1. Ξεκινήστε από το τιμολόγιο, όχι από τον αποθηκευμένο δικαιούχο
Συγκεντρώστε το τιμολόγιο και τα αρχεία αγορών σας πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία μεταφοράς. Ελέγξτε σε ποιον προμηθευτή οφείλετε, τι καλύπτει το τιμολόγιο και αν έχει ήδη εξοφληθεί. Για ένα κατάστημα λιανικής που παραλαμβάνει αρκετές παραδόσεις κάθε εβδομάδα, ένα δελτίο αποστολής μπορεί να βοηθήσει στην επιβεβαίωση των εμπορευμάτων που παραλήφθηκαν, αλλά δεν πρέπει να εκλαμβάνεται ως ξεχωριστό αίτημα πληρωμής.
Το NeroBusiness είναι ένας επαγγελματικός λογαριασμός εντός του NeroPay, υπό την προϋπόθεση ότι πληρούνται τα κριτήρια επιλεξιμότητας και έχουν ολοκληρωθεί οι έλεγχοι λογαριασμού. Υποστηρίζει αποθηκευμένους δικαιούχους και εξερχόμενες μεταφορές, αλλά η ρύθμισή του είναι ξεχωριστή από τον λογαριασμό πληρωμών. Πριν προγραμματίσετε μια πληρωμή προμηθευτή, βεβαιωθείτε ότι ο επαγγελματικός λογαριασμός σας είναι έτοιμος και ελέγξτε τους ισχύοντες όρους για τις σχετικές χρεώσεις και τα όρια. Το NeroPay δεν είναι τράπεζα.
- Αντιστοιχίστε το τιμολόγιο με τον προμηθευτή και τη σχετική παραγγελία ή παράδοση.
- Ελέγξτε τα δικά σας αρχεία για προηγούμενη πληρωμή ή εκκρεμές ερώτημα.
- Έχετε το τιμολόγιο διαθέσιμο όσο προετοιμάζετε τη μεταφορά.
2. Επαληθεύστε τον παραλήπτη πριν χρησιμοποιήσετε ξανά έναν δικαιούχο
Ένας αποθηκευμένος δικαιούχος είναι χρήσιμος για έναν τακτικό προμηθευτή εμπορευμάτων, επειδή μπορείτε να επιλέξετε τα υπάρχοντα στοιχεία αντί να τα καταχωρίσετε ξανά. Ωστόσο, παρόμοιες εμπορικές επωνυμίες, διαφορετικά υποκαταστήματα ή μια παλαιότερη συνεργασία με προμηθευτή μπορεί να οδηγήσουν σε λανθασμένη επιλογή. Συγκρίνετε το όνομα λογαριασμού, τον κωδικό τράπεζας (sort code) και τον αριθμό λογαριασμού του παραλήπτη που σκοπεύετε να πληρώσετε με στοιχεία που έχετε επαληθεύσει ανεξάρτητα.
Αντιμετωπίστε ένα αίτημα αλλαγής τραπεζικών στοιχείων ως λόγο να σταματήσετε προσωρινά τη διαδικασία. Επικοινωνήστε με τον προμηθευτή μέσω ενός ήδη αξιόπιστου αριθμού ή καθιερωμένου καναλιού επικοινωνίας, αντί να βασιστείτε αποκλειστικά στα στοιχεία του αιτήματος αλλαγής. Αν η ομάδα σας τηρεί ξεχωριστό μητρώο προμηθευτών, καταγράψτε πότε ελέγχθηκαν τα στοιχεία και από ποιον· μην υποθέτετε ότι αυτές οι πληροφορίες αποθηκεύονται στην καταχώριση του αποθηκευμένου δικαιούχου.
- Επιλέξτε τον δικαιούχο μόνο αφού επιβεβαιώσετε την ταυτότητα του προμηθευτή.
- Συγκρίνετε τα στοιχεία του λογαριασμού, όχι μόνο το εμφανιζόμενο όνομα.
- Διευκρινίστε τυχόν αλλαγές ή ασυμφωνίες στα στοιχεία πριν εγκρίνετε μια μεταφορά.
3. Επιλέξτε μια αιτιολογία που επιτρέπει στον προμηθευτή να αντιστοιχίσει την πληρωμή
Η αιτιολογία πληρωμής πρέπει να βοηθά τον προμηθευτή να αντιστοιχίσει τα εισερχόμενα χρήματα στον λογαριασμό ή στο τιμολόγιό σας. Ακολουθήστε τις οδηγίες που σας έχει δώσει: ορισμένοι ζητούν αριθμό τιμολογίου, ενώ άλλοι χρησιμοποιούν κωδικό πελάτη. Κρατήστε χωριστά τις δικές σας σημειώσεις αγορών, εάν θα δυσκόλευαν τον προμηθευτή να αναγνωρίσει την αιτιολογία πληρωμής.
Υποθετικό παράδειγμα: ένα κατάστημα οφείλει £428.60 για μια παράδοση υλικών συσκευασίας. Ο αριθμός τιμολογίου είναι PK-1842, αλλά ο προμηθευτής ζητά από τους πελάτες να αναφέρουν τον κωδικό λογαριασμού τους, SHOP27. Ο ιδιοκτήτης χρησιμοποιεί το SHOP27 ως αιτιολογία μεταφοράς και καταχωρίζει το PK-1842 μαζί με την πληρωμή στα αρχεία του καταστήματος. Εάν εξοφλεί πολλά τιμολόγια μαζί, ο ιδιοκτήτης συμφωνεί πρώτα την αιτιολογία με τον προμηθευτή και στέλνει χωριστή ανάλυση μέσω του συνήθους καναλιού επικοινωνίας του προμηθευτή.
- Διαβάστε τις οδηγίες πληρωμής στο τιμολόγιο ή στους συμφωνημένους όρους του προμηθευτή.
- Ελέγξτε την αιτιολογία για χαρακτήρες που λείπουν ή λάθη πληκτρολόγησης.
- Εάν η αιτιολογία που ζητείται δεν είναι σαφής, ρωτήστε πριν στείλετε την πληρωμή.
4. Ελέγξτε τα κεφάλαια, το ποσό και τη χρέωση πριν από την επιβεβαίωση
Ελέγξτε το διαθέσιμο υπόλοιπο και μην θεωρείτε ότι τα εκκρεμή ποσά είναι έτοιμα για χρήση. Το NeroBusiness διακρίνει το διαθέσιμο από το εκκρεμές υπόλοιπο και υποστηρίζει τη μετακίνηση διαθέσιμων χρημάτων πληρωμών. Εάν χρειάζεται να μετακινήσετε χρήματα πριν πληρώσετε, ελέγξτε ότι το διαθέσιμο υπόλοιπο επαρκεί μετά τη μετακίνηση, αντί να θεωρήσετε ότι αυτή τα κατέστησε διαθέσιμα.
Συγκρίνετε το ποσό της μεταφοράς με το τιμολόγιο και τυχόν συμφωνημένη προσαρμογή. Ελέγξτε τυχόν εμφανιζόμενη χρέωση και τα τελικά στοιχεία πριν επιβεβαιώσετε. Στο υποθετικό παράδειγμα με τα υλικά συσκευασίας, ο ιδιοκτήτης ελέγχει ότι το ποσό £428.60 αποστέλλεται στον επαληθευμένο προμηθευτή με αιτιολογία SHOP27. Εάν το ποσό, ο παραλήπτης, η χρέωση ή η αιτιολογία δεν είναι τα αναμενόμενα, σταματήστε και διευκρινίστε τη διαφορά αντί να υποβάλετε την πληρωμή υπό πίεση.
- Ελέγξτε αν τα διαθέσιμα χρήματα επαρκούν για την πληρωμή και τυχόν ισχύουσα χρέωση.
- Ελέγξτε ξανά τον παραλήπτη, το ποσό, την αιτιολογία και την εμφανιζόμενη χρέωση.
- Επιβεβαιώστε μόνο όταν τα στοιχεία συμφωνούν με την πληρωμή που σκοπεύετε να κάνετε.
5. Επιβεβαιώστε το αποτέλεσμα και ολοκληρώστε την καταχώριση
Μετά την υποβολή, διαβάστε το αποτέλεσμα που εμφανίζεται και ελέγξτε την προβολή δραστηριότητας. Μην σημειώνετε ένα τιμολόγιο ως εξοφλημένο απλώς επειδή πατήσατε το κουμπί επιβεβαίωσης. Μια επαληθεύσιμη ένδειξη επιτυχίας είναι ένα αποτέλεσμα μεταφοράς που υποδεικνύει ολοκλήρωση, με στοιχεία δραστηριότητας που συμφωνούν με τον προμηθευτή, το ποσό και την αιτιολογία της πληρωμής που σκοπεύατε να κάνετε. Αυτό δεν υποκαθιστά την επιβεβαίωση της αντιστοίχισης από τον προμηθευτή, εάν αργότερα ζητήσει διευκρινίσεις για το τιμολόγιο.
Εάν το αποτέλεσμα δεν είναι σαφές, ελέγξτε τη δραστηριότητα πριν προσπαθήσετε ξανά, ώστε να αποφύγετε διπλή πληρωμή. Διατηρείτε τις εκκρεμότητες σαφώς διαχωρισμένες στα αρχεία σας και επικοινωνήστε με την υποστήριξη μέσω του συνήθους καναλιού σας στο NeroPay, εάν δεν μπορείτε να εξακριβώσετε το αποτέλεσμα. Μόλις επιβεβαιωθεί, καταχωρίστε την πληρωμή στο αντίστοιχο τιμολόγιο· οι καταστάσεις σε μορφή CSV μπορούν να βοηθήσουν στη μετέπειτα συμφωνία των λογαριασμών. Ως επόμενο βήμα, επιλέξτε ένα προσεχές τιμολόγιο προμηθευτή και πραγματοποιήστε αυτούς τους ελέγχους πριν από την επόμενη εκτέλεση πληρωμών.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να βασιστώ σε έναν αποθηκευμένο δικαιούχο για επαναλαμβανόμενες πληρωμές;
Χρησιμοποιήστε τον ως σημείο εκκίνησης, όχι ως απόδειξη ότι κάθε στοιχείο εξακολουθεί να είναι σωστό. Αντιστοιχίστε τον παραλήπτη με το τιμολόγιο και επαληθεύστε ανεξάρτητα οποιαδήποτε ζητούμενη αλλαγή λογαριασμού πριν πληρώσετε.
Πρέπει να χρησιμοποιήσω το όνομα του καταστήματός μου ή τον αριθμό τιμολογίου ως αιτιολογία;
Χρησιμοποιήστε την αιτιολογία που ζητά ο προμηθευτής. Εάν δεν δίνονται οδηγίες, ρωτήστε ποια αιτιολογία θα τον βοηθήσει να αντιστοιχίσει την πληρωμή, αντί να μαντέψετε.
Τι γίνεται αν το αποτέλεσμα της μεταφοράς δεν είναι σαφές;
Ελέγξτε την προβολή δραστηριότητας και αποφύγετε να στείλετε αμέσως άλλο έμβασμα. Διατηρήστε το τιμολόγιο σε εκκρεμότητα στα αρχεία σας μέχρι να εξακριβώσετε το αποτέλεσμα, ζητώντας υποστήριξη αν χρειαστεί.
Μπορώ να πληρώσω έναν προμηθευτή χρησιμοποιώντας χρήματα που βρίσκονται σε εκκρεμότητα;
Μην υπολογίζετε ως διαθέσιμα τα χρήματα που βρίσκονται σε εκκρεμότητα. Ελέγξτε το διαθέσιμο υπόλοιπο πριν επιβεβαιώσετε ένα έμβασμα και ανατρέξτε στους ισχύοντες όρους του λογαριασμού για τις χρεώσεις και τα όρια που εφαρμόζονται.