AI Reception v Berlinu, Nemčija

Izberite, na katera vprašanja boste odgovarjali samodejno

Začnite z vprašanji, na katera lahko vaša ekipa odgovarja dosledno, na primer kdaj se brivnica odpre, kje je in katere storitve ponuja. AI Reception posredujte kratke in aktualne informacije, vključno z morebitnimi razlikami med običajnim delovnim časom in načrtovanimi zaprtji. Preverite, ali klicatelji razumejo odgovor, ne da bi morali isto vprašanje zastaviti drugače.

Vprašanja, ki zahtevajo presojo, prepustite svoji ekipi. Klicatelj, ki na primer sprašuje, ali mu določena pričeska ustreza, se bo morda moral pogovoriti z brivcem. Če je preusmeritev omogočena, določite, kdaj naj se uporabi; sicer ponudite možnost prošnje za povratni klic. Preverite, kateri jeziki so na voljo za vaš račun, namesto da predpostavljate, da lahko vsakemu klicatelju pomagate v njegovem želenem jeziku.

Poskrbite za dostopno pot, ko je brivnica zasedena ali zaprta

Koristen prvi odgovor klicateljem pove, kakšna pomoč je na voljo. Možnosti naj bodo preproste, prav tako jasno pojasnite, kako lahko govorijo z zaposlenim ali zaprosijo za povratni klic. Ne predpostavljajte, da klicatelji poznajo imena vaših storitev: nekdo lahko vpraša za pristrižek, ne da bi uporabil izraz s cenika. V konfiguriranih informacijah uporabljajte preproste opise.

Zunaj delovnega časa jasno povejte, da je brivnica zaprta, in pojasnite, kaj sledi. Določite, kdo bo pregledoval prošnje za povratni klic in kdaj, nato pa klicateljem predstavite realna pričakovanja. Preverite, ali je na voljo izvedljiva alternativa za osebe, ki ne morejo dokončati telefonskega pogovora, pri čemer uporabite načine za stik, ki jih vaše podjetje že ponuja.

• Naštejte običajna vprašanja, ki bi jih klicatelj lahko zastavil, medtem ko je brivec zaposlen s stranko.
• Dogovorite se, kdaj je povratni klic primernejši od neposredne preusmeritve.
• Preverite konfigurirani delovni čas vsakič, ko brivnica spremeni urnik.

Hipotetični povratni klic v brivnici v Berlinu

Predstavljajte si brivnico, ki sprejema klice strank iz Berlina in Brandenburga. Po zaprtju pokliče stranka in vpraša, ali ji lahko v brivnici pomagajo pri določeni pričeski. Nastavljene informacije zajemajo delovni čas in splošne storitve, ne morejo pa odgovoriti na to konkretno vprašanje. Klicatelj prosi, da ga pokličejo nazaj, in pusti kontaktno številko ter kratek opis tega, o čemer se želi pogovoriti.

Naslednje jutro član ekipe, ki je zadolžen za povratne klice, pregleda zahtevo in jo posreduje brivcu, ki lahko odgovori. Ta stopi v stik s stranko in zabeleži, ali je bilo vprašanje rešeno ali je potreben nadaljnji pogovor. Brivnica zahteve za povratni klic ne obravnava kot potrjenega termina; morebitno rezervacijo uredijo ločeno po obstoječem postopku.

Preizkusite izkušnjo in preglejte rezultate

Preden se zanesete na storitev, opravite testne klice z vsakdanjimi vprašanji. Vprašajte po delovnem času, opišite frizuro, ne da bi uporabili izrazoslovje brivnice, in pokličite po zaprtju. Če so za vaše stranke pomembni podprti jeziki, razpoložljive možnosti preizkusite z nekom, ki lahko oceni, ali so odgovori jasni.

Praktično merilo uspešnosti je, ali klicatelj prejme pravilen podatek o delovnem času oziroma je preusmerjen na predvideni postopek za povratni klic ali predajo klica ter ali lahko ekipa ukrepa na podlagi zahteve, ne da bi ugibala, kaj pomeni. Preglejte neodgovorjena ali nejasna vprašanja, posodobite nastavljene informacije in ponovite preizkus. Pred načrtovanjem uvedbe prosite ekipo NeroPay, naj za vaš račun v Nemčiji potrdi razpoložljivost, telefonske številke, preusmerjanje klicev in morebitne integracije.

• Pokličite med delovnim časom in še enkrat po zaprtju.
• Prosite sodelavca, naj zaprosi za povratni klic, in preverite, kaj prejme ekipa.
• Zabeležite nejasne odgovore in posodobite ustrezne poslovne informacije.