1. Rivedi il profilo e completa le verifiche ancora in sospeso
Inizia dalle informazioni aziendali che hai fornito. Rileggile confrontandole con la tua documentazione, anziché affidarti alla memoria. Controlla che non ci siano informazioni incomplete, errori di digitazione o dati che non rispecchiano più la situazione dell’azienda. Il completamento del profilo e quello delle verifiche sul conto sono due cose distinte: non dare per scontato che l’inserimento delle informazioni significhi che il conto sia pronto.
Se una fase richiede attenzione, segui la richiesta visualizzata nel tuo conto o contatta NeroPay per chiarimenti. Chiedi cosa manca ancora e chi deve fornirlo. Evita di pianificare l’avvio basandoti su una data di apertura presunta, perché la possibilità di procedere dipende dall’idoneità e dal completamento delle verifiche.
- Rivedi le informazioni del profilo fornite per la tua azienda.
- Individua le eventuali richieste ancora in sospeso e incarica qualcuno di rispondere.
- Conferma lo stato del conto prima di passare alle istruzioni di pagamento per i clienti.
2. Conferma quali coordinate bancarie devono usare i clienti
NeroBusiness consente di ricevere bonifici tramite le coordinate bancarie britanniche assegnate. Una volta assegnate, controllale direttamente nel tuo conto prima di inserirle in una fattura o inviarle a un cliente. Non sostituirle con coordinate tratte da una precedente richiesta, da un vecchio messaggio o da un altro conto.
Mantieni distinta la configurazione di NeroBusiness da quella del tuo conto di pagamento. Se i tuoi servizi di pagamento sono già operativi ma non sono ancora state fornite le coordinate bancarie del Regno Unito per NeroBusiness, non considerare la loro assenza un problema di copia. Verifica lo stato della configurazione con NeroPay. Quando aggiorni le istruzioni per i clienti, controlla tutti i punti in cui compaiono le coordinate bancarie, per evitare di fornire informazioni contrastanti.
- Verifica che le coordinate fornite corrispondano a quelle del conto prima di condividerle.
- Controlla i modelli di fattura e le istruzioni di pagamento salvate per i clienti.
- Se le coordinate mancano o non sono chiare, risolvi il problema prima di richiedere un bonifico.
3. Assegna un responsabile preciso a ogni attività finanziaria
Concordate chi controlla i bonifici in entrata, chi verifica le coordinate dei fornitori e chi prepara la documentazione per chi si occupa della contabilità. Si tratta di responsabilità del team, non di autorizzazioni del conto da dare per scontate. Conferma con NeroPay le modalità di accesso disponibili per la tua attività, anziché presumere che ogni membro del team possa avere un determinato ruolo o una specifica impostazione di approvazione.
I beneficiari salvati possono agevolare i bonifici in uscita ricorrenti, ma il salvataggio deve avvenire solo dopo un'attenta verifica delle coordinate del destinatario. Concordate come il team verificherà le istruzioni di pagamento nuove o modificate tramite un canale di contatto affidabile. Mantieni chiare le responsabilità anche quando una persona svolge più compiti e non condividere le credenziali di accesso per semplificare le operazioni.
- Designa un responsabile per i pagamenti in entrata, i bonifici in uscita e la conservazione degli estratti conto.
- Concordate come verificare le coordinate dei beneficiari nuove o modificate.
- Conferma le modalità di accesso prima di assegnare i compiti relativi al conto.
4. Controlla i fondi disponibili prima di pianificare i bonifici
Il saldo disponibile e quello in attesa sono diversi. Prima di effettuare un bonifico in uscita o spostare i fondi disponibili per i pagamenti, controlla l'importo disponibile senza considerare ogni saldo visualizzato come denaro pronto all'uso. Non promettere un pagamento a un fornitore basandoti soltanto su un importo in attesa.
Consulta le condizioni aggiornate del conto relative a piani, commissioni, limiti e disponibilità delle carte prima di definire la tua routine operativa. Una procedura di bonifico adatta a pagamenti occasionali ai fornitori può richiedere controlli diversi rispetto a quelli necessari per i pagamenti quotidiani. Se non è possibile procedere con un bonifico, controlla il saldo disponibile e i limiti applicabili, quindi contatta NeroPay se il motivo rimane poco chiaro. Non dare per scontato che il regolamento o la ricezione siano istantanei.
5. Metti alla prova la procedura e conserva una documentazione utilizzabile
Esempio ipotetico: una nuova attività di cartoleria ha completato le verifiche del conto e ricevuto le coordinate bancarie del Regno Unito. Il titolare verifica tali coordinate prima di inviare una fattura a un cliente. Un collega è responsabile del controllo dei movimenti, mentre il titolare gestisce i bonifici in uscita. Quando compare il bonifico del cliente, lo confrontano con la fattura anziché basarsi soltanto sulla dichiarazione del cliente di averlo inviato.
La conferma verificabile del buon esito è un bonifico registrato nei movimenti che il team può abbinare alla relativa registrazione aziendale. Controlla separatamente il saldo disponibile prima di decidere quali pagamenti effettuare. Esporta un estratto conto in formato CSV e verifica che la persona responsabile della tenuta dei registri possa utilizzarlo. Se qualcosa non corrisponde, annota l'importo, la data e il riferimento e chiedi assistenza a NeroPay, senza inviare password o altre credenziali di sicurezza.
- Abbina il primo bonifico ricevuto alla fattura o alla registrazione pertinente.
- Controlla i movimenti ed esporta un estratto conto in formato CSV da conservare nei tuoi archivi.
- Risolvi eventuali discrepanze prima di affidarti alla stessa routine per i pagamenti successivi.
BENE A SAPERSI
Domande frequenti
NeroBusiness è pronto quando il mio conto di pagamento è pronto?
Non necessariamente. La configurazione di NeroBusiness è separata da quella del tuo conto di pagamento. Prima di utilizzarlo per ricevere bonifici, conferma il suo stato specifico, il completamento delle verifiche e l'avvenuta fornitura delle coordinate bancarie del Regno Unito.
Cosa devo fare se non mi sono ancora state assegnate le coordinate del conto nel Regno Unito?
Verifica le richieste di configurazione ancora da completare e contatta NeroPay se il passaggio successivo non è chiaro. Non creare istruzioni di pagamento per i clienti utilizzando coordinate presunte.
Posso utilizzare un saldo in sospeso per un bonifico in uscita?
Non considerare disponibili i fondi in sospeso. Verifica il saldo disponibile e le condizioni vigenti del conto prima di pianificare un bonifico in uscita o spostare fondi destinati ai pagamenti.
NeroPay è una banca?
No. NeroPay non è una banca. NeroBusiness è un conto aziendale all'interno di NeroPay, soggetto ai requisiti di idoneità, al completamento delle verifiche sul conto e alle condizioni vigenti del conto.