1. Ελέγξτε το προφίλ σας και διευθετήστε τις εκκρεμότητες των ελέγχων
Ξεκινήστε με τις πληροφορίες που έχετε υποβάλει για την επιχείρησή σας. Διασταυρώστε τις με τα δικά σας αρχεία αντί να βασιστείτε στη μνήμη σας. Ελέγξτε για ελλιπείς πληροφορίες, τυπογραφικά λάθη ή στοιχεία που δεν ανταποκρίνονται πλέον στην κατάσταση της επιχείρησης. Η συμπλήρωση του προφίλ και η ολοκλήρωση των ελέγχων του λογαριασμού είναι διαφορετικά πράγματα: μην θεωρείτε ότι η καταχώριση πληροφοριών σημαίνει πως ο λογαριασμός είναι έτοιμος.
Αν κάποιο στάδιο απαιτεί την προσοχή σας, ακολουθήστε το αίτημα που εμφανίζεται στον λογαριασμό σας ή επικοινωνήστε με το NeroPay για διευκρινίσεις. Ρωτήστε τι παραμένει σε εκκρεμότητα και ποιος πρέπει να το προσκομίσει. Αποφύγετε να βασίσετε το χρονοδιάγραμμα έναρξης λειτουργίας σε μια υποθετική ημερομηνία ανοίγματος, καθώς η επιλεξιμότητα και η ολοκλήρωση των ελέγχων καθορίζουν αν μπορείτε να προχωρήσετε.
- Ελέγξτε τις πληροφορίες προφίλ που έχουν υποβληθεί για την επιχείρησή σας.
- Εντοπίστε τυχόν εκκρεμή αιτήματα και ορίστε κάποιον υπεύθυνο για την απάντησή τους.
- Επιβεβαιώστε την κατάσταση του λογαριασμού πριν προχωρήσετε στην αποστολή οδηγιών πληρωμής προς τους πελάτες.
2. Επιβεβαιώστε ποια στοιχεία λογαριασμού πρέπει να χρησιμοποιούν οι πελάτες
Το NeroBusiness υποστηρίζει τη λήψη τραπεζικών μεταφορών με χρήση στοιχείων λογαριασμού Ηνωμένου Βασιλείου που έχουν εκδοθεί. Αφού εκδοθούν αυτά τα στοιχεία, ελέγξτε τα απευθείας στον λογαριασμό σας πριν τα προσθέσετε σε τιμολόγιο ή τα στείλετε σε πελάτη. Μην τα αντικαταστήσετε με στοιχεία από προηγούμενη αίτηση, παλιό μήνυμα ή άλλον λογαριασμό.
Διατηρήστε τη διαδικασία ρύθμισης του NeroBusiness ξεχωριστή από τη ρύθμιση του λογαριασμού πληρωμών σας. Αν οι υπηρεσίες πληρωμών σας λειτουργούν ήδη, αλλά δεν έχουν εκδοθεί στοιχεία λογαριασμού Ηνωμένου Βασιλείου για το NeroBusiness, μην θεωρήσετε ότι η απουσία στοιχείων οφείλεται σε πρόβλημα αντιγραφής. Ελέγξτε την κατάσταση της ρύθμισης με το NeroPay. Όταν ενημερώνετε τις οδηγίες προς τους πελάτες, ελέγξτε κάθε σημείο όπου εμφανίζονται στοιχεία λογαριασμού, ώστε οι πελάτες να μη λαμβάνουν αντικρουόμενες πληροφορίες.
- Πριν κοινοποιήσετε τα στοιχεία που έχουν εκδοθεί, διασταυρώστε τα με τον λογαριασμό.
- Ελέγξτε τα πρότυπα τιμολογίων και τις αποθηκευμένες οδηγίες πληρωμής προς τους πελάτες.
- Αν λείπουν στοιχεία ή είναι ασαφή, επιλύστε το ζήτημα πριν ζητήσετε μεταφορά χρημάτων.
3. Ορίστε σαφώς έναν υπεύθυνο για κάθε οικονομική εργασία
Συμφωνήστε ποιος ελέγχει τις εισερχόμενες μεταφορές, ποιος επαληθεύει τα στοιχεία των προμηθευτών και ποιος προετοιμάζει τα αρχεία για τον υπεύθυνο τήρησης των λογιστικών σας βιβλίων. Πρόκειται για ευθύνες της ομάδας και όχι για παραδοχές σχετικά με τα δικαιώματα πρόσβασης στον λογαριασμό. Επιβεβαιώστε με το NeroPay τις δυνατότητες πρόσβασης που είναι διαθέσιμες για την επιχείρησή σας, αντί να θεωρείτε δεδομένο ότι κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να έχει έναν συγκεκριμένο ρόλο ή μια συγκεκριμένη ρύθμιση έγκρισης.
Οι αποθηκευμένοι δικαιούχοι μπορούν να διευκολύνουν τις επαναλαμβανόμενες εξερχόμενες μεταφορές, αλλά η αποθήκευση ενός δικαιούχου πρέπει να γίνεται μετά από προσεκτικό έλεγχο των στοιχείων του παραλήπτη. Συμφωνήστε πώς θα επαληθεύει η ομάδα νέες ή τροποποιημένες οδηγίες πληρωμής μέσω ενός αξιόπιστου διαύλου επικοινωνίας. Διατηρήστε σαφείς τις ευθύνες ακόμη και όταν ένα άτομο αναλαμβάνει πολλές εργασίες και μην κοινοποιείτε διαπιστευτήρια σύνδεσης για λόγους ευκολίας.
- Ορίστε υπεύθυνο για τις εισερχόμενες πληρωμές, τις εξερχόμενες μεταφορές και τα αρχεία κινήσεων λογαριασμού.
- Συμφωνήστε πώς θα ελέγχονται τα νέα και τα τροποποιημένα στοιχεία δικαιούχων.
- Επιβεβαιώστε τις δυνατότητες πρόσβασης πριν αναθέσετε εργασίες διαχείρισης του λογαριασμού.
4. Ελέγξτε τα διαθέσιμα κεφάλαια πριν προγραμματίσετε μεταφορές
Το διαθέσιμο υπόλοιπο διαφέρει από το υπόλοιπο σε εκκρεμότητα. Πριν πραγματοποιήσετε εξερχόμενη μεταφορά ή μετακινήσετε διαθέσιμα κεφάλαια πληρωμών, ελέγξτε το διαθέσιμο ποσό αντί να θεωρείτε ότι κάθε εμφανιζόμενο υπόλοιπο είναι άμεσα διαθέσιμο για χρήση. Μην υποσχεθείτε πληρωμή σε προμηθευτή βασιζόμενοι μόνο σε ποσό που βρίσκεται σε εκκρεμότητα.
Ελέγξτε τους ισχύοντες όρους του λογαριασμού για προγράμματα, χρεώσεις, όρια και διαθεσιμότητα καρτών πριν επιλέξετε τη διαδικασία εργασίας σας. Μια διαδικασία μεταφορών που εξυπηρετεί περιστασιακές πληρωμές προμηθευτών μπορεί να χρειάζεται διαφορετική συχνότητα ελέγχου από μια διαδικασία καθημερινών πληρωμών. Αν μια μεταφορά δεν μπορεί να προχωρήσει, ελέγξτε το διαθέσιμο υπόλοιπο και τα ισχύοντα όρια και, στη συνέχεια, επικοινωνήστε με το NeroPay αν ο λόγος παραμένει ασαφής. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι ο διακανονισμός ή η λήψη των χρημάτων θα είναι άμεσος.
5. Δοκιμάστε τη διαδικασία και τηρήστε ένα εύχρηστο αρχείο
Υποθετικό παράδειγμα: μια νέα επιχείρηση χαρτικών έχει ολοκληρώσει τους ελέγχους του λογαριασμού της και έχει λάβει στοιχεία λογαριασμού Ηνωμένου Βασιλείου. Ο ιδιοκτήτης επαληθεύει αυτά τα στοιχεία πριν στείλει ένα τιμολόγιο σε πελάτη. Ένας συνάδελφος είναι υπεύθυνος για τον έλεγχο της δραστηριότητας, ενώ ο ιδιοκτήτης χειρίζεται τις εξερχόμενες μεταφορές. Όταν εμφανιστεί η μεταφορά του πελάτη, τη συγκρίνουν με το τιμολόγιο, αντί να βασιστούν αποκλειστικά στη δήλωση του πελάτη ότι την έχει στείλει.
Η επαλήθευση της επιτυχούς ολοκλήρωσης βασίζεται σε μια μεταφορά που έχει καταγραφεί στη δραστηριότητα και την οποία η ομάδα μπορεί να αντιστοιχίσει με το σχετικό αρχείο της επιχείρησης. Ελέγξτε ξεχωριστά το διαθέσιμο υπόλοιπο πριν αποφασίσετε ποια ποσά μπορούν να καταβληθούν. Εξαγάγετε μια κατάσταση κινήσεων σε μορφή CSV και βεβαιωθείτε ότι ο υπεύθυνος τήρησης αρχείων μπορεί να τη χρησιμοποιήσει. Αν κάτι δεν αντιστοιχεί, σημειώστε το ποσό, την ημερομηνία και την αναφορά και ζητήστε βοήθεια από το NeroPay, χωρίς να στείλετε κωδικούς πρόσβασης ή άλλα διαπιστευτήρια ασφαλείας.
- Αντιστοιχίστε την πρώτη εισερχόμενη μεταφορά με το σχετικό τιμολόγιο ή αρχείο.
- Ελέγξτε τη δραστηριότητα και εξαγάγετε μια κατάσταση κινήσεων σε μορφή CSV για το αρχείο σας.
- Επιλύστε κάθε ασυμφωνία πριν βασιστείτε στην ίδια διαδικασία για περαιτέρω πληρωμές.
ΚΑΛΟ ΝΑ ΞΕΡΕΤΕ
Συχνές ερωτήσεις
Είναι έτοιμο το NeroBusiness όταν είναι έτοιμος ο λογαριασμός πληρωμών μου;
Όχι απαραίτητα. Η ρύθμιση του NeroBusiness είναι ξεχωριστή από τη ρύθμιση του λογαριασμού πληρωμών σας. Επιβεβαιώστε τη δική του κατάσταση, την ολοκλήρωση των ελέγχων και την έκδοση στοιχείων λογαριασμού Ηνωμένου Βασιλείου πριν το χρησιμοποιήσετε για τη λήψη μεταφορών.
Τι γίνεται αν δεν έχουν εκδοθεί ακόμη τα στοιχεία του λογαριασμού μου στο Ηνωμένο Βασίλειο;
Ελέγξτε αν υπάρχουν εκκρεμή αιτήματα για τη ρύθμιση του λογαριασμού και επικοινωνήστε με NeroPay αν το επόμενο βήμα δεν είναι σαφές. Μη δημιουργείτε οδηγίες πληρωμής για πελάτες χρησιμοποιώντας στοιχεία που δεν έχουν επιβεβαιωθεί.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω υπόλοιπο σε εκκρεμότητα για εξερχόμενη μεταφορά;
Μη θεωρείτε διαθέσιμα τα χρήματα που βρίσκονται σε εκκρεμότητα. Ελέγξτε το διαθέσιμο υπόλοιπο και τους ισχύοντες όρους του λογαριασμού πριν προγραμματίσετε εξερχόμενη μεταφορά ή μετακινήσετε χρήματα για πληρωμές.
Είναι το NeroPay τράπεζα;
Όχι. Το NeroPay δεν είναι τράπεζα. Το NeroBusiness είναι επαγγελματικός λογαριασμός στο πλαίσιο του NeroPay, υπό την προϋπόθεση ότι πληρούνται τα κριτήρια επιλεξιμότητας, έχουν ολοκληρωθεί οι έλεγχοι του λογαριασμού και τηρούνται οι ισχύοντες όροι του.