Wybierz między płatnością w recepcji a płatnością przy stanowisku
Stałe stanowisko płatnicze w recepcji pozwala personelowi potwierdzać usługi, przyjmować płatności i obsługiwać prośby o potwierdzenie w jednym miejscu. Może to być dobre rozwiązanie dla firm, w których recepcjonista rozlicza każdą wizytę, ale gdy kilka osób kończy wizytę w tym samym czasie, mogą tworzyć się kolejki.
Przenośny terminal przy fotelu, w gabinecie zabiegowym lub pod adresem klienta pozwala uniknąć osobnego stanowiska płatniczego. Osoba przyjmująca płatność musi jednak znać końcową kwotę i ewentualną odnotowaną zaliczkę oraz wiedzieć, kto zaktualizuje rezerwację. Firmy obsługujące klientów w Stalybridge powinny porównać te sposoby przekazywania informacji, zamiast zakładać, że każda wizyta wymaga takiego samego rozwiązania.
Sprawdź łączność w miejscach, w których klienci faktycznie płacą
Zapytaj, jakie metody łączności obsługuje każdy z rozważanych terminali. Stabilne połączenie w recepcji nie oznacza, że terminal będzie działać równie dobrze za zamkniętymi drzwiami gabinetu zabiegowego. W przypadku usług świadczonych u klienta sprawdź działanie wybranego połączenia w reprezentatywnych miejscach wizyt, zamiast opierać się na założeniach dotyczących zasięgu.
Poproś o demonstrację ekranów statusu płatności oraz procedury na wypadek utraty połączenia. Zanim personel ponowi próbę, powinien sprawdzić zarejestrowany status transakcji — brak potwierdzenia nie oznacza, że płatność się nie powiodła. Ustal, z kim skontaktować się, jeśli status pozostaje nierozstrzygnięty.
Zadbaj o zgodność potwierdzeń z identyfikatorami rezerwacji
Nie używaj tego samego identyfikatora dla rezerwacji i transakcji płatniczej. Pierwszy wskazuje wizytę, a drugi — płatność. Ustal, gdzie personel będzie zapisywać powiązanie między nimi, i zapytaj, jakie pola identyfikatorów oraz formaty potwierdzeń są dostępne w proponowanym rozwiązaniu. Nie zakładaj, że dane rezerwacji są przekazywane automatycznie.
Potwierdzenie powinno ułatwiać klientowi rozpoznanie firmy i zapłaconej kwoty. Sprawdź, jak wyświetlana jest nazwa firmy i czy Twoim klientom odpowiadają papierowe lub cyfrowe potwierdzenia. Nie umieszczaj w identyfikatorach płatności szczegółów zabiegów ani zbędnych danych osobowych; używaj krótkiego wewnętrznego identyfikatora rezerwacji.
Przykład: jedna wizyta, dwie płatności
Przykład hipotetyczny: salon w Stalybridge ma rezerwację £80 na £20, a zaliczka została już odnotowana. Przy rozliczeniu recepcjonista sprawdza rezerwację i potwierdza, że do zapłaty pozostało £60, a następnie wprowadza tę kwotę. Identyfikator rezerwacji pozostaje bez zmian, natomiast zaliczka i płatność końcowa zachowują oddzielne identyfikatory transakcji.
Klient otrzymuje potwierdzenie płatności £60, a pracownicy wyjaśniają, że pokrywa ona pozostałą kwotę. Sprawdzenie jest proste: inny pracownik może otworzyć kartę wizyty, wskazać obie płatności i wyjaśnić łączną kwotę £80 bez proszenia klienta o odtworzenie przebiegu wizyty.
- Sprawdź uzgodnioną łączną cenę usługi i ewentualną zarejestrowaną zaliczkę.
- Potwierdź z klientem pozostałą kwotę do zapłaty.
- Sprawdź wynik płatności, zanim oznaczysz należność jako opłaconą.
- Zapisz numer referencyjny płatności przy wizycie.
Przed wyborem potwierdź warunki rozliczeń i oprogramowania
Zrealizowana płatność kartą i wpływ środków na konto firmowe to dwa odrębne etapy. Zapytaj o czas rozliczenia, godziny graniczne, obsługę płatności w weekendy, opłaty i sposób ujmowania zwrotów w raportach. Ustal, kto będzie porównywać rejestry transakcji z informacjami o rozliczeniach, zwłaszcza gdy zaliczki i płatności końcowe przypadają na różne dni.
NeroPay oferuje terminale kart płatniczych i usługi płatnicze. W przypadku kwalifikującego się terminala oprogramowanie NeroPOS, NeroWeb i NeroBooking może być dostępne bez dodatkowej opłaty za subskrypcję oprogramowania. Nadal obowiązują koszty terminala, opłaty za obsługę płatności, kryteria kwalifikacji i odpowiednie warunki. Kolejny krok to poproszenie zespołu o prezentację procesu obsługi zaliczki i pozostałej kwoty oraz potwierdzenie dostępności urządzeń, łączności, obsługi numerów referencyjnych i ewentualnych proponowanych integracji.
WARTO WIEDZIEĆ
Często zadawane pytania
Czy każdy pracownik powinien mieć własny terminal?
Niekoniecznie. Porównaj godziny, w których kończy się kilka wizyt, oraz ustal, kto odpowiada za obsługę płatności. Wspólny terminal może sprawdzić się przy jednym punkcie recepcyjnym; płatności w poszczególnych pomieszczeniach wymagają jasnego przekazywania terminala i jego odpowiedniej dostępności.
Czy potwierdzenie płatności może zastąpić kartę wizyty?
Nie. Potwierdzenie dokumentuje płatność, a karta wizyty wyjaśnia przebieg wizyty i pozostałą kwotę. Łącz je za pomocą spójnego systemu numerów referencyjnych.
Czy NeroBooking automatycznie dopasuje płatności terminalowe?
Nie zakładaj, że dopasowanie odbywa się automatycznie. Poproś zespół NeroPay o potwierdzenie obsługiwanego procesu i wymagań dotyczących integracji w wybranej konfiguracji.