1. Filloni me faturën, jo me përfituesin e ruajtur
Mblidhni faturën dhe dokumentet e blerjeve përpara se të nisni procesin e transfertës. Kontrolloni se cilit furnitor i detyroheni pagesën, çfarë mbulon fatura dhe nëse është paguar tashmë. Për një tregtar me pakicë që merr disa dërgesa çdo javë, një fletëdorëzim mund të ndihmojë në konfirmimin e mallrave të marra, por nuk duhet ngatërruar me një kërkesë të veçantë për pagesë.
NeroBusiness është një llogari biznesi brenda NeroPay, që u nënshtrohet kritereve të pranueshmërisë dhe përfundimit të kontrolleve të llogarisë. Ajo mbështet përfitues të ruajtur dhe transferta dalëse, por konfigurimi është i veçantë nga llogaria e pagesave. Përpara se të planifikoni një pagesë për furnitorin, sigurohuni që llogaria juaj e biznesit të jetë gati dhe shqyrtoni kushtet aktuale për tarifat dhe kufijtë përkatës. NeroPay nuk është bankë.
- Përputhni faturën me furnitorin dhe porosinë ose dërgesën përkatëse.
- Kontrolloni regjistrat tuaj për ndonjë pagesë të mëparshme ose çështje të pazgjidhur.
- Mbajeni faturën të arritshme gjatë përgatitjes së transfertës.
2. Verifikoni marrësin përpara se të ripërdorni një përfitues
Një përfitues i ruajtur është i dobishëm për një furnitor të rregullt mallrash, sepse mund të zgjidhni të dhënat ekzistuese në vend që t’i vendosni sërish. Megjithatë, emrat tregtarë të ngjashëm, degët e ndryshme ose një marrëdhënie e vjetër me një furnitor mund të çojnë në përzgjedhjen e gabuar. Krahasoni emrin e llogarisë së marrësit të synuar, kodin e degës bankare dhe numrin e llogarisë me të dhënat që keni verifikuar në mënyrë të pavarur.
Trajtojeni një kërkesë për ndryshimin e të dhënave bankare si arsye për të ndaluar përkohësisht. Kontaktoni furnitorin nëpërmjet një numri të besuar më parë ose një kanali të vendosur kontakti, në vend që të mbështeteni vetëm te të dhënat në kërkesën për ndryshim. Nëse ekipi juaj mban një regjistër të veçantë furnitorësh, shënoni kur janë kontrolluar të dhënat dhe nga kush; mos supozoni se ky informacion ruhet te përfituesi i ruajtur.
- Zgjidhni përfituesin vetëm pasi të keni konfirmuar identitetin e furnitorit.
- Krahasoni të dhënat e llogarisë, jo vetëm emrin e shfaqur.
- Sqaroni të dhënat e ndryshuara ose që nuk përputhen përpara se të autorizoni një transfertë.
3. Zgjidhni një referencë që furnitori mund ta rakordojë
Referenca e pagesës duhet ta ndihmojë furnitorin të lidhë paratë e marra me llogarinë ose faturën tuaj. Ndiqni udhëzimet e tij: disa kërkojnë numrin e faturës, ndërsa të tjerë përdorin një kod të llogarisë së klientit. Mbajini veçmas shënimet tuaja për blerjen nëse ato do ta bënin referencën e pagesës më të vështirë për t’u njohur nga furnitori.
Shembull hipotetik: një dyqan detyrohet të paguajë £428.60 për një dërgesë ambalazhesh. Numri i faturës është PK-1842, por furnitori u kërkon klientëve të shënojnë kodin e llogarisë së tyre, SHOP27. Pronari përdor SHOP27 si referencë të transfertës dhe regjistron PK-1842 krahas pagesës në regjistrat e dyqanit. Nëse paguan disa fatura së bashku, pronari fillimisht bie dakord me furnitorin për referencën dhe dërgon një zbërthim të veçantë të pagesës përmes kanalit të zakonshëm të kontaktit me furnitorin.
- Lexoni udhëzimet e pagesës në faturë ose në kushtet e rëna dakord me furnitorin.
- Kontrolloni referencën për karaktere që mungojnë ose gabime shtypi.
- Nëse referenca e kërkuar është e paqartë, pyesni përpara se të dërgoni pagesën.
4. Shqyrtoni fondet, shumën dhe tarifën përpara konfirmimit
Kontrolloni gjendjen e disponueshme, në vend që t’i konsideroni fondet në pritje si të gatshme për t’u shpenzuar. NeroBusiness bën dallimin ndërmjet gjendjes së disponueshme dhe asaj në pritje dhe mundëson lëvizjen e fondeve të disponueshme për pagesa. Nëse ju duhet të lëvizni fonde përpara se të paguani, kontrolloni që gjendja e disponueshme pas kësaj të jetë e mjaftueshme, në vend që të supozoni se lëvizja i ka bërë ato gati për përdorim.
Krahasoni shumën e transfertës me faturën dhe çdo rregullim të rënë dakord. Shqyrtoni çdo tarifë të shfaqur dhe të dhënat përfundimtare përpara se të konfirmoni. Në shembullin hipotetik të ambalazheve, pronari kontrollon që £428.60 po i dërgohet furnitorit të verifikuar me referencën SHOP27. Nëse shuma, marrësi, tarifa ose referenca nuk është ajo që prisnit, ndaloni dhe sqaroni mospërputhjen, në vend që ta kryeni transfertën nën presion.
- Kontrolloni nëse fondet e disponueshme mbulojnë pagesën dhe çdo tarifë të zbatueshme.
- Rilexoni marrësin, shumën, referencën dhe tarifën e shfaqur.
- Konfirmoni vetëm kur të dhënat përputhen me pagesën që synoni të kryeni.
5. Konfirmoni rezultatin dhe mbyllni regjistrimin
Pasi ta dërgoni, lexoni rezultatin e shfaqur dhe kontrolloni pamjen e aktivitetit. Mos e shënoni një faturë si të paguar vetëm sepse shtypët butonin e konfirmimit. Një shenjë e verifikueshme suksesi është një rezultat transferte që tregon përfundimin e saj, me të dhëna aktiviteti që përputhen me furnitorin, shumën dhe referencën e synuar. Kjo nuk zëvendëson konfirmimin nga furnitori se pagesa është regjistruar kundrejt faturës, nëse ai më vonë kërkon sqarime për të.
Nëse rezultati është i paqartë, kontrolloni aktivitetin përpara se të provoni sërish, për të shmangur një pagesë të dyfishtë. Mbajini zërat e pazgjidhur qartësisht të veçuar në regjistrat tuaj dhe kontaktoni mbështetjen përmes kanalit tuaj të zakonshëm të NeroPay nëse nuk mund ta përcaktoni rezultatin. Pasi pagesa të konfirmohet, regjistrojeni kundrejt faturës; pasqyrat CSV mund të ndihmojnë në rakordimin e mëvonshëm. Hapi juaj i radhës është të zgjidhni një faturë të ardhshme furnitori dhe t’i kryeni këto kontrolle përpara ciklit tuaj të ardhshëm të pagesave.
ËSHTË MIRË TË DIHET
Pyetje të shpeshta
A mund të mbështetem te një përfitues i ruajtur për pagesa të përsëritura?
Përdoreni si pikënisje, jo si provë se çdo e dhënë është ende e saktë. Kontrolloni që marrësi përputhet me faturën dhe verifikoni në mënyrë të pavarur çdo ndryshim të kërkuar të llogarisë përpara se të paguani.
A duhet të përdor emrin e dyqanit tim apo numrin e faturës si referencë?
Përdorni referencën që kërkon furnitori. Nëse nuk jepen udhëzime, pyesni se cila referencë do ta ndihmojë ta regjistrojë pagesën saktë, në vend që ta hamendësoni.
Po nëse rezultati i transfertës është i paqartë?
Kontrolloni pamjen e aktivitetit dhe shmangni dërgimin e menjëhershëm të një transferte tjetër. Mbajeni faturën të pazgjidhur në regjistrat tuaj derisa të përcaktoni rezultatin, duke kërkuar mbështetje nëse është e nevojshme.
A mund ta paguaj një furnitor duke përdorur fonde në pritje?
Mos i llogaritni fondet në pritje si të disponueshme. Kontrolloni gjendjen e disponueshme përpara se të konfirmoni një transfertë dhe shqyrtoni kushtet aktuale të llogarisë për tarifat dhe kufijtë e zbatueshëm.