1. Pred evidentiranjem dobave preverite prvotno naročilo
Izhajajte iz dogovorjenega naročila stranke, ne iz komisionirnega lista ali voznikovega spomina. Preverite podatke o stranki, sklic na naročilo, opise artiklov, količine in merske enote. Deset zabojev in deset posameznih kosov pomenita različni navodili, tudi če je opis izdelka videti enak.
Prvotne količine ohranite kot izhodišče. Če stranka spremeni naročilo, to spremembo ločite od manjkajoče dobave: artikel, ki je po dogovoru preklican, ni enako kot artikel, ki ga je še treba dobaviti. Kadar delovna evidenca te razlike ne more jasno prikazati, vodite spremljevalno evidenco po dogovorjenem postopku vaše ekipe.
- Poiščite dogovorjeno naročilo in preverite morebitne poznejše spremembe stranke.
- Potrdite mersko enoto za vsako zadevno postavko.
- Določite, kdo bo po dobavi vodil evidenco preostalih nedobavljenih količin.
2. Preverite, kako deluje vaš omogočeni potek dela z dokumenti
NeroTrade podpira veleprodajne poteke dela, vključno z dobavnicami, računi poslovnih strank, izdanimi računi, izpiski, dostavnimi potmi in prevzemi. Pred izbiro postopka preverite, katere funkcije so omogočene za vaše podjetje. Te zmožnosti same po sebi ne potrjujejo, ali vaša konfiguracija ohranja preostale nedobavljene količine naročila, povezuje več dobavnic z enim naročilom ali prenaša nedobavljene količine naprej.
Z osebo, odgovorno za vašo nastavitev, preglejte dejanski postopek. Če so povezani dokumenti na voljo, preverite, kako sklici ostanejo vidni. Če niso, se dogovorite za nadzorovano evidenco nedobavljenih artiklov, ki navaja prvotno naročilo in sklic na vsako dobavo. Cilj je sledljivost, ne drugo naročilo, ki bi ga lahko pomotoma ponovno izpolnili.
- Preverite, kako se prvotno naročilo ohrani po izdelavi prvega dobavnega dokumenta.
- Potrdite, kje se bodo beležile in pregledovale preostale količine.
- Določite, kako se obravnavajo popravki, ne da bi se pri tem zabrisalo, kaj se je zgodilo.
3. Evidentirajte, kaj je prispelo, ne le, kaj je zapustilo skladišče
Komisioniranje, odprema in dostava so ločeni dogodki. Količina, naložena na vozilo, ni nujno enaka količini, ki jo je stranka prevzela. Po dogovorjenem postopku zabeležite dejanski izid, vključno z manjkajočim, zavrnjenim ali poškodovanim blagom. Jasno navedite datum dostave in referenco dokumenta, da bo mogoče poznejše poizvedbe povezati s pravim obiskom.
Hipotetični primer: kavarna naroči 12 zabojev soka in osem zabojev vode z naročilom W1042. Ob prvi dostavi prevzame devet zabojev soka in vseh osem zabojev vode. Prvotno naročilo ostane pri količinah 12 in osem; evidenca dostave prikazuje devet in osem; evidenca nedobavljenih količin pa tri zaboje soka. Prvotnega naročila soka ne zmanjšajte na devet in za preostale tri zaboje ne ustvarjajte novega, nepovezanega naročila.
- Primerjajte prevzete količine z evidenco odpreme.
- Zabeležite vsako odstopanje in njegov razlog, če je znan.
- Preverite, ali je naročena količina pri vsaki postavki evidentirana kot dobavljena, nedobavljena ali izrecno spremenjena.
4. Za preostale artikle določite jasen naslednji korak
Za nedobavljeno količino je treba določiti odgovorno osebo in sprejeti odločitev. Vprašajte stranko, ali želi poznejšo dostavo, osebni prevzem ali odpoved preostalih postavk. Dodatna dostava lahko stranki ustreza, vendar zahteva uskladitev z ekipo za načrtovanje dostavnih poti; osebni prevzem zahteva jasno predajo; odpoved pa izrecno spremembo naročila in ne tihega popravka preostale količine.
V hipotetičnem primeru se kavarna strinja, da bo preostale tri zaboje soka prejela ob poznejši dostavi. Zabeležite ta dogovor in določite, kdo bo dostavo uredil. Vsak naslednji dobavni dokument mora vsebovati referenco prvotnega naročila prek razpoložljivega delovnega postopka ali dogovorjenega navzkrižnega sklica. Stranki sporočite, kaj še ostaja nedobavljeno in kaj sledi, ne da bi obljubljali nepotrjen datum.
- Za vsako nedobavljeno postavko potrdite, katero možnost želi stranka.
- Določite odgovorno osebo za organizacijo naslednje izpolnitve naročila.
- Pred pripravo ponovne dostave preglejte evidenco nedobavljenih količin.
5. Pred zaključkom preostalih obveznosti uskladite dokumente
Pred izdajo računa prosite računovodstvo, naj potrdi, katere količine in reference mora račun zajemati v skladu z dogovorjenim poslovnim postopkom. Ne predpostavljajte, da izdelava dobavnice hkrati ustvari tudi pravilen račun ali posodobi izpisek odprtih postavk. Preverite dejansko delovanje delovnega postopka, ki ga imate omogočenega, zlasti kadar se naročilo izpolnjuje v več obiskih.
Preverjanje uspešnosti je preprosto: drug član ekipe mora biti sposoben na podlagi prvotnega naročila pojasniti vsako količino, ne da bi moral vprašati voznika. Pri naročilu W1042 to pomeni, da lahko najde prvo dostavo devetih zabojev soka in poznejšo dostavo treh zabojev ter da ni nepojasnjene preostale količine. Vaš naslednji korak je, da v svojem delovnem postopku preizkusite en primer deljene dostave, preden ga uporabite pri dejanskih naročilih.
- Povežite reference dostav s prvotnim naročilom in ustreznimi evidencami računov.
- Preverite, da izpolnjene količine niso bile upoštevane dvakrat.
- Preostalo nedobavljeno količino zaprite šele, ko je pokrita z dostavo ali dogovorjeno spremembo naročila.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali naj prvotno naročilo spremenimo tako, da bo ustrezalo delni dostavi?
Ne zgolj zato, ker je prispelo manj blaga. Ohranite prvotno zahtevano količino in dejansko dostavo zabeležite ločeno. Dogovorjeno spremembo naročila s stranko obravnavajte kot ločeno spremembo.
Ali NeroTrade samodejno prenese nedobavljene količine naprej?
To preverite z ekipo za konfiguracijo, ki jo imate omogočeno. Podpora za dobavnice in račune sama po sebi ne potrjuje samodejnega upravljanja neizpolnjenih naročil.
Kaj storiti, če se primanjkljaj odkrije po izdaji dokumentacije?
Upoštevajte dogovorjeni postopek popravkov, ohranite prvotno referenco in zabeležite neskladje. Obvestite osebo, ki vodi evidenco neizpolnjenih količin, in prosite računovodstvo, naj pregleda vse zadevne dokumente.