Pred pogovorom o stanju določite obdobje
Začnite s pravilnim poslovnim kontom stranke in jasno navedenim datumskim razponom. Pojasnite, ali izpisek prikazuje promet v tem obdobju ali vse odprte postavke na presečni datum. Ta prikaza odgovarjata na različna vprašanja: prikaz obdobja pomaga pri pregledu nedavnega prometa, prikaz odprtih postavk pa pri ugotavljanju, kaj še ostaja neporavnano.
Preverite, kako je morebitno začetno stanje povezano s prejšnjimi evidencami. Če ima stranka več poslovalnic ali nabavnih kontov, jasno navedite, kateri konto izpisek zajema, namesto da predpostavljate, da ga bo njeno računovodstvo prepoznalo. Izpisek, pripravljen na dan 30 aprila, ne bo nujno vključeval plačila, evidentiranega 1 maja; pojasnite to časovno razliko, namesto da jo obravnavate kot nesoglasje.
- Potrdite naziv in oznako konta.
- Navedite obdobje, presečni datum in vrsto izpiska.
- Začetno stanje preverite glede na predhodne evidence.
Uporabite sklice, ki stranki pomagajo najti dokazila
Za vsak račun dosledno uporabljajte njegovo evidentirano številko in datum. Kjer je to ustrezno in so podatki na voljo, vključite sklic na naročilnico stranke ali povezano dobavnico. Enega dokumenta ne nadomeščajte z drugim: dobavnica pomaga slediti dobavi, račun pa evidentira zaračunani znesek. Stranka bo za razjasnitev vprašanja morda potrebovala oba.
Evidentirana plačila preverite glede na informacije, ki so vam na voljo. Če stranka pravi, da je plačala, vendar plačila še ne morete povezati z ustrezno postavko, jo po običajni poslovni komunikacijski poti prosite za datum plačila, znesek in sklic. Navedite, da plačilo čaka na povezavo z ustrezno postavko, ne pa da gre za potrjen popravek. Ne zahtevajte nepotrebnih bančnih podatkov.
Izpisek ločite od vprašanj
Poskrbite, da bo izpisek zvest osnovnim evidencam konta. Nerešene zadeve navedite na ločenem seznamu vprašanj ali v spremnem sporočilu, pri tem pa uporabite iste sklice. Na primer, ločite račun, ki mu stranka ugovarja, od popravka, ki je že knjižen. Sicer bi lahko popravljen skupni znesek, ki se zdi koristen, pomotoma razumeli kot usklajeno stanje konta.
S takšnim ločevanjem bo tudi komunikacija bolj koristna. Namesto da stranko prosite za pojasnilo celotnega stanja, za vsako postavko zastavite eno vprašanje, na katero lahko odgovori: na katero dobavo se nanaša vprašanje, kateri sklic je bil uporabljen pri plačilu ali kateri dokument manjka? Za vsako vprašanje določite interno odgovorno osebo in se dogovorite, kdaj lahko stranka pričakuje nove informacije, ne da bi obljubljali izid, preden so preverjanja zaključena.
- Navedite sklic in ob njem vprašanje.
- Navedite, kaj je potrjeno in kaj je treba še preveriti.
- Zabeležite, kdo bo zadevo preveril in datum naslednjega stika.
Hipotetični primer: nejasen skupni znesek nadomestite z jasnim izhodiščem za pogovor
Prej: dobavitelj stranki pošlje e-pošto: »Vaše aprilsko stanje znaša £1,240. Prosimo, da uredite plačilo.« Stranka odgovori, da je že plačala £400 in da je bila ena dobava količinsko nepopolna. Nobeno sporočilo ne navaja ustreznega računa, datuma plačila ali dobavnice, zato komunikacija zastane.
Potem: dobavitelj pošlje izpisek za konto T104 za obdobje od 1. do 30. aprila in zapiše: »Knjiženo končno stanje na dan 30. aprila znaša £1,240. Obvestili ste nas o plačilu v višini £400, izvedenem 1. maja; prosimo, potrdite sklic, da ga lahko povežemo z ustrezno postavko. Vaše vprašanje glede količine se nanaša na račun INV-218 in dobavnico DN-206. To preverjamo ločeno; noben popravek še ni bil knjižen.«
V spremnem sporočilu nato navede kontaktno osebo dobavitelja in predlaga datum za posredovanje novih informacij. Zneska £840 ne predstavi kot usklajeno stanje zgolj zato, ker je stranka sporočila, da je izvedla plačilo. Uspeh je opazen: stranka lahko prepozna točne dokumente, posreduje manjkajoči sklic in razume, katera zadeva se še preverja.
Preverite predajo in nato sporočite konkreten naslednji korak
Pred pošiljanjem prosite sodelavca, naj enemu računu z izpiska sledi do pripadajočih evidenc. Ali lahko prepozna konto, razume presečni datum in najde povezano vprašanje, ne da bi vas prosil za pojasnilo? Če ne, izboljšajte sklice ali spremno sporočilo. Izpisek pošljite ustrezni kontaktni osebi pri stranki po običajnem dogovorjenem kanalu.
NeroTrade podpira veleprodajne delovne postopke, vključno z dobavnicami, konti poslovnih strank, računi, izpiski, potmi in izterjavami. Preden se odločite, kako boste pripravili ali pridobili evidence, preverite, katere funkcije so omogočene za vaš račun trgovca. Ne glede na izbrani delovni postopek je vaš naslednji korak enak: preglejte en izpisek stranke, razjasnite nejasne sklice in zahtevajte le informacije, potrebne za napredek pri vsakem odprtem vprašanju.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali naj sporni račun izgine z izpiska?
Ne odstranite ga zgolj zato, da bi olajšali pogovor. Izpisek naj ostane skladen s knjiženimi postavkami, spor pa pojasnite ločeno. Morebitni popravek vključite, ko je preverjen in knjižen.
Kaj pa, če je plačilo prispelo po presečnem datumu?
Pojasnite, da izpisek odraža evidence na presečni datum. Ko je poznejše plačilo potrjeno in povezano z ustrezno postavko, po potrebi posredujte posodobljeno stanje in ga jasno ločite od prvotnega izpiska.
Ali naj priložim vse dobavnice?
Ni nujno. Začnite z jasnimi sklici in priložite dokazila, kadar pomagajo odgovoriti na konkretno vprašanje. Pred pošiljanjem preverite, ali se priloge nanašajo na pravi konto stranke.