1. Pripravite podatke, na katerih temeljijo vaše evidence
Pripravite referenčni list z nazivom podjetja, morebitnim poslovnim imenom, kontaktnimi podatki in osebo, odgovorno za knjigovodska vprašanja. Pri označevanju evidenc dosledno uporabljajte iste podatke. Če je na starejših dokumentih naveden drugačen naziv ali naslov, to zabeležite, namesto da bi spreminjali izvirnike.
Nato popišite, kaj že imate: evidence prodaje, račune dobaviteljev, račune za stroške, izpiske plačil in morebitne obstoječe knjigovodske preglednice. Zabeležite, kje je posamezen sklop shranjen in katero obdobje zajema. Tako bo vaš knjigovodja lažje odkril vrzeli, ne da bi moral iskati po več e-poštnih predalih.
- Pripravite en referenčni list s podatki o podjetju in lokacijami evidenc.
- Manjkajoče dokumente navedite ločeno, da med začetno nastavitvijo ne ostanejo spregledani.
2. Dogovorite se o začetnem obdobju evidenc
Pred vnosom večje količine zaostalih podatkov se s knjigovodjo dogovorite za jasen začetni datum. Če začnete z novejšim obdobjem, bo začetno delo lažje obvladljivo, vključitev starejših evidenc pa lahko zagotovi več konteksta. To po drugi strani zahteva dodatno preverjanje in poveča možnost prekrivanja z delom, ki je bilo že opravljeno drugje.
Ne predpostavljajte, da mora vsaka vrstica v preglednici ali postavka na izpisku postati nov zapis. Knjigovodjo vprašajte, kaj je treba prenesti in kako obravnavati odprte postavke ali obstoječe skupne zneske. Starejši izvorni dokumenti naj ostanejo dostopni, tudi če ne sodijo v dogovorjeno začetno obdobje.
- Zapišite dogovorjeni začetni datum in obseg dela.
- Ugotovite, katere evidence so že vnesene v drug sistem.
- Nerazrešene začetne postavke vodite na skupnem seznamu odprtih vprašanj.
3. Uredite prihodke, odhodke in pripadajoča dokazila
Izvorne dokumente razvrstite tako, da bi jim lahko sledila tudi oseba, ki jih ne pozna. Za vsako postavko prihodkov ali odhodkov poskusite ugotoviti datum, znesek, stranko ali dobavitelja, namen in pripadajoče dokazilo, če je na voljo. Izvirne datoteke ohranite nespremenjene in v mapah z dokumenti uporabljajte dosledna imena datotek.
Evidenca prodaje, plačilo stranke in priliv na račun lahko predstavljajo različne faze iste transakcije. Če bi vsako od njih obravnavali kot ločen prihodek, bi lahko prišlo do podvajanja. Podobno tudi račun in pripadajoče plačilo nista samodejno dva odhodka. Knjigovodjo vprašajte, kako naj se to evidentira, in preverite ustrezne možnosti v svojem trenutnem računu NeroBooks.
- Dokumente, ki čakajo na pojasnilo, ločite od tistih, ki so pripravljeni za vnos.
- Morebitne podvojene postavke označite, namesto da bi izbrisali dokazila.
- Zabeležite, kaj manjka, kadar potrdila o nakupu ali računa ni mogoče najti.
4. Določite, kdo vnaša, preverja in razrešuje vprašanja
Pred prvim pregledom se dogovorite o odgovornostih. Vi lahko zbirate dokumente in pojasnjujete nakupe, knjigovodja pa preverja, kako so evidence urejene. Lahko pa knjigovodja prevzame vnos na podlagi dokumentov, ki jih predložite. Če več opravite sami, lahko zmanjšate obseg dela pri predaji, vendar le, če je pristop dosleden in dogovorjen.
Določite pogostost pregledov glede na obseg poslovanja in izberite mesto za shranjevanje neodgovorjenih vprašanj. Pri vsakem vprašanju navedite sklic na dokument, kaj je treba pojasniti in kdo bo odgovoril. Preverite možnosti dostopa in skupne rabe, ki so na voljo v vašem trenutnem računu, namesto da predpostavljate, da knjigovodja vidi vse.
- Določite odgovorno osebo za zbiranje dokumentov, vnos in preverjanje.
- Dogovorite se, kdaj boste pregledovali odprta vprašanja in kdo bo nanje odgovarjal.
- Potrdite, kako boste delili evidence in poročila.
5. Pred nadaljevanjem preizkusite postopek na manjšem sklopu
Hipotetični primer: novo vrtnarsko podjetje ima za prvi teden šest izdanih računov strankam, štiri potrdila o nakupih in izpisek plačil. Lastnik zbere te dokumente, vendar opazi, da je eno plačilo stranke navedeno tako v preglednici kot na izpisku. Podvajanje označi in knjigovodjo vpraša, kako naj ga evidentira, namesto da bi obe postavki vnesel kot nov prihodek.
Za preizkus lastnega poteka dela uporabite podobno obvladljiv sklop dokumentov. Preverljivo merilo uspeha je sledljivost: ali lahko izberete evidentirano postavko, najdete pripadajoče dokazilo in pojasnite njen znesek, ne da bi iskali na več mestih? S knjigovodjo preglejte razpoložljivo poročilo in raziščite nepojasnjene razlike, preden obdelate preostalo.
- Izberite majhen sklop, ki vsebuje tako prihodke kot odhodke.
- Vsako postavko preverite glede na pripadajoča dokazila.
- Razjasnite nejasne vnose in zabeležite dogovorjeni pristop za prihodnje sklope.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali pred začetkom potrebujem vsa stara potrdila o nakupih?
Ni nujno. S knjigovodjo se dogovorite o začetnem obdobju, zberite razpoložljivo dokumentacijo in jasno navedite manjkajoča dokazila. Ne izmišljajte si podatkov, da bi zapolnili vrzeli.
Naj evidence uredim sam ali naj to prepustim knjigovodji?
O delitvi dela se dogovorita skupaj. Zbiranje dokumentov in pojasnjevanje transakcij sta koristna priprava, tudi če knjigovodja opravi vnos in pregled. Poskrbita, da istega sklopa ne bosta oba vnašala neodvisno drug od drugega.
Ali lahko predpostavljam, da se NeroBooks poveže z mojo banko ali oddaja davčne obračune?
Ne. Preverite konkretne funkcije v svojem trenutnem računu. Pripravo načrtujte glede na evidence, do katerih lahko dostopate, namesto da predpostavljate, da sta povezava z banko ali funkcija oddaje obračunov na voljo.
Kaj naj storim po poskusnem sklopu?
Prosite osebo, ki vodi vaše knjigovodstvo, naj pregleda vsa odprta vprašanja, potrdi način dela in se z vami dogovori za naslednji sklop. Pri nadaljnjem delu ohranite enak način poimenovanja in preverjanja dokumentov.