1. Določite, kje se klic konča in naročilo začne
Začnite s postopkom, ki je na voljo vaši restavraciji, ne s tistim, za katerega upate, da je povezan. AI Reception podpira nastavljene informacije o podjetju, odpiralni čas ter izbiro glasu in jezika. Omogočeni poteki dela v NeroWeb podpirajo naročila. Z ekipo NeroPay preverite, kateri potek dela je omogočen za vaš račun, kaj lahko klicatelj opravi in kje naj osebje preveri nastalo naročilo.
Ne predpostavljajte, da zaključen pogovor ustvari kuhinjski listek, posodobi zapis v sistemu POS ali ustvari račun. Te povezave in postopke obdelave je treba potrditi. Zapišite, na kateri točki vaša ekipa šteje naročilo za sprejeto, kdo ga preveri in kako se vključi v obstoječi kuhinjski postopek. Če je korak ročen, naj bo to izrecno navedeno, namesto da se zanašate na domnevo osebja, da ga je opravil že nekdo drug.
- Sledite enemu telefonskemu naročilu od pogovora do zapisa naročila, ki je viden osebju.
- Opredelite vsa ročna preverjanja ali prenose pred pripravo v kuhinji.
- Za vsako izmeno določite osebo, odgovorno za nerešena telefonska naročila.
2. Ločite podprte izbire od zahtev, ki potrebujejo presojo
Preglejte možnosti izbire izdelkov, ki so na voljo v omogočenem poteku naročanja. Vaša ekipa mora vedeti, kako so pri preverjanju naročila prikazane količine, različice in druge podprte izbire. Če stranka omeni svojo željo, to še ne dokazuje, da je bila ta zabeležena kot izbira, ki jo je mogoče izvesti. Preverite, kaj je zabeleženo, preden naročilo obravnavate kot pripravljeno za pripravo.
Zahtev, ki potrebujejo presojo osebja, ne vključujte v rutinsko sprejemanje naročil. Neobičajna zamenjava izdelka, nejasna zahteva glede osebnega prevzema ali vprašanje o alergijah naj se obravnava po obstoječem postopku preverjanja v vaši restavraciji, ne na podlagi domneve iz pogovora. AI Reception podpira zahteve za povratni klic in predajo na nastavljeno telefonsko številko v Združenem kraljestvu ali cilj SIP. Določite, kateri postopek naj osebje uporabi, kadar zahteve ni mogoče varno ali natančno rešiti v okviru nastavljenega poteka dela.
- Primerjajte izdelke, ki jih stranka želi naročiti, z zabeleženimi količinami in izbirami.
- Nerazrešene zahteve predajte članu ekipe, preden potrdite, kaj bo kuhinja pripravila.
3. Preverite plačilo, ne da bi povezavo obravnavali kot potrditev
Plačila s kartico potekajo prek varnih povezav za plačilo; stranke storitvi AI Reception ne smejo ustno posredovati vseh podatkov o kartici. Pri obravnavi telefonskih klicev jasno poudarite to razliko. Pošiljanje ali prejem povezave za plačilo samo po sebi ne potrjuje, da je plačilo zaključeno, prav tako konec klica ni dokaz o uspešnem plačilu.
Preverite izid plačila po svojem ustaljenem postopku in pri predaji naročil v pripravo upoštevajte pravila svoje restavracije. Če izid ni jasen, določite zaposlenega, ki bo zadevo preveril, namesto da od kuhinje pričakujete ugibanje. Tudi obravnavo potrdil o plačilu ohranite v okviru obstoječega postopka: ne predpostavljajte, da so zapis klica, zapis naročila in potrdilo o plačilu medsebojno zamenljivi.
- Naročilo in izid plačila preverite ločeno.
- Kadar vaša pravila zahtevajo predhodno plačilo, razjasnite nejasna stanja plačila, preden naročilo predate v pripravo.
4. Hipotetičen primer: naročilo za osebni prevzem z zamenjavo izdelka
Denimo, da želi klicatelj naročiti dve glavni jedi za osebni prevzem in pri eni zamenjati prilogo. Vaša restavracija ima omogočen postopek naročanja NeroWeb, vendar zahtevana zamenjava ni med potrjenimi možnostmi. Ekipa ustne zahteve ne sme obravnavati kot sprejeto navodilo za kuhinjo. Uporabite dogovorjeni način predaje ali povratnega klica, da lahko zaposleni potrdi, ali je sprememba mogoča.
Ko je zadeva razrešena, odgovorna oseba preveri, ali zapis naročila vsebuje pravilne jedi in dogovorjene izbire, po potrebi preveri plačilo ter nato sledi običajnim postopkom restavracije za predajo v kuhinjo in obravnavo potrdil o plačilu. Če klicatelj znova pokliče in vpraša glede prevzema, naj osebje preveri obstoječe naročilo, preden ustvari kar koli novega. Tako preprečite, da bi nadaljnji pogovor postal druga zahteva za pripravo.
5. Preizkusite celoten postopek, preden se nanj zanesete med strežbo
Izvedite nadzorovan preizkus, ki zajema preprosto naročilo in izjemo, ki zahteva pozornost osebja. Uspeh je mogoče preveriti tako, da osebje najde želeno naročilo, prepozna izbire pri posameznih postavkah, preveri stanje plačila in pokaže, kako naročilo po dogovorjenem postopku pride v pripravo natanko enkrat. Preverite tudi, ali ekipa ve, kaj povedati klicatelju, kadar naročila še ni mogoče potrditi.
Izbirno snemanje klicev in shranjevanje prepisov sta odvisna od vaših nastavitev in obdobja hrambe; posnetki in prepisi naj ne bodo edini vir navodil za kuhinjo. Potrdite trenutne omejitve klicev in uporabe ter skrbite, da so nastavljeni cilj predaje in odpiralni čas točni. Naslednji korak je, da z vodjo izmene pregledate celoten postopek in ekipo NeroPay prosite za pojasnila o vsaki nepreverjeni sistemski povezavi, preden jo uporabite pri dejanskem delu.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali AI Reception samodejno pošilja telefonska naročila na naš kuhinjski tiskalnik?
Ne predpostavljajte, da ta povezava obstaja. Omogočeni postopki NeroWeb podpirajo naročila, vendar morate z ekipo potrditi način usmerjanja naročil v kuhinjo, podprte integracije in morebitno ročno obravnavo.
Kaj storiti, če klicatelj zahteva možnost, ki ni na voljo?
Namesto da obljubite spremembo, uporabite dogovorjeni postopek pregleda s strani osebja. AI Reception podpira zahteve za povratni klic in predajo na nastavljeno telefonsko številko v Združenem kraljestvu ali cilj SIP.
Ali lahko stranke plačajo tako, da na glas preberejo podatke o svoji kartici?
Ne. Stranke storitvi AI Reception ne smejo ustno posredovati vseh podatkov o kartici. Plačila s kartico potekajo prek varnih povezav za plačilo, osebje pa mora izid plačila preveriti ločeno.
Ali naj kuhinja dela na podlagi prepisa klica?
Uporabljajte ustaljeni postopek za naročila in delo v kuhinji. Izbirni prepisi so odvisni od nastavitev in pravil hrambe, vendar zapis pogovora ne sme nadomestiti preverjanja potrjenih postavk, nerešenih zahtev in stanja plačila.