Prednost določajte po posledicah, ne le po znesku
Pregled po višini zneskov, od najvišjega navzdol, je preprosto organizirati in je lahko koristen, kadar za eno večjo transakcijo ni pojasnila. Njegova slabost je, da sam znesek pove le malo o potrebnem delu. Velik nakup z ustreznim računom in jasnim poslovnim pojasnilom lahko zahteva manj pozornosti kot ponavljajoče se manjše postavke, ki jih nihče ne zna prepoznati.
Pristop, ki daje prednost posledicam, se osredotoča na to, kaj ostane negotovo, če postavka počaka. Ali vpliva na več evidenc? Ali kdo čaka na odgovor, preden lahko ukrepa? Ali postaja uporaben vir dokazil težje dostopen? S temi vprašanji predlagajte prednostne naloge, nato pa knjigovodji prepustite prilagoditev vrstnega reda. Nenavadno transakcijo obravnavajte kot nekaj, kar je treba raziskati, ne kot dokaz napake.
Primerjajte nepojasnjene transakcije z manjkajočo dokumentacijo
Prednostna obravnava nepojasnjenih transakcij je smiselna, kadar ekipa ne zna povedati, na kaj se denar nanaša, ali se dve knjižbi nanašata na isti dogodek ali zakaj se znesek razlikuje od zneska na pripadajočem dokumentu. Zberite datum, znesek, referenčno oznako in ustrezne evidence. Knjižbe ne spreminjajte zgolj zato, da bi se številke navidezno ujemale.
Pristop, ki daje prednost dokumentaciji, je primernejši, kadar je osnovna dejavnost jasna, dokazila pa so nepopolna. Slabost je, da lahko knjigovodja porabi čas za ugotavljanje, kateri dokumenti manjkajo, čeprav bi jih vaša ekipa lahko pridobila sama. Preproste naloge pridobivanja dokumentov ločite od dejanskih vprašanj: pri znanem nakupu z manjkajočim potrdilom je treba pridobiti dokument; neznano plačilo brez jasnega namena pa zahteva pregled.
- Pri nepojasnjeni transakciji navedite, kaj je znano in kaj ostaja negotovo.
- Pri manjkajoči dokumentaciji navedite, kateri dokument potrebujete in kdo bo zanj zaprosil.
- Če velja oboje, ju združite v eno postavko za pregled, namesto da ustvarjate naloge, ki si konkurirajo za pozornost.
Vprašanja, ki ovirajo delo, obravnavajte prej
Včasih najboljša prva postavka ni niti največja transakcija niti najstarejše manjkajoče potrdilo. Lahko je vprašanje, katerega odgovor določa, kako je treba obravnavati več drugih postavk. Ekipa na primer morda ne ve, ali dobaviteljev dokument nadomešča prejšnjo različico ali se nanaša na ločen nakup.
Pregled, ki se začne z vprašanji, lahko prepreči ponavljanje dela, vendar je zaradi nejasnih zahtev neučinkovit. Namesto »prosimo, preverite plačila dobaviteljem« navedite natančno vprašanje, ustrezne reference in že preverjena dokazila. Vaša ekipa lahko pojasni poslovne dogodke in zbere dokumente; računovodske odločitve naj sprejema pooblaščeni strokovnjak. Če na prednostni vrstni red vpliva dejanski rok, ga navedite in pojasnite, zakaj je pomemben.
Hipotetični primer: tri postavke, ki zahtevajo pozornost
Majhen oblikovalski studio ima neprepoznano odhodno plačilo v višini £180, nakup opreme v višini £1,400 z računom in potrjenim pojasnilom ter šest stroškov kurirskih storitev, za katere manjkajo potrdila. Ekipa stroške kurirskih storitev prepozna. Odhodno plačilo ima referenco, podobno številki dobaviteljevega računa, ki se pojavlja tudi drugje v evidencah.
Studio predlaga, da se najprej pregleda postavka v višini £180, ker ni jasno, za kaj gre, in je morda povezana z drugim vnosom. Ne označi je kot podvojeno. Medtem član ekipe zaprosi za potrdila za kurirske storitve, zato se zbiranje dokazil nadaljuje brez čakanja na knjigovodjo. Nakup opreme ostane na voljo za redni pregled, pri čemer so vsa pripadajoča dokazila zbrana na enem mestu.
Uspešnost je mogoče preveriti: knjigovodja lahko poišče ustrezne evidence, razume nejasnost in določi naslednjo poizvedbo, ne da bi moral ekipo prositi, naj ponovno pojasni celotno dogajanje. Če dokazila ne razjasnijo postavke v višini £180, ta ostane odprta z določenim naslednjim korakom, namesto da bi bila označena kot zaključena.
Prednostne naloge pretvorite v uporaben seznam za pregled
NeroBooks ponuja knjigovodska orodja za poslovne evidence, prihodke, odhodke, potrdila in poročila. Te evidence uporabite kot osnovo za pripravo vprašanj in v svojem trenutnem računu preverite vsako posamezno funkcijo, preden se nanjo zanesete. Ne predpostavljajte, da programska oprema samodejno prepozna neskladja, določi prednostni vrstni red pregleda ali zagotovi manjkajoča dokazila.
Seznam za pregled naj bo dovolj kratek, da ga je mogoče hitro preleteti. Vsaka postavka naj pojasni nejasnost, navede dokazila in jasno loči naslednjo nalogo ekipe od odločitve knjigovodje. Knjigovodjo prosite, naj potrdi ali spremeni predlagani vrstni red, preden ekipa porabi čas za urejanje evidenc z nižjo prednostjo.
- Kjer je ustrezno, zabeležite referenco, datum in znesek.
- Zapišite eno jasno vprašanje in povzemite, kaj je že bilo preverjeno.
- Navedite pripadajoče evidence in morebitne manjkajoče dokumente.
- Določite osebo, odgovorno za naslednji korak.
- Po pregledu zabeležite izid ali vprašanje, ki ostaja odprto.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali moramo najstarejšo nerešeno postavko vedno uvrstiti na prvo mesto?
Starost postavke je pomembna, kadar bi bilo dokazila sčasoma težje pridobiti, vendar ne sme določati celotnega vrstnega reda. Pojasnite, kako dolgo je postavka že odprta in ali vpliva na drugo delo.
Ali naj počakamo, dokler ne bodo na voljo vsa potrdila?
Ne nujno. Posredujte osredotočen seznam za pregled z jasno označenimi manjkajočimi dokumenti. Vaša ekipa lahko še naprej zbira dokazila, medtem ko knjigovodja obravnava vprašanja, za katera je že na voljo dovolj informacij.
Ali lahko popravimo vnos, preden vprašamo knjigovodjo?
Ne ugibajte zgolj zato, da bi odpravili navidezno neskladje. Ohranite dokazila, pojasnite težavo in pooblaščenega strokovnjaka vprašajte, kako jo je treba obravnavati.