Dobavnica je podlaga za predajo blaga
Dobavnica vašemu skladišču, vozniku in kupcu pomaga uskladiti, katero blago se predaja. Koristni podatki vključujejo kupca in kraj dostave, datum dobave, opise izdelkov, količine in enolično referenčno oznako dobave. Če kupec navede številko naročilnice, dosledna uporaba te oznake olajša njegovo preverjanje ob prevzemu.
Njen operativni namen je podpreti preverjanje, ne zahtevati plačila. Prevzemnik naj blago primerja z dobavnico in označi manjkajoče, poškodovane ali nepričakovane postavke. Dobavnica sama po sebi ne dokazuje, da so bile vse postavke prevzete brez težav; skupaj z njo hranite tudi zapis o morebitnih odstopanjih.
Račun pojasnjuje zahtevek za plačilo
Račun kupcu pove, kaj mu zaračunavate, in vsebuje referenčno oznako, ki jo lahko njegova računovodska služba uporabi pri obravnavi zahtevka. Za ta potek dela so pomembni pravilni podatki o kupcu, zaračunano blago, zneski, dogovorjeni plačilni pogoji in referenčne oznake, ki vodijo do ustreznega naročila in evidenc dobave.
Ne pričakujte, da bo račun nadomestil preverjanje ob prevzemu. Računovodski referent lahko vidi račun, ne da bi kadar koli videl blago. Prav tako oseba, ki razklada dobavo, morda sploh ni odgovorna za plačila. Kupca vprašajte, komu je treba poslati posamezen dokument, namesto da predpostavljate, da ena kontaktna oseba ureja vse. Gre za operativno razlikovanje, ne za navodila glede zahtev za davčne listine.
Dokument izberite glede na nalogo, ne le glede na čas
Če je neposredna naloga preverjanje dostavljene pošiljke, priložite dobavnico. Če gre za zahtevek za plačilo, izstavite račun. Kadar obe nalogi potekata hkrati, lahko kupec potrebuje oba dokumenta. Pri poslovanju s kupcem, ki vključuje več dobav, lahko izpisek odprtih postavk pomaga pri pregledu stanja, vendar so referenčne oznake posameznih računov in dobav še vedno pomembne, kadar se pojavi vprašanje o določeni zaračunani postavki.
Vnaprej se dogovorite, kako boste obravnavali dobave v več delih. Zaračunavanje vsake dobave posebej lahko olajša usklajevanje, združevanje dobav pa lahko zmanjša število zahtevkov za plačilo, ki jih mora kupec obravnavati. Pri obeh pristopih morajo biti povezave jasne, ravnanje pa skladno z vašim dogovorom. Določite tudi, kdo evidentira manjkajoče količine in kdo preveri njihov vpliv na račun; te odločitve ne prepuščajte vozniku na kraju samem.
- Vprašajte, katere sklice kupec potrebuje za povezovanje blaga z zaračunanimi postavkami.
- Po potrebi potrdite ločeni kontaktni osebi za prevzem blaga in računovodstvo.
- Dogovorite se, kako boste evidentirali delne dobave in odstopanja.
Hipotetični primer: eno naročilo, dve dobavi
Kavarna pri veletrgovcu naroči 12 zabojev pijače z naročilnico CAFE-42. Osem zabojev prispe v torek z dobavnico DN-108; preostali štirje prispejo v četrtek z dobavnico DN-115. Vsaka dobavnica navaja količine, dobavljene ob posamezni dostavi, in isti sklic na kupčevo naročilnico. Vodja kavarne lahko preveri vsako dobavo, ne da bi prvo dostavo zamenjal za celotno naročilo.
Predpostavimo, da je dogovorjeno izdajanje računa po dobavi celotnega naročila. Račun INV-260 tako zajema 12 zabojev ter se sklicuje na CAFE-42, DN-108 in DN-115. Kontaktna oseba v računovodstvu kavarne lahko zaračunani znesek poveže z obema dobavama. Če oseba, ki je v torek prevzela blago, evidentira prejem le sedmih zabojev, mora veletrgovec to neskladje raziskati, preden dokumentacijo šteje za usklajeno; prvotno naročena količina ni dokaz o dobavi.
Preverite, ali referenčne oznake delujejo v praksi
Izberite eno zaključeno naročilo in mu sledite od odpreme do zahtevka za plačilo. Ali lahko nekdo, ki ni sodeloval pri prodaji, ugotovi, kaj je prispelo, najde morebitna prijavljena odstopanja in razume, katere dobave zajema račun? To je preverljiv pokazatelj uspešnosti. Če mora prodajalca vprašati, kaj se je zgodilo, izboljšajte sklice ali zapiske ob predaji, namesto da dodajate nove nepovezane dokumente.
NeroTrade podpira veleprodajne delovne procese, vključno z dobavnicami, poslovnimi računi kupcev, računi, izpiski, dostavnimi potmi in izterjavo plačil. Preden na teh funkcijah zasnujete svoj proces, preverite, katere so omogočene za vaš trgovski račun. Vaš naslednji korak je, da s sodelavci iz odpreme in računovodstva pregledate eno tipično naročilo, nato pa se dogovorite o enotnem načinu označevanja sklicev in odgovornosti za odpravljanje neskladij.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali je treba ob vsaki dobavi hkrati izdati tudi račun?
Ne nujno. Kupec lahko ob predaji potrebuje dobavnico, račun pa pozneje, skladno z vašim dogovorom. Jasno določite čas izdaje, da nobena od ekip manjkajoče dokumentacije ne bo zamenjala za manjkajoči zahtevek za plačilo.
Ali lahko en račun zajema več dobav?
To je lahko organizacijska odločitev, če je skladna z vašim dogovorom. Dobave jasno označite, da lahko kupec brez ugibanja preveri vsak del zaračunanega zneska.
Kaj storiti, če sta na dobavnici in računu navedeni različni količini?
Preverite naročilo, evidence dobav in morebitne zapise o manjkajočem ali vrnjenem blagu. Kupcu pojasnite razliko in odpravite neskladje v izvorni evidenci, namesto da predpostavljate, da je kateri od dokumentov pravilen.
Ali je izpisek isto kot račun?
Ne. Izpisek pomaga pri pregledu prometa in odprtih postavk na kontu. Račun opredeljuje posamezen zahtevek za plačilo; pri obravnavi postavk na izpisku imejte na voljo sklic na ta račun.