1. Pred izbiro opreme začrtajte potek plačevanja
Začnite z načinom strežbe v času največje gneče. Za plačila pri pultu je lahko primerno stalno plačilno mesto, pri strežbi za mizo pa potrebujete jasno določen način, kako gostu prinesti račun in plačilno napravo. Če osebje sprejema plačila zunaj ali zunaj glavne jedilnice, v zahteve vključite tudi te lokacije, namesto da predpostavljate, da ena ureditev ustreza vsem.
Preštejte plačilna opravila, ki bi lahko potekala hkrati: prevzem hrane za s seboj, miza, ki želi račun, in gost, ki plačuje na recepciji. Na tej podlagi se s ponudnikom NeroPay pogovorite o številu terminalov in ustreznih napravah. Razpoložljivost, podprte naprave in funkcionalnosti je treba potrditi; ne predpostavljajte, da terminal podpira delitev računa, napitnine ali določen način povezave.
- Začrtajte pot od zahteve za račun do potrjenega plačila.
- Navedite plačilna mesta, ki so med največjo gnečo v uporabi hkrati.
- Določite, kdo preveri račun in kdo ga označi kot plačanega.
2. Preverite povezljivost tam, kjer plačila dejansko potekajo
Vprašajte, katere možnosti povezave podpira predlagani terminal, nato pa ocenite njihovo ustreznost glede na razporeditev prostorov. Postavitev pri pultu ima lahko drugačne zahteve kot naprava, ki jo osebje prenaša med mizami. Če je podprt Wi-Fi, ga preizkusite na dejanskih plačilnih mestih, vključno s terasami, ločenimi sobami in območji za debelimi stenami. Signal pri blagajni še ne zagotavlja pokritosti drugod.
Pri vsaki podprti mobilni povezavi se pozanimajte o zahtevah glede pokritosti, povezanih stroških in tem, kaj se zgodi ob prekinitvi povezave. Ne predpostavljajte, da so na voljo plačila brez povezave ali samodejni preklop. Načrtujte tudi polnjenje in shranjevanje: delujoča povezava ne pomaga veliko, če je baterija naprave prazna ali nihče ne ve, kje je njeno mesto.
- Preizkusite podprte povezave na vsakem predvidenem plačilnem mestu.
- Potrdite postopek za prekinjene transakcije ali transakcije z nejasnim statusom.
- Določite mesto za polnjenje in preverjanje baterije ob koncu izmene.
3. S simulacijo strežbe preizkusite delovni postopek osebja
Hipotetični primer: restavracija sprejema plačila za hrano za s seboj pri pultu, gostom v restavraciji pa omogoča plačilo pri mizi. Natakar preveri račun mize, gostu predloži dogovorjeni znesek za plačilo in sledi navodilom na terminalu. Preden plačilo zabeleži pri ustreznem računu, preveri končni status transakcije. Sodelavec pri pultu pri prevzemih upošteva enako pravilo potrditve.
Če je plačilo videti prekinjeno, natakar pred ponovnim poskusom po dogovorjenem postopku preveri njegov zabeleženi status. Ob predaji izmene osebje opozori na vse nerazrešene račune, namesto da predpostavlja, da so plačani. Ta primer opisuje delovni postopek za vajo in ne predstavlja trditve o posameznih funkcijah naprav ponudnika NeroPay. Preverite, ali izbrana postavitev zahteva ročni vnos zneska ali podpira povezavo z vašo blagajniško programsko opremo.
- Vadite preverjanje zneska in njegovo povezovanje s pravilnim računom.
- Vadite postopek ob prekinjenem plačilu, ne da bi ga takoj ponovili.
- Osebju pokažite, kako naj o nejasnem statusu obvesti vodjo izmene.
4. Preverite poravnavo plačil, stroške in obseg programske opreme
Pred začetkom prve strežbe se pozanimajte, kako in kdaj se plačila poravnajo, kateri presečni časi veljajo ter kako na časovni razpored vplivajo konci tedna in prazniki. Določite, kje lahko osebje pregleduje transakcije in kako bo vodja te evidence primerjal s prodajo v restavraciji. Zaključena kartična transakcija in prejem denarja na vaš izbrani račun sta različni fazi; poskrbite, da ekipa ve, katera evidenca odgovarja na posamezno vprašanje.
NeroPay ponuja kartične terminale in plačilne storitve. Ob kartičnem terminalu NeroPay, ki izpolnjuje pogoje, je lahko programska oprema NeroPOS, NeroWeb in NeroBooking vključena brez dodatne naročnine za programsko opremo. Stroški terminala, stroški obdelave plačil, pogoji upravičenosti in veljavni pogoji še vedno veljajo. Z ekipo preverite svoje zahteve glede programske opreme, podprte naprave, morebitne predlagane integracije in poslovne pogoje, namesto da predpostavljate, da so vključeni.
- Zahtevajte jasen razčlenjen pregled stroškov terminala in obdelave plačil.
- Preverite čas nakazila sredstev in kontakt za vprašanja o nakazilih.
- Dogovorite se, kako boste usklajevali prodajo, vračila in evidence plačil.
5. Pred odprtjem opravite končna preverjanja
S ponudnikom se dogovorite za ustrezen postopek preizkušanja in pred obdobjem večje zasedenosti vadite celoten potek. Med pogostimi napakami, na katere morate biti pozorni, so vnos napačnega zneska, prezgodnja označitev računa kot plačanega, nenapolnjena naprava in ponovitev transakcije, katere stanje ni jasno. V usposabljanje osebja vključite ravnanje s potrdili in dogovorjeni postopek vračila.
Za vsako izmeno določite osebo, odgovorno za vprašanja o plačilih, shranjevanje naprav in preverjanja ob zaključku. Kontakt za podporo naj bo lahko dostopen, navodila za osebje ob nedelovanju plačil pa dokumentirana. Ob zaključku primerjajte evidence plačil s prodajo in raziščite razlike; ne predpostavljajte, da bo nepojasnjeno neskladje samodejno odpravila naslednja izmena.
- Z ekipo, ki bo začela delo, izvedite nadzorovano vajo.
- Preverite polnilnike, po potrebi zaloge materiala za tiskanje potrdil in kontaktne podatke za podporo.
- Pred naslednjo izmeno preglejte odstopanja, do katerih je prišlo med prvo strežbo.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
S koliko kartičnimi terminali naj restavracija začne?
Pri pogovoru izhajajte iz sočasnega izvajanja plačil, območij strežbe in gibanja osebja. Prosite NeroPay za potrditev ustreznih naprav in njihove razpoložljivosti, namesto da izbirate zgolj na podlagi števila miz.
Ali lahko en terminal pokriva plačila pri pultu in pri zunanjih mizah?
Morda, vendar najprej preverite ustreznost naprave in podprte povezave. Preizkusite območje za plačevanje na prostem in razmislite, ali bi souporaba ene naprave upočasnila postrežbo pri pultu.
Kaj naj osebje stori, če se zdi, da plačilo ni uspelo?
Pred ponovnim poskusom zaračunavanja sledite dogovorjenemu postopku preverjanja stanja. Ob nejasnem izidu se obrnite na vodjo izmene ali podporo, namesto da ugibate, ali je bilo plačilo izvedeno.
Ali potrditev plačila pomeni, da so sredstva že nakazana?
Ne. Potrditev transakcije in nakazilo sredstev sta ločeni fazi. S ponudnikom NeroPay preverite dogovor glede nakazil in pri preverjanju pričakovanih sredstev uporabite ustrezne evidence.