Dogovorite se, kdo pripravlja, preverja in pregleduje dokumentacijo
Izberite eno osebo za usklajevanje predaje, tudi če več sodelavcev zbira potrdila ali izdaja račune. Dogovorite se o začetnem in končnem datumu, o tem, kateri poslovni računi in dejavnosti so zajeti, ter o tem, kdaj knjigovodja potrebuje podatke. Kratek pisni dogovor sodelavcu olajša prevzem naloge, kadar je običajni koordinator odsoten.
Ločite pripravo od računovodskega pregleda. Vaša ekipa lahko zbira dokazila, pojasni poslovno dejavnost in preveri, ali so dokumenti berljivi. To še ne pomeni, da je bila knjižba odobrena ali da je bila določena njena računovodska obravnava. Uporabljajte dogovorjene oznake, kot so zbrano, čaka na informacije in pripravljeno za pregled knjigovodje; ne predpostavljajte, da so to vgrajena stanja v rešitvi NeroBooks.
- Določite koordinatorja in njegovega namestnika.
- Knjigovodjo vprašajte, katere dokumente in oblike poročil potrebuje.
- Dogovorite se, kdo lahko odgovarja na vprašanja in kdo potrdi, da je pregled končan.
Pripravite sveženj dokumentacije, v katerem se lahko znajde tudi druga oseba
Zberite ustrezne evidence prihodkov, račune dobaviteljev, potrdila o odhodkih, izpiske in pojasnila vračil ali popravkov. Preverite, ali izpiski zajemajo celotno dogovorjeno obdobje in ali potrdila vsebujejo dovolj podrobnosti za prepoznavo nakupa. Če dokument manjka, to zabeležite, namesto da transakcijo preprosto izpustite.
Izberite način organizacije, ki ga vaša ekipa lahko vzdržuje. Mapa, urejena po vrsti evidenc, omogoča preprosto pregledovanje, referenčni seznam pa pomaga povezati dokumente s posameznimi transakcijami. Uporaba obojega je lahko koristna, vendar se izogibajte ustvarjanju več vzporednih kopij. Dogovorite se za eno glavno mesto shranjevanja in enoten način poimenovanja, na primer z datumom, dobaviteljem in referenco.
NeroBooks podpira poslovne evidence, prihodke, odhodke, potrdila in poročila. Preverite, kateri načini organiziranja in deljenja evidenc so na voljo v vašem trenutnem računu. Predaje ne zasnujte na domnevni možnosti izvoza, prilaganja dokumentov ali dostopa, ne da bi jo prej preverili.
Poskrbite, da bodo nerešena vprašanja ostala jasno vidna
Pripravite ločen seznam vprašanj z referenco evidence, kratko razlago, razpoložljivimi dokazili in imenom osebe, odgovorne za nadaljnje ukrepanje. Koristna vprašanja se lahko nanašajo na neprepoznano plačilo, potrdilo, ki še ni prispelo, ali dva dokumenta, ki se morda nanašata na isti nakup. Opišite, kar veste, brez ugibanja o odgovoru.
Ločite med manjkajočimi dokazili in odločitvami, ki zahtevajo presojo knjigovodje. Član ekipe lahko od dobavitelja pridobi račun, ne sme pa si izmisliti opisa ali izbrati računovodske obravnave zgolj zato, da bi bil sveženj dokumentacije videti popoln. Pripravljeno dokumentacijo pošljite na dogovorjeni datum in jasno označite nerešene postavke, razen če knjigovodja zahteva drugače.
- Vsakemu vprašanju dodelite referenco, ki se ujema s pripadajočo dokumentacijo.
- Navedite, kaj je že bilo preverjeno.
- Določite odgovorno osebo in dogovorjeni datum nadaljnjega ukrepanja.
Hipotetični primer: potrdilo prispe po predaji
Majhno servisno podjetje pripravlja dokumentacijo za april. Koordinator zbere izdane račune za stranke, dokumente dobaviteljev in ustrezne izpiske. Za en nakup s kartico manjka potrdilo, med zbranimi dokumenti pa sta tudi dve kopiji drugega dobaviteljevega računa. Koordinator označi morebitni dvojnik in manjkajoče potrdilo doda na seznam vprašanj, namesto da bi katero od teh zadev obravnaval kot rešeno.
V spremnem obvestilu ob predaji je navedeno, da je dokumentacija za april pripravljena za pregled in da ostajata odprti dve vprašanji. Za pridobitev manjkajočega potrdila je odgovoren sodelavec. Ko potrdilo prispe, ga koordinator shrani na dogovorjeno mesto ter knjigovodji sporoči njegovo referenco in datum prejema. Prvotnega svežnja dokumentacije ne zamenja brez obvestila in ne predpostavlja, da je povezana knjižba zdaj odobrena.
Merilo uspešnosti je praktično: knjigovodja lahko poišče obe postavki, razume, kaj se je spremenilo, in ugotovi, kaj je še treba pregledati, ne da bi moral iskati po ločenih pogovorih.
Preverite sveženj dokumentacije in zaključite postopek predaje
Pred pošiljanjem odprite vzorec dokumentov ter preverite berljivost, datume in reference. Sveženj dokumentacije primerjajte z dogovorjenim seznamom dokumentov in jasno navedite, kaj manjka. Dostop omogočite po dogovorjeni poti osebam, ki ga potrebujejo; v spremno obvestilo ob predaji nikoli ne vključujte gesel ali nepovezanih osebnih podatkov.
Knjigovodjo prosite, naj potrdi, da lahko dostopa do svežnja dokumentacije in da razume njegov obseg. Naknadne odgovore hranite skupaj in zabeležite, ali je posamezno vprašanje še odprto, odgovorjeno ali čaka na pregled. Vaš naslednji korak je, da se s knjigovodjo dogovorite za kratko predlogo za predajo in jo preizkusite za naslednje mesečno obdobje.
- V spremnem obvestilu ob predaji potrdite obdobje in število nerešenih postavk.
- Preverite, ali lahko predvideni prejemnik dostopa do dokumentacije.
- Poznejše dodatke jasno zabeležite, da bodo spremembe vidne.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali naj počakamo, dokler ne bodo na voljo vsa potrdila?
O tem se dogovorite s knjigovodjo. Pravočasno predan sveženj dokumentacije z jasno navedenimi vrzelmi je lahko koristnejši od nepojasnjene zamude. Za vsako manjkajočo postavko navedite odgovorno osebo in predvideni rok za dopolnitev.
Ali oznaka »pripravljeno za pregled« pomeni, da so vnosi odobreni?
Ne. Pomeni, da je vaša ekipa pripravila evidence za preverjanje. Ločeno se dogovorite, kako bo knjigovodja sporočal, kateri vnosi so pregledani in katera dodatna opravila so še potrebna.
Katero poročilo NeroBooks naj pošljemo?
Vprašajte knjigovodjo, katere informacije potrebuje in za katero obdobje, nato pa v svojem trenutnem računu preverite ustrezno poročilo in možnosti deljenja. Ne predpostavljajte, da je določena oblika na voljo v vsakem računu.