Vsakemu zapisu določite jasno vlogo
Zahteva stranke se lahko začne s telefonskim povpraševanjem, nadaljuje z naročilom in konča s plačilom. To so povezani dogodki, ne pa medsebojno zamenljivi zapisi. Povpraševanje pojasnjuje prvotno potrebo. Potrjeno naročilo beleži dogovorjeno blago ali storitve. Zapis o plačilu zagotavlja dokazilo o izidu plačila. Opomba »plačano« v povpraševanju ne nadomesti preverjanja zapisa o plačilu.
Izberite glavno referenco, ki bo uporabna ves čas obravnave. Če večina povpraševanj hitro postane naročilo, lahko zapis naročila po potrditvi postane glavni delovni zapis. Če zahteve vključujejo več pogovorov, preden nastane naročilo, vodite evidenco povpraševanj in referenco naročila dodajte pozneje. Oba pristopa sta lahko ustrezna; pravilo predaje mora biti jasno določeno, da sodelavci vedo, kje iskati.
Povežite reference, ne da bi zamenjali izvirne
Različni sistemi lahko ustvarijo različne identifikatorje. Ohranite te identifikatorje in povezave med njimi zabeležite na dogovorjenem mestu. Kjer so na voljo ustrezna polja za reference ali opombe, jih uporabljajte dosledno. Sicer lahko za povezovanje reference zahteve z referencami naročil in plačil uporabite nadzorovano evidenco predaj. Podatke o stranki omejite na tiste, ki so potrebni za predajo, in ustrezno omejite dostop.
Ne vnašajte iste reference na silo v vsako polje: nekatera polja imajo poseben namen ali obliko. Prav tako se ne zanašajte zgolj na ime stranke, saj lahko ponovna naročila in podobna imena povzročijo zmedo. Dogovorite se, kdo doda posamezno povezavo in kdaj. Če iz ene zahteve nastaneta dve naročili ali več plačil, navedite vsako povezavo, namesto da prepišete prvo referenco.
- Zabeležite glavno referenco zahteve in odgovornega člana ekipe.
- Vsako referenco naročila dodajte ob potrditvi naročila.
- Po preverjanju zabeleženega izida plačila dodajte ustrezno referenco plačila.
Hipotetični primer predaje od povpraševanja do plačila
Hipotetični primer: manjše gostinsko podjetje prejme povpraševanje za naročilo z osebnim prevzemom. Član ekipe ga v evidenco povpraševanj vnese kot ENQ-042. Ko stranka potrdi dogovorjeni izbor, podjetje v svojem sistemu naročil ustvari naročilo ORD-118. Evidenca povezuje obe referenci, zapis naročila pa postane merodajen za količine, čas prevzema in dogovorjeno ceno.
Ob prevzemu stranka plača s kartico. Ekipa v plačilni storitvi preveri izid plačila in v evidenco predaj ob ORD-118 zabeleži pripadajočo referenco plačila. Ko stranka pozneje vpraša o plačilu, zaposleni sledijo povezavi od ENQ-042 do ORD-118 in nato do zapisa plačila. To je primer dogovorjenega ročnega postopka, ne trditev, da kateri koli določeni izdelki te zapise samodejno izmenjujejo.
Ločite potrjene zmogljivosti od odprtih vprašanj glede integracij
NeroPay ponuja kartične terminale in plačilne storitve, programsko opremo NeroPOS/ePOS, spletno naročanje in spletna mesta NeroWeb, programsko opremo za rezervacije NeroBooking ter možnosti plačevanja s kodo QR. NeroWeb podpira neposredno spletno naročanje. Te zmogljivosti same po sebi ne pomenijo, da imajo povpraševanje, naročilo in plačilo skupno referenco ali da se medsebojno samodejno posodabljajo.
NeroConnect je namenjen povezovanju ponudnikov programske opreme oziroma sistemov POS in njihovih trgovcev s plačilnimi storitvami. Vsako posamezno integracijo je treba še vedno potrditi z ekipo. Vprašajte, kateri zapisi se prenašajo, v kateri smeri, kaj sproži prenos in kako so prikazane napake. Dokler te podrobnosti niso potrjene, načrtujte ročno predajo. Potrditi je treba tudi razpoložljivost izdelkov, podprte naprave, integracije in poslovne pogoje.
- Vprašajte, ali so vaši konkretni sistemi in predvideni potek dela podprti.
- Preverite, ali se prenašajo reference, statusi ali oboje.
- Dogovorite se o rezervnem postopku za manjkajoče posodobitve, podvojene zapise in prekinjene predaje.
Preverite sledljivost, preden se nanjo zanesete
Preizkusite eno preprosto zahtevo in eno izjemo, na primer naročilo, spremenjeno po potrditvi. Preverite, da sprememba ni izbrisala prvotnih povezav. Status izvedbe vodite ločeno od statusa plačila: naročilo je lahko pripravljeno za prevzem, plačilo pa je treba še preveriti. Če se zapisi ne ujemajo, mora ekipa vedeti, kateri vir preveriti in kdo odpravi neskladje.
Preverjanje uspešnosti je preprosto in temelji na opaznem rezultatu: sodelavec, ki zahteve ni obravnaval, lahko brez ugibanja poišče dogovorjeno naročilo, najde povezana dokazila o plačilu in določi naslednji korak. Vaš naslednji korak je, da na eni strani prikažete en obstoječi potek dela, za vsako fazo določite merodajni zapis in vsa nerešena vprašanja glede integracije naslovite na ekipo NeroPay.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali naj stranke navedejo referenco povpraševanja ali referenco naročila?
Ko je naročilo potrjeno, strankam posredujte referenco, ki jo vaša ekipa uporablja za iskanje tega naročila. Povezavo s predhodnim povpraševanjem ohranite interno, da lahko zaposleni z obema referencama še vedno najdejo pravi zapis.
Ali skupna referenca pomeni, da so sistemi sinhronizirani?
Ne. Skupna referenca pomaga prepoznati povezane zapise; ne dokazuje pa, da se spremembe ali statusi plačil prenašajo med sistemi. Preverite konkretno integracijo in njene omejitve.
Kaj pa, če ima eno naročilo več plačil?
Vsako referenco plačila ločeno povežite z naročilom. Preverite posamezne izide plačil, namesto da jih nadomestite z eno samo nepodprto opombo »plačano«.
Kateremu zapisu naj zaposleni zaupajo, ko se statusi ne ujemajo?
Za ta podatek uporabite dogovorjeni vir: potrjeno naročilo za podatke o tem, kaj se dobavlja, in evidenco plačilne storitve za izid plačila. Določite osebo, ki bo raziskala in odpravila neskladje.