Preprost kontrolni seznam za začetno vzpostavitev povezanega poslovnega poteka

1. Izberite eno pot, ne celotnega poslovanja

Izberite pot, za katero pričakujete, da jo boste redno obravnavali, na primer ko stranka odda naročilo za prevzem in ga prevzame pri pultu. Določite začetno in končno točko. Pri tej poti lahko to pomeni vse od prejema naročila do njegove predaje pravi stranki in zagotovitve dostopnosti evidenc za pregled ob koncu dneva.

Prva različica naj bo omejena. Če hkrati dodate rezervacije, dostavo in prodajo strankam, ki pridejo v poslovalnico, ustvarite več predaj, ki jih je treba preveriti. Zapišite informacije, potrebne v vsaki fazi: referenčno številko naročila, želeni čas prevzema, izdelke, stanje plačila in stanje izvedbe naročila. Zbirajte samo podatke o stranki, ki jih potrebujete za izvedbo storitve.

• Pot opišite v enem stavku z vidika stranke.
• Navedite vse faze v vrstnem redu, v katerem potekajo.
• Označite mesta, kjer nalogo prevzame druga oseba ali drugo orodje.

2. Preverite, kaj bo posamezno orodje dejansko omogočalo

Orodja izberite glede na te faze, namesto da začnete z dolgim seznamom izdelkov. NeroPay ponuja kartične terminale in plačilne storitve, NeroPOS/ePOS programsko opremo, NeroWeb spletno naročanje in spletna mesta, NeroBooking programsko opremo za rezervacije ter možnosti plačevanja s kodo QR. NeroWeb podpira neposredno spletno naročanje. Ta dejstva ne pomenijo, da vsak izdelek samodejno deli vse zapise z drugimi.

Prosite ekipo, naj potrdi razpoložljivost, podprte naprave in konkretne integracije, ki jih potrebuje vaš predlagani potek. Dokler povezava ni potrjena, namesto tega opišite ročno predajo. Zaposleni lahko na primer pregleda prejeto naročilo in vnese potrebne podatke na ločen delovni seznam. To zahteva čas zaposlenih, vendar jasno pokaže, kdo je odgovoren.

Preden se zavežete, preverite poslovne pogoje. Ob kartičnem terminalu NeroPay, ki izpolnjuje pogoje, je lahko programska oprema NeroPOS, NeroWeb in NeroBooking vključena brez dodatne naročnine za programsko opremo. Še vedno veljajo stroški terminala, nadomestila za obdelavo plačil, pogoji upravičenosti in drugi veljavni pogoji. Pri spletnem naročanju ostajajo nadomestila za obdelavo plačil in morebitni stroški dostave.

• Vprašajte, kateri podatki se prenašajo, v katero smer in v katerem trenutku.
• Potrdite, kako zaposleni prepoznajo neuspešno predajo ali zamudo pri predaji.
• Za vsako nepotrjeno povezavo zabeležite ročno alternativo.

3. Za vsako predajo določite odgovorno osebo in zagotovite jasen zapis

Za predajo ni dovolj le določiti, kam gre delo naprej. Določite osebo, odgovorno za zaznavanje novega dela, njegovo preverjanje in predajo naprej. V majhnem podjetju lahko ena oseba pokriva več faz, vendar morajo biti odgovornosti kljub temu ločene. Določite namestnika za čas odmorov in povečanega obsega dela.

Določite, kateri zapis naj zaposleni uporabijo za posamezno vprašanje. Zapis naročila lahko opisuje, kaj je stranka naročila, ustrezni zapis plačila pa potrjuje izid plačila. Prejema naročila ne obravnavajte kot dokaz, da je bilo plačilo uspešno. V zapisih, v katerih je to dovoljeno, uporabljajte enotno referenčno oznako, da lahko zaposleni povežejo povezane dejavnosti brez kopiranja nepotrebnih podatkov o stranki.

• Za vsako fazo zapišite: odgovorna oseba, potrebni podatki in naslednji korak.
• Določite, kdaj je posamezna zadeva pripravljena za naslednjo fazo.
• Določite, kje se beležijo nerešene težave in kdo jih pregleduje.

4. Pot preizkusite z realističnim primerom

Hipotetični primer: nova kavarna namerava sprejemati naročila za osebni prevzem prek rešitve NeroWeb. Lastnik še ni potrdil povezave z drugimi orodji kavarne. Med vajo vodja izmene pregleda naročilo, preveri stanje plačila v ustreznem zapisu plačila in doda podatke za pripravo na ročni delovni seznam. Zaposleni pri pultu ob predaji naročila uporabi dogovorjeno referenčno oznako.

Z ekipo se najprej dogovorite o ustreznem načinu preizkušanja; ne predpostavljajte, da je na voljo preizkusni način. Nato vadite tako preprosto naročilo kot izjemen primer, na primer naročilo, pri katerem izid plačila ni jasen. Zaposleni morajo vedeti, da je treba tak primer raziskati, ne pa naročila označiti kot plačanega ali stranko brez preverjanja prositi za ponovno plačilo.

• Spremljajte eno naročilo od prejema do priprave in prevzema.
• Preverite, ali referenčna oznaka, naročeni izdelki in čas prevzema ostajajo usklajeni.
• Vadite začasno ustavitev obravnave nejasnega naročila in predajo primera določeni odgovorni osebi.
• Potrdite, da na koncu ni nobene nerešene ali podvojene naloge.

5. Pred zagonom poteka uporabite jasno vidno preverjanje izpolnjevanja pogojev

Preverjanje uspešnosti naj temelji na opazljivih rezultatih: član ekipe, ki ni zasnoval postopka, lahko poišče naročilo, ugotovi izid plačila, pojasni trenutno fazo naročila in izvede naslednji korak s pomočjo pisnih navodil. Zaključen potek mora pustiti zapise, ki jim lastnik lahko sledi, ne da bi moral dogodke obnavljati po spominu.

Če preverjanje ni uspešno, odpravite nejasnosti pri predaji, preden razširite obseg uvedbe. Začetni obseg dejanskega delovanja naj bo obvladljiv in ga preglejte po prvem obdobju poslovanja. Zaposlene vprašajte, kje so delo ponavljali, čakali na podatke ali potrebovali lastnikovo razlago. Spremenite navodila ali potrdite tehnično zahtevo, namesto da se zanašate na to, da si bodo zaposleni zapomnili začasno rešitev.

• Vodite kratek seznam težav in za vsak popravek določite odgovorno osebo.
• Po vsaki spremembi ponovite preverjanje, ki ni bilo uspešno.
• Na drugo uporabniško pot se razširite šele, ko je prva razumljiva in ponovljiva.

Povezana orodja NeroPay

Raziščite informacije o izdelku, na katerem temelji ta postopek.

• NeroPOS
• Ustvarite svojo spletno stran za spletno naročanje brezplačno - NeroWeb
• NeroBooks – Računovodska & programska oprema za knjigovodstvo