1. Pred vnosom podrobnosti rezervacij načrtujte potek strežbe
Začnite s preprostim načrtom za vsak termin strežbe: čas odprtja, zadnji sprejem gostov, predvideno trajanje zasedenosti mize in čas, potreben za ponovno pripravo. Če se kuhinja zapre ob 9pm, bo morda treba zadnje goste sprejeti precej prej. O teh omejitvah se dogovorite tako s kuhinjo kot s strežnim osebjem, namesto da v postopek rezervacij preprosto prepišete javno objavljeni odpiralni čas.
Ločite dejansko število sedežev od števila gostov, ki jih lahko brez težav sprejmete hkrati. Dve veliki skupini, ki prispeta istočasno, lahko obremenita sprejemanje naročil in pripravo hrane, tudi če so mize na voljo. Določite, kako boste obravnavali večje skupine, goste brez rezervacije in mize, ki jih je mogoče združiti. Preverite, katera od teh pravil lahko upošteva izbrana programska oprema, in zapišite tista, ki jih mora osebje urejati ločeno.
- Ločeno navedite termine za kosilo, večerjo in morebitne posebne termine strežbe.
- Z osebjem se dogovorite o postopku za zahteve, ki odstopajo od običajnih velikosti skupin ali časov prihoda.
- Določite osebo, pooblaščeno za odobritev izjem.
2. Pripravite informacije, ki jih potrebujejo gostje in osebje
Določite, katere podatke potrebujete za prepoznavanje in upravljanje rezervacije, na primer ime gosta, način vzpostavitve stika, število oseb, datum in čas prihoda. Podatkov ne zbirajte zgolj zato, ker je zanje na voljo prostor. Ekipo vprašajte, kako bo med strežbo dostopala do podatkov o rezervacijah, ter preverite razpoložljiva polja in možnosti dostopa, preden se zanesete nanje.
Napišite kratka navodila za goste o tem, kam naj pridejo, kaj naj storijo ob zamudi in kako lahko zaprosijo za spremembo. Pojasnite, kako se lahko z vašo ekipo pogovorijo o zahtevah glede dostopnosti ali prehranskih potrebah. Opombo o prehrani obravnavajte kot izhodišče za pogovor, ne kot potrditev, da je določeni zahtevi mogoče ugoditi. Poskrbite, da osebje ve, kaj je treba še preveriti.
- Uporabljajte eno dogovorjeno različico navodil za prihod in spremembe rezervacij.
- Preverite, ali so kontaktni podatki in objavljeni časi strežbe pravilni.
- Osebju zagotovite jasen postopek za pregled posebnih zahtev.
3. Določite predajo informacij od rezervacije do plačila
Rezervacija in račun v restavraciji sta različna zapisa z različnima namenoma. Določite, kako oseba, ki sprejema goste, obvesti strežno osebje, da je skupina prispela, kako se določi prava miza in kdo preveri končni račun pred plačilom. Ne predpostavljajte, da si programska oprema za rezervacije, blagajna in plačilni terminal samodejno izmenjujejo podatke. O morebitni potrebni povezavi se posvetujte z ekipo NeroPay.
NeroPay ponuja NeroBooking, programsko opremo NeroPOS/ePOS, kartične terminale in plačilne storitve ter možnosti plačevanja s kodami QR. Izberite plačilni postopek, ki ga osebje lahko jasno pojasni gostom. Če nameravate sprejemati pologe ali predplačila, najprej preverite, ali je predlagani način podprt in kako bi osebje obravnavalo preostali znesek za plačilo, spremembe rezervacij in morebitne zahtevke za vračilo.
- Določite, kdo je odgovoren za označevanje prihodov in posredovanje podatkov o mizah strežnemu osebju.
- Zapišite, kako bo osebje preverilo morebitni že plačani znesek, preden zahteva plačilo preostanka.
- Dogovorite se, kdo obravnava vprašanja in neskladja v zvezi s plačili.
4. Preizkusite potek na izmišljenem primeru petkove rezervacije
Hipotetični primer: restavracija namerava v petek ob 7pm sprejeti skupino štirih oseb, ki bo plačala po obroku. Vodja primerja rezervacijo z načrtom strežbe ter gostu poda jasna navodila glede prihoda in sprememb. Zahtevo za dostop brez stopnic posreduje ekipi v potrditev, namesto da bi jo štel za samodejno urejeno.
Ob prihodu oseba, ki sprejema goste, preveri ime in število oseb v skupini, potrdi dogovorjeno razporeditev sedežev ter strežnemu osebju sporoči, katera miza je zasedena. Po obroku strežno osebje preveri račun in izvede izbrani plačilni postopek restavracije. Vodja izmene nato preveri, ali osebje zna razlikovati med zaključenim obiskom in odpovedano rezervacijo. To je delovni postopek, ki ga je treba preizkusiti, in ne trditev, da se vsako dejanje samodejno izvede v rešitvi NeroBooking.
- Isto rezervacijo preizkusite še s poznim prihodom in spremenjenim številom oseb v skupini.
- Preverite, kako osebje ravna, če gost prispe pod drugim imenom.
- Vadite odkrivanje in odpravljanje neskladij pred sprejemom plačila.
5. Pred zagonom preverite pogoste napake
Preglejte svojo ureditev z vidika gosta in nato še z vidika zaposlene osebe, ki sprejema goste. Poiščite nasprotujoče si podatke o odpiralnem času, nejasna navodila za spreminjanje rezervacij, podvojene rezervacije in pomanjkljivosti pri predaji med izmenami. Preverite, kako boste telefonske zahteve obravnavali skupaj z drugimi načini rezervacije. Če se rezervacija spremeni, mora osebje vedeti, kateri zapis je merodajen in koga je treba obvestiti.
Potrdite tako poslovne pogoje kot delovni postopek. Ob kartičnem terminalu NeroPay, ki izpolnjuje pogoje, je lahko programska oprema NeroBooking, NeroPOS in NeroWeb vključena brez dodatne naročnine za programsko opremo. Stroški terminala, nadomestila za obdelavo plačil, pogoji upravičenosti in veljavni pogoji še vedno veljajo. Preden se dokončno odločite za svojo rešitev, morate z ekipo potrditi razpoložljivost izdelkov, podprte naprave, integracije in cene.
- Izvedite končni preizkus z opremo in vlogami osebja, predvidenimi za strežbo.
- Dokumentirajte nadomestni postopek za primer, ko osebje ne more dostopati do podatkov o rezervacijah.
- Preglejte potek prvih strežb in prilagodite pravila, ki povzročajo nepotrebno zmedo.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali naj omogočimo vnaprejšnjo rezervacijo vsake mize?
Ne nujno. Odločite se, ali boste del zmogljivosti ohranili za goste brez rezervacije, daljše obroke ali reševanje zapletov pri strežbi. Odločitev sprejmite na podlagi razpoložljivega osebja in zmogljivosti kuhinje, nato pa preverite, kako jo lahko upoštevate v izbrani rešitvi.
Ali se lahko zanesemo na samodejne opomnike ali povezave s koledarji?
Ne predpostavljajte, da so te funkcije na voljo. Pri ekipi preverite posamezne funkcije in se dogovorite za postopek, ki ga bo osebje izvajalo za vse, česar vaša nastavitev ne pokriva.
Ali moramo plačilo prejeti ob rezervaciji gosta?
To je ločena operativna odločitev. Potek dela lahko načrtujete tako, da gost plača po obroku. Če so predplačila pomembna, pred njihovo uvedbo preverite, ali so podprta in kakšen je postopek njihove obdelave.
Kdo naj bo odgovoren za nastavitev rezervacij?
Za pravila naj bo odgovoren en vodja, za vsako izmeno pa določite odgovorno osebo. V preizkušanje vključite kuhinjsko in strežno osebje, da bo nastavitev delovala tudi v praksi, ne le za vodjevo mizo.