1. Comece pela fatura, não pelo beneficiário guardado
Reúna a fatura e os seus registos de compras antes de iniciar o processo de transferência. Verifique a que fornecedor deve pagar, a que se refere a fatura e se já foi paga. Para um retalhista que recebe várias entregas por semana, uma guia de remessa pode ajudar a confirmar as mercadorias recebidas, mas não deve ser confundida com um pedido de pagamento separado.
NeroBusiness é uma conta empresarial integrada em NeroPay, sujeita a critérios de elegibilidade e à conclusão das verificações da conta. Permite guardar beneficiários e efetuar transferências de saída, mas a configuração é separada da conta de pagamento. Antes de planear um pagamento a um fornecedor, certifique-se de que a sua conta empresarial está pronta a utilizar e consulte as condições em vigor para conhecer as comissões e os limites aplicáveis. NeroPay não é um banco.
- Confira a fatura com o fornecedor e a encomenda ou entrega correspondente.
- Verifique nos seus registos se existe um pagamento anterior ou alguma questão por resolver.
- Mantenha a fatura acessível enquanto prepara a transferência.
2. Verifique o destinatário antes de reutilizar um beneficiário
Um beneficiário guardado é útil para um fornecedor habitual de mercadorias, pois permite selecionar os dados existentes em vez de os introduzir novamente. No entanto, nomes comerciais semelhantes, sucursais diferentes ou uma antiga relação com um fornecedor podem levar a uma seleção incorreta. Compare o nome do titular da conta, o código bancário (sort code) e o número de conta do destinatário pretendido com dados que tenha verificado de forma independente.
Considere um pedido de alteração dos dados bancários como um motivo para interromper o processo. Contacte o fornecedor através de um número de confiança utilizado anteriormente ou de um canal de contacto estabelecido, em vez de se basear apenas nos dados do pedido de alteração. Se a sua equipa mantiver um registo de fornecedores separado, registe quando os dados foram verificados e por quem; não pressuponha que esta informação fica guardada nos dados do beneficiário.
- Selecione o beneficiário apenas depois de confirmar a identidade do fornecedor.
- Compare os dados da conta, não apenas o nome apresentado.
- Esclareça quaisquer dados alterados ou contraditórios antes de autorizar uma transferência.
3. Escolha uma referência que permita ao fornecedor conciliar o pagamento
A referência do pagamento deve ajudar o fornecedor a associar o dinheiro recebido à sua conta ou fatura. Siga as instruções indicadas: alguns fornecedores pedem um número de fatura, enquanto outros utilizam um código de conta de cliente. Mantenha as suas notas de compra separadas se estas tornarem a referência do pagamento mais difícil de reconhecer pelo fornecedor.
Exemplo hipotético: uma loja deve £428.60 por uma entrega de embalagens. O número da fatura é PK-1842, mas o fornecedor pede aos clientes que indiquem o respetivo código de conta, SHOP27. O proprietário utiliza SHOP27 como referência da transferência e anota PK-1842 junto do pagamento nos registos da loja. Se pagar várias faturas em conjunto, o proprietário combina primeiro a referência com o fornecedor e envia uma discriminação separada através do canal de contacto habitual do fornecedor.
- Leia as instruções de pagamento na fatura ou nas condições acordadas com o fornecedor.
- Verifique se faltam caracteres na referência ou se existem erros de digitação.
- Se a referência solicitada não for clara, peça esclarecimentos antes de enviar.
4. Reveja os fundos, o montante e a comissão antes de confirmar
Verifique o saldo disponível em vez de considerar os fundos pendentes como prontos a utilizar. NeroBusiness distingue os saldos disponíveis dos pendentes e permite movimentar os fundos de pagamento disponíveis. Se precisar de movimentar fundos antes de pagar, verifique se o saldo disponível é suficiente após essa operação, em vez de presumir que a movimentação os tornou disponíveis.
Compare o montante da transferência com a fatura e com eventuais ajustes acordados. Reveja qualquer comissão apresentada e os dados finais antes de confirmar. No exemplo hipotético das embalagens, o proprietário verifica se £428.60 está a ser enviado ao fornecedor verificado com a referência SHOP27. Se o montante, o destinatário, a comissão ou a referência não corresponderem ao esperado, pare e esclareça a diferença em vez de submeter o pagamento sob pressão.
- Verifique se os fundos disponíveis cobrem o pagamento e quaisquer encargos aplicáveis.
- Releia o destinatário, o montante, a referência e a comissão apresentada.
- Confirme apenas quando os dados corresponderem ao pagamento pretendido.
5. Confirme o resultado e conclua o registo
Após submeter o pagamento, leia o resultado apresentado e consulte a vista de atividade. Não marque uma fatura como paga apenas por ter premido o botão de confirmação. Uma forma de verificar o sucesso da operação é observar um resultado que indique a conclusão da transferência, com dados de atividade que correspondam ao fornecedor, ao montante e à referência pretendidos. Isto não substitui a confirmação pelo fornecedor de que o pagamento foi associado à fatura, caso este venha posteriormente a questioná-la.
Se o resultado não for claro, consulte a atividade antes de tentar novamente para evitar um pagamento duplicado. Mantenha os itens por resolver claramente separados nos seus registos e contacte o apoio através do seu canal habitual de NeroPay se não conseguir determinar o resultado. Depois de confirmado, registe o pagamento associado à fatura; os extratos CSV podem ajudar numa reconciliação posterior. O próximo passo é escolher uma fatura de fornecedor com vencimento próximo e efetuar estas verificações antes do seu próximo ciclo de pagamentos.
É BOM SABER
Perguntas frequentes
Posso confiar num beneficiário guardado para pagamentos recorrentes?
Utilize-o como ponto de partida, não como prova de que todos os dados continuam corretos. Verifique se o destinatário corresponde ao indicado na fatura e confirme de forma independente qualquer alteração de conta solicitada antes de pagar.
Devo utilizar o nome da minha loja ou o número da fatura como referência?
Utilize a referência solicitada pelo fornecedor. Se não houver instruções, pergunte qual a referência que o ajudará a associar o pagamento, em vez de tentar adivinhar.
E se o resultado da transferência não for claro?
Consulte a vista de atividade e evite enviar imediatamente outra transferência. Mantenha a fatura por resolver nos seus registos até confirmar o resultado, recorrendo ao apoio ao cliente se necessário.
Posso pagar a um fornecedor com fundos pendentes?
Não considere os fundos pendentes como disponíveis. Verifique o saldo disponível antes de confirmar uma transferência e consulte as condições atuais da conta para conhecer as comissões e os limites aplicáveis.