Odaberite na koja pitanja treba automatski odgovarati
Počnite od pitanja na koja vaš tim može dosledno da odgovori, kao što su kada se salon otvara, gde se nalazi i koje usluge nudi. Pružite AI recepciji sažete i ažurne informacije, uključujući razlike između uobičajenog radnog vremena i planiranih zatvaranja. Proverite da li pozivaoci mogu da razumeju odgovor bez potrebe da isto pitanje postave na drugi način.
Upite koji zahtevaju procenu prepustite svom timu. Na primer, pozivalac koji pita da li mu određena frizura odgovara možda će morati da razgovara s berberom. Ako je prosleđivanje poziva omogućeno, odredite kada treba da se koristi; u suprotnom, ponudite mogućnost zahteva za povratni poziv. Proverite koji su jezici dostupni za vaš nalog, umesto da pretpostavite da svakom pozivaocu možete da pružite uslugu na jeziku koji želi.
Učinite telefonski razgovor pristupačnim kada je salon zauzet ili zatvoren
Koristan uvodni odgovor treba da obavesti pozivaoce o dostupnoj pomoći. Ponudite jednostavne opcije i objasnite kako mogu da dođu do zaposlenog ili zatraže povratni poziv. Nemojte očekivati da pozivaoci znaju nazive vaših usluga: neko može da traži skraćivanje kose, umesto da upotrebi naziv sa vašeg cenovnika. U podešenim informacijama koristite jednostavne opise.
Van radnog vremena jasno navedite da je salon zatvoren i objasnite šta sledi. Odlučite ko će pregledati zahteve za povratni poziv i kada, a zatim pozivaocima saopštite realno očekivano vreme. Proverite da li postoji izvodljiva alternativa za one koji ne mogu da završe telefonski razgovor, koristeći načine kontakta koje vaše preduzeće već nudi.
- Navedite uobičajena pitanja koja bi pozivalac mogao da postavi dok je berberin zauzet mušterijom.
- Dogovorite se kada je povratni poziv bolja opcija od neposrednog prosleđivanja poziva.
- Proveravajte podešeno radno vreme svaki put kada salon promeni raspored.
Primer zahteva za povratni poziv u berberskom salonu u Berlinu
Zamislite berbernicu koja prima pozive mušterija iz Berlina i Brandenburga. Nakon zatvaranja, mušterija zove da pita da li berbernica može da pomogne oko određene frizure. Unete informacije obuhvataju radno vreme i opšte usluge, ali ne mogu da odgovore na to konkretno pitanje. Mušterija traži da joj se uzvrati poziv i ostavlja broj telefona i kratak opis onoga o čemu želi da razgovara.
Sledećeg jutra, član tima zadužen za uzvraćanje poziva pregledava zahtev i prosleđuje ga berberu koji može da odgovori. Kontaktiraju mušteriju i beleže da li je upit rešen ili je potrebno dodatno praćenje. Berbernica ne tretira zahtev za uzvraćanje poziva kao potvrđen termin; eventualni termin zakazuje se zasebno, kroz postojeći postupak.
Testirajte iskustvo i pregledajte rezultate
Pre nego što počnete da se oslanjate na uslugu, obavite probne pozive sa uobičajenim pitanjima. Pitajte za radno vreme, opišite frizuru bez korišćenja termina koje berbernica upotrebljava i pozovite nakon zatvaranja. Ako su jezici koje usluga podržava važni vašim mušterijama, isprobajte dostupne opcije uz pomoć osobe koja može da proceni da li su odgovori jasni.
Praktična provera uspešnosti jeste da li pozivalac dobija tačno radno vreme ili dospeva do predviđenog kanala za uzvraćanje poziva ili prosleđivanje, kao i da li tim može da postupi po zahtevu, a da ne mora da nagađa šta on znači. Pregledajte propuštene ili nejasne upite, ažurirajte unete informacije i ponovite test. Zamolite tim NeroPay da potvrdi dostupnost, brojeve telefona, usmeravanje poziva i sve integracije za vaš nalog u Nemačkoj pre planiranja uvođenja usluge.
- Pozovite tokom radnog vremena, a zatim ponovo nakon zatvaranja.
- Zamolite kolegu da zatraži uzvraćanje poziva i proverite šta tim dobija.
- Zabeležite nejasne odgovore i ažurirajte odgovarajuće poslovne informacije.
DOBRO JE ZNATI
Česta pitanja
Može li AI Reception da odgovara na pozive dok berberin radi?
Može da odgovara na uobičajene pozive koristeći poslovne informacije i radno vreme koje unesete. Pre nego što odlučite kako će pozivi stizati do njega, proverite koje su opcije usmeravanja poziva dostupne za vaš nalog.
Mogu li pozivaoci da razgovaraju sa osobom?
Pozivi se mogu proslediti kada je ta funkcija omogućena. Mogu se zabeležiti i zahtevi za uzvraćanje poziva. Proverite koje su opcije dostupne za vaš nalog i tržište i odlučite ko će odgovarati.
Da li će zahtev za uzvraćanje poziva otvoriti termin?
Nemojte pretpostavljati da hoće. Tretirajte zahtev kao upit i zakažite eventualni termin kroz postojeći postupak zakazivanja, osim ako tim NeroPay ne potvrdi da je dostupna odgovarajuća integracija.
Na kojim jezicima mušterije mogu da razgovaraju?
AI Reception može da koristi podržane jezike, ali treba da proverite koje su opcije dostupne za vaš nalog. Isprobajte jezike koje nameravate da ponudite i jasno navedite drugi način kontakta za pozivaoce kojima je potreban.