Trije zapisi, tri različna vprašanja
Račun določa, kaj se stranki zaračunava. Na njem so lahko navedeni artikli, količine, skupni znesek in plačilni pogoji. Pomaga vam pojasniti zahtevani znesek, vendar sam obstoj računa še ne pove, ali je stranka plačala. Račun dobavitelja ima enak operativni namen, kadar je vaša trgovina kupec.
Potrdilo o plačilu potrjuje prejeto plačilo. Glede na obseg podatkov lahko prikazuje tudi, kaj je bilo kupljeno ter kje in kdaj. Uporabno je, ko stranka sprašuje o nakupu, vendar morda ne pojasni predhodnega predplačila, preostalega zneska za plačilo ali vseh podrobnosti, dogovorjenih pred prodajo.
Zapis o plačilu je dokazilo s plačilne strani, na primer zapis kartične transakcije ali postavka na bančnem izpisku. Njegovo stanje in referenca pomagata ugotoviti, kaj se je zgodilo z denarjem. Zapis transakcije morda ne opisuje blaga, potrdilo o plačilu pa morda ne prikazuje, ali je bilo plačilo pozneje vrnjeno. Vsak zapis preberite z vidika vprašanja, na katero lahko dejansko odgovori.
Dokazila hranite skupaj, prihodka pa ne evidentirajte trikrat
Hranjenje treh zapisov ne pomeni evidentiranja treh prodaj. Lahko so podporna dokazila za en nakup. Za njihovo povezovanje uporabljajte enotno referenco prodaje ali računa in jasno označite, kateri dokument opisuje zaračunani znesek ter kateri zapisi se nanašajo na plačilo. Preden spremenite svoj način evidentiranja, vprašajte knjigovodjo, kako naj bodo te povezave prikazane.
Da bi bil ta potek dela smiseln, ni treba za vsako prodajo pri blagajni izdati ločenega računa. Razpoložljiva dokumenta sta lahko podrobno blagajniško potrdilo in zapis o plačilu. Prav tako je lahko z računom, plačanim v obrokih, povezanih več zapisov o plačilih. Uredite dokazila, ki dejansko obstajajo, namesto da ustvarjate podvojene dokumente zgolj zato, da bi dopolnili komplet.
Hipotetični primer: predplačilo in plačilo ob prevzemu
Predstavljajte si trgovino z izdelki za dom, ki prejme naročilo za svetilke v vrednosti £240. Trgovina izda račun z opisom naročila. Stranka s kartico plača predplačilo v višini £60 in prejme potrdilo o predplačilu, nato pa ob prevzemu plača preostalih £180 in prejme še eno potrdilo o plačilu. Obe plačili imata svoj zapis transakcije.
Račun pojasnjuje zaračunani znesek £240. Dve potrdili o prejemu plačila potrjujeta prejeta zneska, zapisi o transakcijah pa lastniku pomagajo preveriti izide plačil. Iskanje samo po £240 ne bi razkrilo, da je bilo plačilo izvedeno v dveh delih. Če vse povežete s sklicem naročila, postane zaporedje razumljivo.
Uspešnost preverjanja je mogoče oceniti: oseba, ki ni sodelovala pri prodaji, lahko najde račun, prepozna obe plačili in pojasni, zakaj ni več neporavnanega zneska. Če je ena transakcija prikazana kot čakajoča in ne kot zaključena, mora lastnik preveriti njeno trenutno stanje, namesto da domneva, da potrdilo o prejemu plačila odpravi vse dvome.
Preverite neskladja, preden zapolnite vrzeli
Če se evidence ne ujemajo, začnite s sklicem in časovnim potekom, ne le z zneskom. Dve stranki lahko porabita enak skupni znesek, datum plačila pa se lahko razlikuje od datuma, ko je denar viden na računu. Tudi skupno izplačilo se lahko razlikuje od posamezne prodaje, zato pred sklepanjem preverite razpoložljive podrobnosti o transakcijah in izplačilih.
Ohranite izvirna dokazila in dodajte jasno opombo o vsem, kar še ni razjasnjeno. Dokumenta ne spreminjajte prikrito, da bi se zneski ujemali. Če stranka vpraša, ali je plačala, pojasnite, kaj lahko potrdite in kaj je treba še preveriti, ne da bi razkrili podatke o transakcijah druge stranke.
- Uskladite sklic naročila ali računa, znesek in ustrezne datume.
- Preverite predplačila, deljena plačila, vračila ali preklicane poskuse plačila.
- Preberite zabeleženo stanje plačila in se ne zanašajte le na posnetek zaslona.
- O nejasnih izidih transakcij vprašajte ponudnika plačilnih storitev, o vprašanjih knjiženja pa svojega knjigovodjo.
Pripravite dokumentacijsko sled, ki ji bo knjigovodja lahko sledil
Izberite stalno mesto za dokumente o nakupih in pripadajoča dokazila o plačilih. Uporabljajte smiselne sklice, poskrbite za berljivost datotek in zabeležite manjkajoče dokumente. Knjigovodji na kratko pojasnite izjeme, kot sta preneseno predplačilo ali vračilo, ki še čaka na pojasnilo, namesto da mora sam rekonstruirati potek dogodkov.
NeroBooks ponuja knjigovodska orodja za poslovne evidence, prihodke, odhodke, potrdila o prejemu plačil in poročila. Preden uvedete določen postopek povezovanja dokumentov ali knjiženja, preverite, katere funkcije so na voljo v vašem trenutnem računu. Naslednji korak je, da s knjigovodjo pregledata eno nedavno prodajo in se dogovorita, kako urediti pripadajoča dokazila.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali račun z oznako »plačano« nadomesti zapis o plačilu?
Z njim je zabeležena potrditev plačila, vendar pripadajoča dokazila o plačilu pomagajo pojasniti, kdaj in kako je bilo plačilo izvedeno. Shranite pripadajoči sklic, če je na voljo, zlasti pri obročnih plačilih ali spornih izidih.
Ali so za vsako prodajo v trgovini potrebni trije ločeni dokumenti?
To je pristop k urejanju dokumentacije, ne navedba zakonskih zahtev. Pri nekaterih prodajah obstajata potrdilo o prejemu plačila in zapis o plačilu, ne pa tudi ločen račun. O zahtevah, ki veljajo za vaše podjetje, se posvetujte z ustreznim svetovalcem.
Kaj storiti, če manjka potrdilo o prejemu plačila?
Shranite dokazila, ki jih imate, zabeležite, kaj manjka, in po možnosti zaprosite izdajatelja za kopijo. Knjigovodjo vprašajte, katera dodatna pojasnila potrebuje, namesto da si izmislite nadomestni dokument.