1. Ugotovite, kateri račun je videti napačen
Stranko ali sodelavca vprašajte, kaj je videti napačno: neznano ime izdelka, manjkajoča možnost, nepričakovana količina, znesek ali sam natisnjeni račun. Izvirni račun imejte pri roki. Sicer pravilnega naročila ne spreminjajte zgolj zato, da bi se njegovo besedilo ujemalo z drugim dokumentom.
Račun za naročilo in potrdilo o kartičnem plačilu imata različna namena. Prvi opisuje nakup, drugo pa beleži podatke o plačilu. Njune reference se lahko razlikujejo, zato ne pričakujte, da se bodo vsi identifikatorji ujemali. Na podlagi razpoložljivih podrobnosti naročila, časa, zneska in podatkov o transakciji skupaj ugotovite, ali se nanašata na isti nakup.
- Izvirno naročilo poiščite s podatki, ki so na voljo v vašem sistemu.
- S stranko potrdite datum, približni čas in znesek.
- Zabeležite natančno neskladje, namesto da celoten račun označite kot napačen.
2. Primerjajte imena izdelkov, količine in izbrane možnosti
Vsako vrstico naročila primerjajte z računom. Preverite, ali je ime skrajšano, ali so ponovljeni izdelki združeni v eno postavko z ustrezno količino in ali je možnost navedena ločeno. Stranka morda prepozna oznako na polici, ne pa poimenovanja v zapisu izdelka. To je težava z razumljivostjo in ne samodejno dokaz o nepravilni prodaji.
NeroPOS omogoča upravljanje izdelkov in naročil, možnosti, nadzor zalog ter postopke za izdajo računov. Preden se odločite, kaj spremeniti, preverite ustrezne zapise izdelkov in možnosti. Videz računov in podprte oblike izpisa so odvisni od namestitve; ne predpostavljajte, da je določeno polje ali nastavitev postavitve na voljo.
- Primerjajte vsako postavko in količino, vključno s ponovljenimi izdelki.
- Vsako izbrano možnost preverite glede na zabeleženo naročilo.
- Primerjajte zneske posameznih postavk in končni skupni znesek ter zabeležite morebitne nepojasnjene razlike.
3. Ločite manjkajoče podatke od težave pri tiskanju
Jasno natisnjen račun z nepričakovanim besedilom zahteva drugačno preverjanje kot bledo besedilo, odrezana vrstica ali delno natisnjena stran. Če je na voljo drug prikaz ali izpis računa, ga primerjajte s papirnim izvodom. Če iste informacije manjkajo v obeh, začnite s preverjanjem naročila in postopka izdaje računa, namesto da predpostavite fizično okvaro tiskalnika.
Pri poškodovanem ali nepopolnem izpisu upoštevajte navodila proizvajalca naprave za preverjanje in odobreni postopek vaše poslovalnice. Podprti načini tiskanja, kuhinjski zasloni in integracije so odvisni od nastavitev. Ne spreminjajte več nastavitev hkrati: z eno nadzorovano spremembo lažje ugotovite, kaj je pomagalo, in razveljavite neuspešno prilagoditev.
- Zabeležite, ali se težava nanaša na besedilo, postavitev ali kakovost tiskanja.
- V skladu z navodili za napravo preverite papir, do katerega lahko dostopate, in stanje naprave.
- Če je ponovno tiskanje podprto, shranite izvirnik in ob predaji novi izvod označite kot dvojnik.
4. Preverite dokazila o plačilu, ne da bi ponovno sprejeli plačilo
Nenavaden videz računa sam po sebi ni dokaz, da plačilo ni uspelo. Če obstaja dvom o plačanem znesku ali o tem, ali je bilo plačilo zaključeno, preverite razpoložljivo evidenco plačila po odobrenem postopku. Od stranke ne zahtevajte ponovnega plačila zgolj zato, ker je opis postavke neznan ali račun nepopoln.
Hipotetični primer: stranka kupi dva sendviča, enega z dodatnim nadevom. V naročilu sta zabeležena oba sendviča in izbrani dodatek, vendar je na papirnem računu uporabljeno skrajšano ime izdelka, zato stranka ne more prepoznati svoje izbire. Najprej primerjajte naročilo, količine in skupni znesek. Če se ujemajo tudi dokazila o plačilu, preverite jasnost računa, namesto da zahtevate novo plačilo. Če dodatek manjka že v samem naročilu, preverite vnos naročila.
- Primerjajte znesek naročila z ustreznimi dokazili o plačilu.
- Če si evidence nasprotujejo ali stanje ni jasno, pred spremembo, povezano s plačilom, vključite odgovornega sodelavca ali ekipo za podporo.
5. Težavo predajte v nadaljnjo obravnavo z dokazili in preverite rezultat
Če vzrok ostaja nejasen, podpori pošljite kratek opis pričakovanega in dejanskega rezultata. Po odobrenem kanalu posredujte referenco naročila, čas, zadevne postavke in primer računa. Če je težava povezana s tiskanjem, navedite podatke o napravi ter odstranite nepotrebne podatke o stranki ali plačilu.
Pri naročilu NeroWeb navedite njegov vir in pojasnite, kje se neskladje prvič pojavi. Za naročila NeroWeb se lahko uporabi obstoječi postopek izpolnitve naročil, vendar je treba potrditi dejanski potek in podprte naprave. Po dogovorjenem popravku z odobrenim preizkusom ali naslednjim primernim naročilom primerjajte zapis in račun. Preverjanje je uspešno, ko so postavke, količine, izbire in skupni znesek jasni in skladni ter je pojasnjena morebitna razlika v referenci plačila.
- Navedite, ali težava vpliva na eno ali več naročil.
- Zabeležite vsako opravljeno spremembo in rezultat naknadnega preverjanja.
- Če težava ostaja nerešena, naslednji izmeni jasno predajte vse potrebne informacije.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali račun, ki je videti napačen, pomeni, da je bil stranki zaračunan napačen znesek?
Ne nujno. Ločeno preverite znesek naročila in dokazila o plačilu. Težave z besedilom ali tiskanjem same po sebi ne dokazujejo, da je bil zaračunani znesek napačen.
Ali naj takoj spremenim ime izdelka?
Najprej preverite, iz katerega zapisa izvira besedilo in ali bi njegova sprememba lahko vplivala na druge delovne postopke. Uporabite odobreni postopek in preverite naslednji račun.
Kaj naj povem stranki med preverjanjem?
Pojasnite konkretno težavo: na primer, da preverjate, ali se skrajšani opis izdelka ujema z njenim naročilom. Ne trdite, da plačilo ni uspelo, dokler dokazi ne podpirajo takšnega sklepa.