van radnog vremena?
Može da koristi podešeno radno vreme i informacije o poslovanju za odgovaranje na uobičajene pozive. Proverite dostupnost i odgovarajuće telefonske opcije i opcije preusmeravanja za svoj nalog i tržište.
Da li zahtev za uzvratni poziv pokazuje da je klijent platio?
Ne. Zasebno proverite odgovarajuću evidenciju plaćanja i istražite svako nepodudaranje sa terminom ili obavljenom uslugom.
Da li će se AI recepcija povezati sa mojim sistemom za zakazivanje ili plaćanje?
Integracije zavise od naloga i tržišta. Pitajte NeroPay šta je dostupno, umesto da pretpostavite da će se informacije prenositi između sistema.