Določite, kaj lahko klicatelji uredijo brez frizerja
Začnite z vprašanji, na katera lahko vaš salon dosledno odgovarja, na primer kje najti aktualni delovni čas ali kako zaprositi za povratni klic. Nastavite podatke, ki jih želite deliti, in preverite, kateri jeziki so podprti za vaš račun. Če se delovni čas spremeni zaradi praznika ali usposabljanja osebja, posodobite informacije, ki jih prejmejo klicatelji.
Odločitve, ki zahtevajo posvet z vašo ekipo, prepustite njej. Klicatelj, ki na primer sprašuje, ali je korekcija barve primerna, se bo morda moral pogovoriti s frizerjem o svojih laseh in potrebnem času. Običajnega odgovora ne smete zamenjati za potrditev termina.
- Naštejte pogosta povpraševanja in za vsako določite odobren odgovor.
- Določite vprašanja, pri katerih je treba urediti povratni klic ali preusmeritev klica, če je ta možnost omogočena.
Poskrbite, da bo mogoče prošnje zunaj delovnega časa obravnavati naslednji dan
Ko je salon zaprt, je koristen izid prošnja za povratni klic, ki vsebuje dovolj informacij, da se lahko član osebja odzove. Določite, kdo bo prošnje preverjal na začetku naslednjega delovnega dne in kako bo označil, da je bila prošnja obravnavana. Klicateljem povejte, kaj lahko pričakujejo, ne da bi obljubljali odzivni čas, ki ga vaša ekipa ne more dosledno zagotoviti.
Če je preusmeritev klicev omogočena, določite, kdaj je primerna in kdo lahko klic sprejme. Med zasedenim terminom je povratni klic morda bolj praktičen kot prekinitev frizerja. Razpoložljivost, telefonske številke in možnosti preusmerjanja za svoj račun in trg preverite pri NeroPay.
- Določite osebo, odgovorno za dnevni pregled zahtevkov, in njeno nadomestno osebo.
- V svojo običajno evidenco povpraševanj zabeležite kontaktne podatke klicatelja in razlog za klic.
Povpraševanje, termin in plačilo obravnavajte ločeno
Zahteva za klic je začetek pogovora; ne potrjuje, da je bil termin rezerviran. Ko osebje govori s stranko, lahko dogovorjeno storitev in čas zabeleži v običajnem postopku rezervacij salona. Če gre za polog ali plačilo, njegovo stanje zabeležite ločeno in ne predvidevajte, da je bilo plačano zgolj zato, ker termin obstaja.
Za uskladitev primerjajte evidenco opravljene storitve z ustrezno evidenco plačila in zabeležite morebitno razliko, ki jo je treba preveriti. Preverite, ali se je storitev spremenila, ali je bilo plačilo izvedeno na drug način oziroma ali transakcija še ni razrešena. Plačila ne označite kot prejetega, dokler tega ne potrjujejo vaše evidence.
- V vseh evidencah uporabljajte dosledno referenco, na primer ime stranke in datum termina.
- Enemu članu ekipe dodelite odgovornost za preverjanje neujemajočih se plačil.
Primer hipotetičnega barvanja las
Predstavljajte si salon v Manchestru, ki zvečer prejme klic osebe, ki želi termin za barvanje las. AI Reception zabeleži zahtevo za povratni klic. Naslednje jutro stilist pokliče nazaj, se pogovori o storitvi in zabeleži dogovorjeni termin. Nato prvotno zahtevo označijo kot obravnavano.
Stranka na dan termina izbere še nego. Osebje posodobi evidenco storitve in sprejme plačilo po običajnem postopku salona. Ob koncu dneva primerja končno evidenco storitve z evidenco plačila. Če se zneska ne ujemata, pred zaključkom preveri vnos nege in transakcijo ter razreši neskladje. To je ponazoritev delovnega postopka, ne trditev, da je integracija na voljo.
Preverite, ali postopek deluje v praksi
Opravite nekaj testnih klicev med delovnim časom in po zaprtju. Zastavite običajno vprašanje, prosite za povratni klic in poskusite z vprašanjem, ki zahteva pomoč stilista. Preverite, ali so podane informacije točne in ali zahteva prispe do osebe, ki je odgovorna za njen pregled.
Koristno merilo uspešnosti je, ali lahko osebje sledi testni zahtevi od začetnega klica do odgovora ter nato loči morebitni termin od evidence plačila zanj. Če je bila zahteva spregledana ali predaja ni jasna, prilagodite postopek in ga znova preizkusite. Pri NeroPay preverite, katere funkcije in možnosti usmerjanja so na voljo, preden se zanesete na določen delovni postopek.
- Redno pregledujte nerešene zahteve za povratni klic in neskladja pri plačilih.
- Posodobite nastavljene informacije, kadar se spremenijo storitve ali delovni čas.
DOBRO JE VEDETI
Pogosta vprašanja
Ali lahko AI Reception potrdi rezervacijo v salonu?
Odobrene zmogljivosti vključujejo odgovarjanje na običajne klice, beleženje zahtev za povratni klic in prevezovanje klicev, če je ta možnost omogočena. Zahtevo obravnavajte kot nepotrjeno, dokler vaša ekipa termina ne zabeleži in potrdi po običajnem postopku.
Ali lahko odgovarja na klice zunaj delovnega časa?
Za odgovarjanje na običajne klice lahko uporablja nastavljeni delovni čas in informacije o podjetju. Za svoj račun in trg preverite razpoložljivost ter ustrezne možnosti za telefonijo in usmerjanje klicev.
Ali zahteva za povratni klic pomeni, da je stranka plačala?
Ne. Ustrezno evidenco plačila preverite ločeno in raziščite morebitno neskladje s terminom ali opravljeno storitvijo.
Ali se bo AI Reception povezal z mojim sistemom za rezervacije ali plačila?
Integracije so odvisne od računa in trga. Pri NeroPay preverite, kaj je na voljo, namesto da predvidevate, da se bodo podatki prenašali med sistemi.