Terminal prilagodite poteku obravnave
Recepcijski pult zaposlenim zagotavlja stalno mesto, kjer lahko potrdijo opravljeno storitev, sprejmejo plačilo in ponudijo potrdilo. Če se več obravnav konča hkrati, pa lahko nastane čakalna vrsta. Pri storitvah, med katerimi stranka sedi, ali v zasebnih prostorih je morda primerneje terminal prinesti do stranke, vendar zaposleni še vedno potrebujejo zanesljiv način povezovanja plačila s pravo obravnavo.
Za obiske zunaj svojih poslovnih prostorov se pozanimajte, katere prenosne naprave in možnosti povezave so na voljo. Primerjajte potrebe glede baterije, možnosti prenašanja in poznejši dostop do evidenc plačil. NeroPay ponuja plačilne terminale in plačilne storitve; pred izbiro pri ekipi preverite podprte naprave, razpoložljivost in poslovne pogoje.
Preizkusite povezljivost tam, kjer plačila dejansko potekajo
Povezljivosti ne ocenjujte le pri recepcijskem pultu. V prostoru za obravnave v zadnjem delu objekta, studiu v nadstropju ali na naslovu stranke so lahko razmere drugačne. Vprašajte, ali predlagani terminal uporablja Wi-Fi, mobilno povezavo ali drugo podprto povezavo in kaj se zgodi, če ta povezava prekine.
Prosite za prikaz preverjanja stanja transakcij, ki je na voljo na predlagani napravi. Zaposleni morajo znati ugotoviti, ali je bilo plačilo zaključeno, preden stranko prosijo za ponoven poskus. Ne predpostavljajte, da sta podprta sprejemanje plačil brez povezave ali samodejno preklapljanje med povezavami.
- Navedite vse predvidene lokacije za sprejemanje plačil.
- Kjer je izvedljivo, preverite predlagano povezavo na teh lokacijah.
- Dogovorite se, na koga naj se zaposleni obrnejo, kadar izid plačila ostaja nejasen.
Dan zaključite na podlagi evidenc obravnav, ne po spominu
Obravnava, označena kot zaključena, ni nujno tudi plačana, skupni znesek na terminalu pa sam po sebi ne pojasni vsake rezervacije. Pred zaključkom dneva primerjajte zaključene obravnave z zabeleženimi izidi plačil. Če so za vaše poslovanje relevantni gotovina, kartična plačila, predplačila in neporavnani zneski, jih vodite ločeno.
V svojih evidencah uporabljajte enotno referenco, da lahko poteku sledi tudi drug pooblaščeni sodelavec. Ne predpostavljajte, da se evidence rezervacij in terminala samodejno sinhronizirajo: vprašajte, katere povezave so podprte. Nerešene postavke zabeležite, namesto da spreminjate zneske zgolj zato, da bi se seštevki ujemali.
- Preglejte zaključene termine in pričakovane preostale zneske za plačilo.
- Primerjajte evidentirana kartična plačila z razpoložljivo evidenco transakcij na terminalu.
- Ločeno preverite vračila, neuspešne poskuse in nejasne izide.
- Zabeležite vsako nepojasnjeno razliko, osebo, odgovorno zanjo, in naslednje preverjanje.
Praktični primer: plačilo manjka v evidenci rezervacij
Hipotetični primer: kozmetični studio v Prestwichu zaključi osem terminov. Ena stranka dolguje €45 po predhodnem predplačilu v višini €15 za storitev v vrednosti €60. Evidenca terminala kaže uspešno plačilo v višini €45, v evidenci termina pa je še vedno prikazan neporavnani znesek €45, ker je bilo delo osebe na recepciji prekinjeno.
Ob zaključku dneva odgovorna oseba preveri referenco termina, znesek, čas in razpoložljive podatke o transakciji, preden popravi interno evidenco. Od stranke ne zahteva ponovnega plačila zgolj zato, ker je rezervacija še vedno videti neplačana. Uspešnost preverjanja je razvidna: za vsak zaključen termin je stanje plačila pojasnjeno, za vsako preostalo razliko pa je dokumentiran naslednji ukrep.
Pred primerjavo ponudb zastavite vprašanja o nakazovanju sredstev
Dnevni iztržek iz kartičnih plačil in znesek, ki prispe na vaš bančni račun, sta različni postavki za usklajevanje. Pozanimajte se o času poravnave, presečnih urah, koncih tedna, načinu prikaza stroškov in vplivu vračil na predložene evidence. Preverite, katera poročila so na voljo, namesto da predpostavljate, da se bo današnji seštevek terminala ujemal z jutrišnjim prilivom na bančni račun.
Če potrebujete tudi programsko opremo za rezervacije ali blagajno, se pozanimajte o pogojih za upravičenost. Ob kartičnem terminalu NeroPay, ki izpolnjuje pogoje, je lahko programska oprema NeroPOS, NeroWeb in NeroBooking vključena brez dodatne naročnine za programsko opremo. Stroški terminala, stroški obdelave plačil, pogoji za upravičenost in veljavni pogoji še vedno veljajo. Z ekipo preverite ustreznost in morebitne potrebne povezave.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali lahko en terminal uporabljamo na recepciji in v prostorih za nego?
Morda, odvisno od naprave, povezljivosti in dostopa osebja. Preverite, ali premikanje terminala povzroča zamude, ko se več terminov konča hkrati, in potrdite zmogljivosti predlagane naprave.
Ali naj plačilo ponovimo, če odziv na zaslonu ni jasen?
Najprej preverite stanje transakcije po postopku, ki ga podpira ponudnik. Če izid ostaja nejasen, uporabite dogovorjeno pot za podporo, namesto da predpostavljate, da plačilo ni uspelo.
Ali zaključek terminala pomeni, da so sredstva že poravnana?
Tega ne predpostavljajte. Preverite ponudnikove postopke zaključevanja in poravnave, nato pa ločeno uskladite evidence transakcij in prilive na bančni račun.