Začnite pri opaženi težavi in določite obseg iskanja
Ponovljena zaračunana postavka dobavitelja, nepričakovano visok skupni znesek stroškov ali dva vnosa s podobnimi potrdili so lahko razlog za podrobnejši pregled. Nič od tega samo po sebi ne dokazuje podvojitve. Začnite z evidencami, povezanimi z opaženo težavo, namesto da spreminjate podatke za celotno obdobje.
Jasno določite obseg pregleda: obdobje, dobavitelja ali skupino evidenc. NeroBooks ponuja knjigovodska orodja za poslovne evidence, prihodke, stroške, potrdila in poročila. Preden se zanesete na določen potek dela, preverite, katere možnosti prikaza, iskanja ali razvrščanja so na voljo v vašem trenutnem uporabniškem računu. Ločen seznam za pregled vam lahko pomaga urediti vprašanja, ne da bi spreminjali izvorne evidence.
- Zabeležite, kaj je vzbudilo pomisleke in na katere evidence se nanašajo.
- Zberite ustrezne vnose in dokazila.
- Vsakemu domnevno podvojenemu paru na seznamu za pregled dodelite oznako.
Preden vnos označite kot podvojen, primerjajte štiri podatke
Vzporedno preverite dobavitelja, datum, znesek in referenco. Imena dobaviteljev se lahko na računu in potrdilu nekoliko razlikujejo, zato primerjajte dokumente in se ne zanašajte le na ime. Tudi datume je treba obravnavati v kontekstu: datum nakupa, datum računa in datum plačila se lahko razlikujejo, ne da bi to pomenilo ločene stroške.
Enak znesek je namig, ne dokaz. Pri rednih naročninah, ponavljajočih se naročilih in standardnih stroških dostave lahko pride do ujemanj med dejanskimi ločenimi stroški. Ista referenca računa je dodaten razlog za preverjanje, vendar se prepričajte, da označuje transakcijo, ne pa računa stranke ali naročila, ki zajema več dokumentov.
- Primerjajte podatke o dobavitelju in o tem, kaj je bilo kupljeno.
- Ugotovite, kaj pomeni posamezen datum.
- Preverite, ali zneske primerjate na isti osnovi.
- Preverite reference posameznih transakcij glede na izvirne dokumente.
Če se vnosa še vedno ujemata, sledite dokazilom
Ugotovite, ali imate dva zapisa istega stroška, dva dejanska stroška ali različne dokumente, ki se nanašajo na isti nakup. Račun in potrdilo o njegovem plačilu sama po sebi nista dokaz dveh nakupov. Prav tako se lahko dve potrdili z enakim skupnim zneskom nanašata na ločeni naročili.
Hipotetični primer: ekipa v pisarni najde dve knjižbi za pisarniški material v znesku £84 pri istem dobavitelju, z datumoma, ki se razlikujeta za en dan. Ena ima referenco računa ST-214; druga nima reference in je podprta s potrdilom o plačilu s kartico. Oba dokumenta vsebujeta enake podatke o naročilu. Ekipa zabeleži sum podvojitve in prosi knjigovodjo, naj potrdi, kako obravnavati knjižbi. Če bi dokumenta namesto tega prikazovala dve različni naročili, bi bili lahko obe knjižbi veljavni.
- Preberite posamezne postavke ali opis nakupa, ne le skupnega zneska.
- Preverite, ali dokumenti opisujejo en nakup ali ločene nakupe.
- Zabeležite, kaj podpira vašo ugotovitev in kaj ostaja nejasno.
Nejasnosti predajte v razjasnitev, ne da bi izgubili sled
Zapisa ne izbrišite brez pojasnila zgolj zato, ker je videti podvojen. Ohranite dokazila in na seznamu za pregled ločite domnevne podvojitve, pojasnjena ujemanja in nerešene primere. Če vaš račun omogoča ustrezno označevanje zapisov za pregled, pred uporabo preverite, kako deluje; sicer vprašanja vodite ločeno.
Knjigovodji pošljite jasno zastavljeno vprašanje, ki vsebuje identifikatorja obeh zapisov, štiri primerjalne podatke, dokazila in razlog za vaš pomislek. Kadar dokazila manjkajo, za pojasnilo najprej prosite osebo, ki je strošek predložila. Če se nejasnost nanaša na delovanje programske opreme, poiščite pomoč prek kanala za podporo, ki je na voljo za vaš račun, namesto da spremembe preizkušate na dejanskih zapisih.
- Določite osebo, odgovorno za pridobitev manjkajočih informacij.
- Zastavite konkretno vprašanje, namesto da knjižbo zgolj označite kot napačno.
- O vsakem popravku se dogovorite z osebo, odgovorno za vodenje poslovnih knjig.
- Zabeležite odločitev in njeno utemeljitev.
Preverite, ali je bila težava s pregledom dejansko odpravljena
Uspeh ni zgolj nižji skupni znesek stroškov. Za vsak domnevno podvojen par mora biti izid pojasnljiv: ločena veljavna nakupa, potrjena podvojitev, ki je ustrezno obravnavana, ali odprto vprašanje z določeno odgovorno osebo. Po dogovorjenih popravkih znova preglejte zadevne zapise in ustrezno poročilo ter preverite, ali rezultat ustreza odločitvi.
Ponavljajoče se ugotovitve uporabite za izboljšanje predaje dokumentacije. Če zaposleni za isti nakup redno predložijo tako račun kot potrdilo o plačilu, jih prosite, naj jasno navedejo povezavo med njima. Vaš naslednji korak je priprava enotnega seznama za pregled zadevnega obdobja, priložitev ali določitev mesta hrambe dokazil in dogovor za kratek pogovor s knjigovodjo o nerešenih postavkah.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali sta dva stroška z enakim zneskom vedno podvojena?
Ne. Ponavljajoči se nakupi in redne obremenitve imajo lahko enake skupne zneske. Preden sprejmete sklep, primerjajte dobavitelja, datume, reference in podrobnosti nakupa.
Kaj pa, če strošek nima reference?
Za preverjanje uporabite potrdilo, opis nakupa in druga razpoložljiva dokazila. Osebo, ki je strošek predložila, prosite za pojasnilo; če dokazila ne zadostujejo, postavko pustite nerešeno.
Ali NeroBooks samodejno zazna podvojene stroške?
Ne predpostavljajte, da je samodejno zaznavanje podvojitev na voljo. Preverite funkcije v svojem trenutnem računu in po potrebi uporabite dokumentiran postopek primerjave.
Ali naj domnevno podvojen zapis izbrišemo pred pregledom?
Ne. Shranite dokazila, označite pomislek in se o ustreznem ukrepu dogovorite s svojim knjigovodjo ali osebo, odgovorno za evidence.