1. Pred nastavitvijo blagajne uskladite potek strežbe
Izhajajte iz načina strežbe, ki ga dejansko izvajate. Restavracija s postrežbo pri pultu lahko plačilo sprejme takoj po vnosu naročila, medtem ko mora restavracija s strežbo pri mizi pred izdajo računa morda spremljati več naročil. Zapišite, kdo vnese naročilo, kdo ga preveri in kdo sprejme plačilo. Tako boste dobili praktičen seznam zahtev namesto nabora funkcij, ki jih morda ne potrebujete.
Preverite, katere dele tega poteka podpira izbrana rešitev. Pozanimajte se o podprtih napravah, načinu prepoznavanja naročil in opremi, potrebni za predvideni potek dela. NeroPay ponuja programsko opremo NeroPOS/ePOS, kartične terminale in plačilne storitve, vendar morate razpoložljivost izdelkov, podprte naprave in integracije preveriti pri ekipi. Ne predpostavljajte, da je določena povezava ali funkcija za restavracije na voljo.
- Zapišite enoten potek naročila od želje gosta do zaključenega plačila.
- Določite, kje odgovornost preide z enega člana osebja na drugega.
- Pred nastavitvijo preverite potrebne funkcije in opremo.
2. Izdelke razporedite glede na dejanski način sprejemanja naročil
Pripravite enoten seznam jedi kot podlago za začetno nastavitev. Vključite ime vsake jedi, prodajno ceno in možnosti izbire, ki vplivajo na naročilo. Izdelke razvrstite tako, da jih bo osebje med strežbo zlahka našlo, na primer med predjedi, glavne jedi, priloge in pijače, namesto da bi se zanašali na abecedni seznam. Poimenovanja, namenjena gostom, naj bodo dovolj jasna, da bodo razumljiva tako na računu kot pri blagajni.
Določite, kako naj osebje beleži dodatke, zamenjave in jedi, ki niso na voljo, nato pa pri ponudniku potrdite podprti način. Ne predpostavljajte, da opomba spremeni ceno ali da je mogoče vsako izbiro nastaviti kot izbirno možnost. Preverite, ali so postavke podvojene, cene zastarele ali oznake nejasne. Opisi izdelkov ne smejo nadomestiti ustaljenega postopka vaše restavracije za obravnavo vprašanj o alergenih.
- Vsak izdelek v začetnem naboru preverite glede na dogovorjeni jedilnik.
- Preizkusite podobne postavke in doplačljive dodatke, da odkrijete morebitne napake pri izbiri.
- Določite, kdo lahko po začetku uporabe odobri spremembe jedilnika.
3. Določite prehod od naročila do plačila
Ključno vprašanje pri nastavitvi je, kako se znesek za plačilo prenese v plačilni postopek. Potrdite, ali izbrana konfiguracija prenese znesek med blagajno in terminalom ali ga mora osebje vnesti ročno. Če je vnos ročen, preverjanje zneska določite kot izrecno nalogo. Tudi če je povezava podprta, vadite, kako osebje prepozna pravo naročilo in pred izvedbo plačila preveri znesek.
Dogovorite se, kako naj osebje ravna, ko je plačilo zavrnjeno, prekinjeno ali je njegov izid negotov. Pred ponovnim poskusom naj preveri razpoložljivi status transakcije, namesto da predpostavlja, da odsotnost odziva pomeni neuspeh. Ekipo vprašajte, kako se zaključena plačila odražajo v izbrani konfiguraciji in kako raziskati neskladja. Samo potrdila o kartičnem plačilu nikoli ne obravnavajte kot dokaz, da so vsi deli blagajniške evidence pravilni.
- Potrdite povezavo za plačila in morebitni potrebni ročni vnos.
- Določite odgovorno osebo za preverjanje zneska in izida plačila.
- Dokumentirajte postopek za razreševanje transakcij z negotovim izidom.
4. Preizkusite celoten potek naročila in preglejte račune
Hipotetični primer: gostje pri eni mizi naročijo dve glavni jedi, eno prilogo in dve pijači. Pred plačilom gost zamenja eno pijačo. V dogovorjenem preizkusnem postopku oseba, ki sprejema naročilo, vnese postavke, zabeleži spremembo na podprti način in prosi sodelavca, naj preveri končni račun. Sodelavec preveri postavke in skupni znesek, nato pa izvede potrjeni plačilni postopek.
Preglejte nastali zapis naročila in morebitne račune oziroma potrdila za goste. Ali lahko gost razbere, kaj je kupil? Ali končni skupni znesek upošteva zamenjano pijačo? Ali lahko osebje razlikuje med razčlenjenim računom in potrdilom o plačilu? Pri ponudniku preverite podatke o podjetju ter način dostave ali tiskanja računov in potrdil. Uporabite preizkusni način, ki ga je odobril ponudnik; ne predpostavljajte, da so preizkusna plačila ali njihove razveljavitve brezplačni.
- Vadite obdelavo naročila, ki vključuje popravek in dodatno postavko.
- Primerjajte končni račun, znesek plačila in zabeleženi izid.
- Vajo ponovite s članom osebja, ki bo delal v času največje obremenitve.
5. Ob prvi strežbi izvedite nadzorovano preverjanje
Pred odprtjem preverite, ali so dogovorjene naprave pripravljene, ali ima osebje dostop do vsega, kar potrebuje, in ali izdajanje računov ter potrdil deluje. Začetni jedilnik naj bo obvladljiv, znane napake pa odpravite, preden dodate nove zapletenosti. Na podlagi navodil ponudnika osebju pripravite kratek nadomestni postopek za težave z napravami ali povezavo ter poskrbite, da bodo kontaktni podatki podpore lahko dostopni.
Ob preverjanju delovanja potrdite tudi poslovne pogoje. Z ustreznim kartičnim terminalom NeroPay je lahko programska oprema NeroPOS, NeroWeb in NeroBooking vključena brez dodatne naročnine za programsko opremo. Stroški terminala, nadomestila za obdelavo plačil, pogoji upravičenosti in veljavni pogoji še vedno veljajo. Ekipo prosite, naj potrdi vašo konkretno konfiguracijo, namesto da predpostavljate, da so vključene vse naprave, povezave ali storitve.
- Pred začetkom uporabe odpravite nerešene težave z jedilnikom, računi, potrdili in plačili.
- Osebje seznanite s postopki za popravke, plačila z negotovim izidom in podporo.
- Po prvi izmeni preverite, ali so se ponavljale napake pri izbiri ali predaji naročil.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali naj pred preizkusom vnesem celoten jedilnik?
Najprej preizkusite reprezentativen izbor, vključno z jedjo z možnostjo izbire in postavko, ki jo je treba popraviti. Ko struktura deluje, pred začetkom strežbe vnesite in preverite še preostali jedilnik.
Ali bo sistem ePOS samodejno poslal skupni znesek na kartični terminal?
Tega ne predpostavljajte. Preverite, katera povezava je podprta za izbrano programsko opremo in terminal. Če je potreben ročni vnos, v postopek plačila vključite preverjanje zneska.
Na katere napake na računih moramo biti pozorni?
Preverite nejasna imena postavk, manjkajoče dodatke, napačne količine, zastarele podatke o podjetju in skupne zneske, ki se razlikujejo od zneska plačila. Preverite, kateri dokument je razčlenjeni račun in kateri potrjuje plačilo.
Ali je NeroPOS vključen pri vsakem terminalu?
Vključitev programske opreme je odvisna od izpolnjevanja pogojev. Pri kartičnem terminalu NeroPay, ki izpolnjuje pogoje, je lahko NeroPOS vključen brez dodatne naročnine za programsko opremo. Stroški terminala, stroški obdelave plačil in veljavni pogoji še vedno veljajo; podrobnosti preverite pri ekipi.