Začnite z omejitvami strank, ne z zemljevidom
Stranke vprašajte, kdaj bo na voljo ustrezna oseba, namesto da se zanašate na splošni odpiralni čas. Trgovina se lahko odpre zgodaj, oseba za urejanje plačilnih obveznosti pa pride pozneje. Za prevzem blaga bodo morda potrebni sodelavec iz skladišča, dostopen prostor za nakladanje in blago, pripravljeno za prevoz. Potrdite, ali navedeno časovno okno velja za prihod ali za dokončanje naloge.
Vsakemu postanku določite jasen namen in referenčno oznako. Ločite med prevzemom vrnjenega blaga, pogovorom o računu in prejemom dogovorjenega plačila: te naloge zahtevajo različno pripravo in lahko trajajo različno dolgo. Na voznikov potni list ne vključujte nepotrebnih podrobnosti o strankinih obveznostih; navedite le podatke, ki jih potrebuje oseba, ki bo opravila nalogo na postanku.
- Zabeležite dogovorjeno časovno okno, ime kontaktne osebe in kontaktno številko.
- Potrdite vhod, omejitve pri nakladanju in pripravljenost morebitnega blaga.
- Ocenite čas na lokaciji, vključno s preverjanji in urejanjem dokumentacije.
Načrtovalcu, vozniku in pisarniški ekipi določite ločene odgovornosti
Načrtovalec poti naj bo odgovoren za zaporedje postankov in naj potrdi, da je mogoče dogovorjene obveznosti izpolniti v razpoložljivem delovnem času. Kadar gre za blago, naj vodja skladišča preveri potreben prostor in zahteve za ravnanje z njim. Voznik naj pred odhodom preveri praktične omejitve dostopa, namesto da jih odkrije šele pri prvem vhodu z omejenim dostopom.
Enemu sodelavcu v pisarni dodelite odgovornost za obveščanje strank in sprejemanje odločitev med obhodom. Dogovorite se, kdo lahko odobri spremembo časovnega okna, izpustitev postanka ali ponovni obisk. Tudi če ena oseba opravlja več vlog, odgovornosti jasno opredelite. Stranke morajo vedeti, na koga naj se obrnejo, če se njihova razpoložljivost spremeni.
- Določite osebo, ki pred odhodom odobri načrt poti.
- Dogovorite se, kako bo voznik poročal o zamudah, ko bo varno parkiral.
- Določite pravilo, kdo s strankami potrjuje spremenjene dogovore.
Uskladite čas vožnje s časom za izvedbo nalog in razpoložljivimi zmogljivostmi
Najprej razporedite termine, ki so resnično nespremenljivi, nato pa okoli njih razvrstite prilagodljive postanke. Krajša pot morda ne bo izvedljiva, če voznik do stranke prispe takrat, ko ni na voljo. Prav tako bo za upoštevanje vseh želenih časovnih oken morda potreben dodaten obhod. Ta kompromis pojasnite, preden obljubite uro, ki je vaša ekipa ne more zanesljivo zagotoviti.
Upoštevajte čas za parkiranje, natovarjanje, preverjanje količin in odpravljanje neskladij, ne le za vožnjo. Če vozilo opravlja tudi dostave, razmislite, kako prevzemi spreminjajo tovor in dostop do preostalih naročil. Nekaj časa pustite nerazporejenega, namesto da vsako minuto obravnavate kot razpoložljivo za dodaten postanek.
- Ločite nespremenljiva časovna okna od želja, ki jih stranke lahko prilagodijo.
- Tovor preverite po vsakem prevzemu blaga, ne le ob odhodu.
- Postanek prestavite na drug obhod, če zaradi njega ne ostane dovolj rezerve za morebitne zamude.
Načrt preizkusite s scenarijem zamude pri postanku
Hipotetični primer: veletrgovec načrtuje tri postanke. Kavarna potrebuje prevzem vračljivih zabojev med 9 in 10 dopoldne. Kontaktna oseba trgovca na drobno za poslovni račun je po 10.30 dopoldne na voljo za vnaprej dogovorjeno izterjavo plačila. Gostinec lahko vrnjeno blago preda med 11 dopoldne in poldnevom. Načrtovalec preveri prostor za zaboje, potrdi vsako nalogo in med termini pusti časovno rezervo.
Zdaj preverite scenarij zamude: zaboji v kavarni niso pripravljeni, kar povzroči 25 minut zamude. Voznik to sporoči, ko je to varno; pisarna preveri, ali trgovec na drobno lahko sprejme poznejši obisk, ne da bi bilo ogroženo časovno okno gostinca. Če to ni mogoče, se pisarna dogovori za ločen obisk trgovca, namesto da bi od voznika zahtevala hitenje ali prihod brez najave.
- Ob upoštevanju zamude ponovno izračunajte čase preostalih postankov.
- Ugotovite, katera obveznost do stranke bi prva postala neizvedljiva.
- Pred odhodom potrdite, kdo je odgovoren za rezervni načrt in kdo je kontaktna oseba pri stranki.
Obhod zaključite z zapisi, ki jih lahko pisarniška ekipa uskladi z evidencami
NeroTrade podpira veleprodajne delovne procese, vključno z dobavnicami, poslovnimi računi, izdanimi računi, izpiski, potmi in prevzemi. Preverite, katere funkcije so omogočene za vaše podjetje in kako naj jih vaša ekipa uporablja. Delovni proces zasnujte na teh potrjenih zmožnostih; ne predpostavljajte samodejne optimizacije poti ali povezav z drugimi sistemi.
Po obhodu primerjajte načrtovane in dejanske čase prihodov, zabeležite opravljene in neopravljene naloge ter razrešite neskladja glede na ustrezno referenco stranke. Preverljiv pokazatelj uspeha je, da ima vsak postanek jasen izid, da ima vsak nerešen ukrep določeno odgovorno osebo in da lahko pisarna razume, kaj se je zgodilo, ne da bi moral voznik za nazaj opisovati ves dan.
- Zabeležite, zakaj je postanek trajal dlje ali ga ni bilo mogoče opraviti.
- Izide prevzemov blaga beležite ločeno od izidov plačil na poslovnih računih.
- Na podlagi ponavljajočih se zamud prilagodite predvidene čase za naslednji obhod.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali naj vedno izberemo najkrajšo pot?
Ne. Zaradi razpoložljivosti strank, dostopa za natovarjanje in časa na lokaciji je lahko nekoliko daljša pot bolj praktična. Primerjajte skupni delovni čas, ne le števila kilometrov.
Kaj storiti, če stranka ne more potrditi časovnega okna za prevzem?
Postanek obravnavajte kot začasen. Dogovorite se za rok potrditve in pojasnite, da ga bo brez potrditve morda treba prestaviti na drug obhod.
Ali lahko združimo dostave in prevzeme?
Da, kadar to dopuščajo časovni razpored, prostor v vozilu in ureditev ravnanja z blagom. Preverite, kako prevzeto blago vpliva na preostali tovor, in vsako nalogo jasno zabeležite.
Ali NeroTrade samodejno optimizira pot?
Ne predpostavljajte, da je optimizacija samodejna. NeroTrade podpira poti in prevzeme, vendar preverite, katere funkcije so omogočene za vaše podjetje, in jasno določite odgovornost za načrtovanje.