1. Določite, za katera naročila je potreben zahtevek za plačilo
Začnite z enim jasno opredeljenim namenom uporabe, na primer z naročili za s seboj, dogovorjenimi po telefonu. Ne uvajajte več različnih načinov hkrati. Osebje mora vedeti, kdaj zahtevati celoten znesek, kdaj pridobiti odobritev vodje in kdaj mora stranka plačati na drug dogovorjen način.
Določite, kdo je odgovoren za posamezen del postopka. Oseba, ki sprejme naročilo, lahko pripravi zahtevek, vodja izmene pa preveri znesek. Ob povečanem obsegu dela takšna delitev deluje le, če obe osebi uporabljata isti zapis naročila. Preden nadaljujete, pri NeroPay preverite razpoložljivost plačilnih povezav, zahteve za nastavitev, stroške in veljavne pogoje.
- Zapišite prvo vrsto naročil, ki jih boste sprejemali po tem postopku.
- Določite osebo, odgovorno za pošiljanje zahtevkov, in osebo, ki jo bo nadomeščala med odsotnostjo.
2. Vzpostavite zanesljivo povezavo med plačilom in naročilom
Pred pripravo zahtevka za plačilo vsakemu naročilu dodelite referenco. Uporabite obliko, ki jo osebje zlahka prebere stranki in loči od drugih naročil istega dne. Referenco shranite v evidenco naročil restavracije skupaj z dogovorjenimi postavkami, količinami, kontaktnimi podatki stranke in časom prevzema.
Pozanimajte se, katera polja za reference ali opise so na voljo v plačilni storitvi in kaj bodo videle stranke. Ne predpostavljajte, da zahtevek samodejno posodobi vašo blagajno ali sistem za naročila. Če mora osebje plačila z naročili povezovati ročno, dokumentirajte ta postopek predaje informacij in dosledno uporabljajte isto referenco. V opise plačil vključite le podatke, potrebne za prepoznavanje naročila.
- Stranki preberite referenco naročila, da jo potrdi.
- Preverite, kako bo osebje našlo ustrezen zapis o plačilu.
- Preverite, ali se povezovanje izvaja ročno ali ga podpira razpoložljiva funkcija.
3. Preden pošljete povezavo, pojasnite skupni znesek
Ponovite naročilo in navedite točen zahtevani znesek. Pojasnite, ali zajema celotno naročilo ali le dogovorjeni del, ter navedite morebitni preostali znesek za plačilo. Če se zaračuna dostava ali drug strošek, to jasno povejte, preden stranka potrdi naročilo. Strankam ne prepustite ugibanja, zakaj se zahtevani znesek razlikuje od skupnega zneska po jedilniku.
Pripravite kratko spremno sporočilo z imenom restavracije, referenco naročila, zneskom, namenom in dogovorjenimi podrobnostmi prevzema. Pojasnite, kako lahko stranka stopi v stik z vami, če opazi napako. Pred pošiljanjem preverite predvidenega prejemnika in kontaktne podatke; tudi pravilno izračunan zahtevek lahko povzroči zmedo, če ga prejme napačna oseba.
- Primerjajte zahtevani znesek s končnim dogovorjenim skupnim zneskom naročila.
- Preverite prejemnikove kontaktne podatke.
- Preglejte sporočilo z vidika stranke.
4. Preizkusite celoten postopek predaje naročila
Hipotetični primer: stranka po telefonu naroči dva obroka za s seboj s prevzemom ob 7 popoldne. Dogovorjeni skupni znesek je £28, po plačilu pa ni več preostalega zneska za plačilo. Zaposleni zabeleži referenco T014, ponovi naročene jedi in čas prevzema, nato pa pripravi zahtevek za plačilo v višini £28 po potrjenem postopku storitve.
Spremno sporočilo navaja restavracijo, referenco T014 in dogovorjeni skupni znesek. Ko stranka plača, zadolženi zaposleni preveri stanje plačila z dogovorjenim načinom potrditve v okviru storitve in rezultat zabeleži pri referenci T014. Kuhinja in ekipa za prevzem nato ravnata v skladu z navedenimi pravili restavracije glede priprave. Te podrobnosti so zgolj ponazoritev, ne pa cene ponudnika NeroPay ali opis zagotovljenih funkcij izdelka.
- Pred uporabo postopka med obratovanjem ga preizkusite z vzorčnim naročilom.
- Preverite, ali lahko drug zaposleni najde podatke o naročilu, ne da bi moral vprašati osebo, ki ga je sprejela.
- Pred poskusom izvedbe transakcije z ekipo preverite, kateri načini testiranja so podprti.
5. Preverite napake in nerazrešena plačila
Pošiljanje povezave ni isto kot potrditev plačila. Dogovorite se, katero stanje plačila mora osebje preveriti in kje. Ne zanašajte se zgolj na strankin posnetek zaslona ali sporočilo, da je plačilo opravljeno. Pred pošiljanjem drugega zahtevka preverite prvotni zapis, da plačila ne boste zahtevali dvakrat.
Vnaprej načrtujte ravnanje ob spremembah: dodatni jedi, napačnem znesku, neprevzetem naročilu ali stranki, ki ne more dokončati plačila. Preverite, kako se v razpoložljivi storitvi obravnavajo popravki, preklici in vračila. Ob predaji izmene naj bodo nerešena naročila jasno vidna, za nadaljnjo obravnavo pa določite odgovorno osebo, da več zaposlenih ne bo pošiljalo ločenih opomnikov.
- Pred pošiljanjem opomina preverite znesek, referenco, prejemnika in stanje plačila.
- Zabeležite spremembe in stranki jasno povejte, kaj sledi.
- Ob koncu vsake izmene preglejte nerešene zahtevke.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali plačilna povezava samodejno posodobi podatke v blagajni naše restavracije?
Ne predpostavljajte, da jih. Pri NeroPay preverite razpoložljive funkcije in morebitno podprto povezavo. Dokler to ni potrjeno, načrtujte jasen postopek ročnega povezovanja plačil z naročili na podlagi reference naročila.
Kaj naj storimo, če se naročilo po pošiljanju spremeni?
Najprej preverite stanje prvotnega plačila. Stranki pojasnite spremenjeni skupni znesek, nato pa sledite potrjenemu postopku za popravke, namesto da takoj pošljete nov zahtevek.
Kaj storiti, če stranka pravi, da je plačala, vendar plačila ne moremo povezati z naročilom?
Preverite referenco naročila, znesek in evidenco plačila na dogovorjeni način potrjevanja. Preden znova zahtevate plačilo ali naročilo označite kot plačano, prosite pristojnega nadrejenega, naj zadevo preveri.